Nous vivons dans une époque passionnante. Nous avons les réponses à pratiquement toutes nos questions et elles sont toutes accessibles en quelques secondes à partir d’un appareil qui tient dans une main.

Pourtant, malgré ces ressources illimitées, même les meilleurs projets peuvent échouer : il est toujours possible de rencontrer des problèmes capables de désarçonner les équipes les plus solides. Et lorsqu’une difficulté inattendue survient, il est souvent difficile d’en trouver l’origine.

Heureusement, il existe une technique efficace pour identifier l’origine de toute complication, appelée « méthode QQOQCP ». La méthode QQOQCP (aussi appelée méthode des 5 pourquoi) est un outil utilisée par certaines des plus grandes entreprises du monde, et elle ne demande qu’un minimum de réflexion (et éventuellement un modèle Lucidchart).

Méthode QQOQCP : définition

La méthode QQOQCP est un outil de résolution de problèmes qui est l'acronyme du commencement des questions suivantes : «Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? ». Aussi appelée méthode des 5 pourquoi (ou 5 whys en anglais), cet outil vous permet de vous poser les bonnes questions afin de remonter à la source du problème au lieu objectivement et systématiquement.

Quand utiliser la méthode QQOQCP ?

La méthode QQOQCP peut être utilisée dans la plupart des problèmes, mais elle est plus efficace pour des problèmes simples ou moyennement difficiles. Si vous tentez de résoudre des difficultés complexes, vous constaterez que les causes profondes se divisent en « pistes » de recherche qui ont leurs propres causes profondes.

En d’autres termes, n’essayez pas de déterminer les raisons de la pauvreté dans le monde en posant ces cinq questions - c’est un problème beaucoup trop complexe.

Au contraire, réduisez les problèmes les plus importants en éléments plus simples et trouvez une solution pour en traiter l’origine. Utilisez QQOQCP pour les problèmes de production, de lancement de produit, d’équipe ou d’organisation.

Si vous n’êtes pas sûr si la méthode QQOQCP soit adaptée au type de difficulté que vous rencontrez, essayez-la quand même. Si les causes profondes de chaque question se divisent en plusieurs pistes de recherche, il se peut que votre problème soit trop complexe et ne se prête pas à cette méthode. Dans ce cas, il peut être intéressant de passer à un diagramme d'Ishikawa.

Appliquer la méthode QQOQCP :

Toute démarche est constituée d’étapes. La méthode QQOQCP répond aux questions suivantes : «Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? ».

Utilisez Lucidchart pour représenter votre QQOQCP et garder une trace des causes profondes tout au long de votre processus de recherche. Notre diagramme QQOQCP peut être utilisé à plusieurs reprises pour résoudre tous les problèmes de petite ou moyenne envergure que vous rencontrez.

Etapes de la méthode QQOQCP :

Bien que la résolution de problèmes à l’aide de QQOQCP : ne consiste qu’à poser six questions, nous vous recommandons d’ajouter quelques étapes supplémentaires afin de mobiliser les compétences de votre équipe et de traiter les causes profondes que vous avez découvertes. Voici notre approche :

1. Rassembler votre équipe

Il est vrai que la méthode QQOQCP peut être appliquée pour résoudre les petits problèmes du quotidien. Cependant, il est plus probable que vous utilisiez cette méthode dans un environnement métier. Par conséquent, réunissez toutes les personnes directement affectées par le problème. Il ne s’agit pas d’une réunion générale : invitez simplement les collaborateurs les plus concernés par la solution et capables de vous aider dans votre brainstorming.

2. « Quoi ? »

Le « Quoi ? » permet de determiner ce qu'est le problème exactement. Cette étape peut être plus facile à dire qu’à faire : il est parfois délicat de cerner précisément le problème principal. Une fois que vous l’avez déterminé, formulez-le en une phrase sur laquelle votre équipe s’accorde. 

Vous pouvez formuler des questions comme : 

• Quel est le problème ?
• De quoi s'agit-il ?

3. « Qui ? »

La question « Qui ? » permet de déterminer qui est impliqué dans ce processus. Le but n'est pas de pointer qui que ce soit du doigt, mais à déterminer qui était les acteurs et en quoi étaient-ils impliqués.  

Vous pouvez formuler des questions comme : 

• Qui était le responsable du projet ?
• Qui à soulever ce problèmes ?
• Qui sont les parties prenantes ?
• Qui sont impacté par ce problème ?

4. « Où ? »

Ici, on cherche à trouver où se trouve l'emplacement physique du problème. Cela peut être un lieu réellement physique ("la machine à café") ou bien digital ("le serveur"). 

Vous pouvez formuler des questions comme : 

• Où se trouve ce problème ?
• Dans quel produit ? Quel département ? 

5. « Quand ? »

Cette question fait référence à la temporalité :

• Quand a eu lieu ce problème ?
• Combien de fois apparaît-il ?
• Ce problème apparaît-il à un moment particulier ? Une fréquence particulière ?
• À la suite de quoi apparaît-il ? À quel moment ?

6. « Comment ? »

Ici, on cherche à savoir les circonstances qui font que ce problème apparait mais aussi la manière dont les parties prenantes réagissent :

• Comment se manifeste ce problème ?
• Comment l'entreprise réagit ? Le client ? L'équipe ?

7. « Combien ? »

Elle a souvent déjà été répondue dans les questions précédentes, mais il est toujours bon d'avoir des valeurs tangibles et concrètes. Cette question vous permet de quantifier vos moyens :

• Combien de temps avons-nous pour résoudre ce problème ? 
• Avec combien de budget ?
• Combien de produits sont concernés ? Et de personnes ?

8. « Pourquoi ? »

Cette question vous permet de vous poser et d'analyser les réponses aux questions précédentes. On cherche à savoir pourquoi ce problème est apparu, mais aussi pour quoi résoudre ce problème est important.

Vous pouvez formuler des questions comme : 

• Pourquoi ce problème est apparut ?
• Quel est l'objectif de cette solution ?
• Pourquoi choisir cette solution et pas une autre ? 

9. Corriger la cause profonde du problème

Une fois que vous connaissez la cause profonde du problème, vous pouvez mettre en œuvre des solutions pour y remédier. Examinez avec votre équipe les meilleures options et décidez de la marche à suivre.

10. Vérifier si tout fonctionne !

Une fois que vous avez mis en œuvre vos solutions pour résoudre les causes profondes, vérifiez leur efficacité. Parfois, tout est parfait et vous aurez résolu un problème majeur. D’autres fois, il vous faudra peut-être revoir vos QQOQCP. Dans ce cas, il vous suffit de reprendre vos questions pour identifier d’autres origines et trouver de nouvelles solutions. 

Ce qui fait la force de la méthode QQOQCP, c’est qu’elle vous offre un outil pour trouver de manière logique des solutions à des problèmes déconcertants. Cette approche vous permet de trouver le calme dans une tempête de difficultés. Et si cela a fonctionné une multitude de grandes entreprises, c’est probablement aussi une bonne solution pour votre équipe.

Mais la méthode QQOQCP n’est pas réservé aux entreprises. Elle est également utile pour résoudre les difficultés de votre vie quotidienne.

Qu’il s’agisse de déterminer la cause profonde d’une tristesse ou de savoir pourquoi votre enfant échoue en mathématiques, la méthode QQOQCP permet d’identifier les racines de différents types de problèmes. Avec un peu de pratique, vous vous surprendrez à intégrer régulièrement cette analyse et à découvrir des solutions pour tous les domaines de votre vie.