Tres diagramas para visualizar mejor tus procesos

La visualización de procesos ayuda a proporcionar otra perspectiva de cómo funcionan tus flujos de trabajo, procesos y sistemas en todo tu equipo. Al ver de manera objetiva los detalles detrás de un proceso, tu equipo puede solucionar problemas y planear cambios con mayor eficacia. Puedes mantener informadas a las partes interesadas y hacer cambios fundamentados en tus circunstancias reales. 

Para ayudarte a visualizar procesos, existen diferentes tipos de gráficos particularmente útiles. En este blog abordaremos tres de ellos. Puedes adaptar estos diagramas según las necesidades de tu organización, casos de uso y equipos. 

Diagrama de flujo con carriles 

Estos diagramas ayudan a visualizar las interacciones y relaciones entre varios aspectos de un proceso, incluido el traspaso de tareas de un equipo o departamento a otro. Con los elementos visuales representados en un diagrama de flujo con carriles, tu equipo puede identificar ineficiencias y redundancias, dando claridad y enfoque a las operaciones y a las estructuras de un proceso. 

También conocidos como diagramas multifuncionales, se asemejan a una piscina con carriles marcados que se utilizan para designar diferentes partes de un proceso. 

¿Cuándo se usa un diagrama de flujo con carriles?

A través de símbolos y líneas verticales y horizontales, este diagrama ayuda a los equipos a ver las restricciones de un proceso, dónde hay posibles cuellos de botella y dónde deben refinarse o aclarase los procesos. 

• Visualiza procesos complejos: los diagramas de flujo con carriles son excelentes para mostrar procesos que involucran a varios participantes, partes en movimiento y contribuciones. Podrás ver rápidamente las conexiones entre los diferentes aspectos de tu organización, al tiempo que comprenderás su flujo, transiciones y cronología. 
• Representa actores o personajes: las actividades dentro de un proceso se realizan en función de diferentes actores dentro y fuera de tu organización. Con un diagrama de carriles, puedes mostrar el impacto que tiene cada uno de ellos y cómo mantienen el proceso en marcha. 
• Vincula eventos: puedes descomponer tu proceso en distintos eventos dentro de tu diagrama y aún así vincularlos a fin de que los integrantes de tu equipo comprendan lo que sucede a medida que pasan de un evento al siguiente.  

Ejemplos 

• Diagrama de flujo básico con carriles: distingue los diferentes departamentos y muestra uno o más procesos. 

• Flujo de procesos: con un diagrama de flujo de procesos, puedes mostrar cómo se dividen las responsabilidades y actividades en un proceso. 

Diagramas de embudo

Estos diagramas te permiten visualizar datos a manera de un embudo real para mostrar la transición de la información a lo largo de un proceso. Un embudo puede mostrar la secuencia de un paso a otro o bien, cómo se va estrechando la información. 

Este tipo de diagramas que, como su nombre lo dice, parecen embudos, muestran una secuencia a través de pasos. La parte más ancha del embudo se va reduciendo hasta llegar a la parte más estrecha, mostrando así el punto de partida y su transición hasta llegar al punto final. La primera etapa es la parte más grande, seguida de etapas sucesivamente más pequeñas. No todos los elementos que se incluyen al principio del embudo llegan al final del mismo. 

¿Cuándo se usa un diagrama de embudo?

Dado que es fácil adaptar y modificar los embudos para distintos propósitos, estos son útiles en marketing, operaciones, Recursos Humanos, y otros tipos y estructuras de información y contenido. Puedes empezar con una plantilla y adaptarla con detalles específicos o bien, puedes crear el embudo desde cero. Con frecuencia, estos diagramas brillan en el contexto de las ventas y del marketing.

• Excelentes para elementos visuales generales: los embudos son un buen punto de partida para entablar un diálogo general antes de empezar a profundizar en los datos. 
• Fáciles de usar y entender: los embudos muestran una clara progresión de un paso al siguiente y son relativamente adaptables. 
• Pueden adaptarse a diferentes áreas funcionales: puedes usar un embudo con diferentes departamentos y funciones dentro de tu organización. 
• Muestran transiciones y cambios: los embudos son ideales cuando debes visualizar un cambio o evolución desde el punto de partida hasta el final. En marketing, es común usarlos para mostrar el recorrido del cliente: la manera en que nuevos clientes potenciales se familiarizan con una marca, toman la decisión de una compra y se convierten en seguidores entusiastas. 

Ejemplos

• Embudo horizontal: los embudos horizontales son excelentes para mostrar transiciones que están sujetas a un tiempo determinado o se ven afectadas por los cambios. Para cada etapa, de izquierda a derecha, puedes mostrar cuáles equipos están involucrados y qué sucede durante la parte en cuestión del proceso. 

Marco de funciones y responsabilidades 

A través de un marco de funciones y responsabilidades, puedes representar cómo trabajan y rinden cuentas los empleados entre sí dentro de tu empresa o durante la realización de un proyecto. Los integrantes del equipo pueden determinar rápidamente a quién deben consultar o preguntar sobre un problema particular, simplificando así su proceso de capacitación e incorporación. Este es un tipo de diagrama útil para tu equipo que, además, puedes adaptar cada vez que se integra una persona nueva a tu organización. 

Trabajando a partir de una plantilla o de cero, puedes crear un marco de funciones y responsabilidades que refleje tu caso de uso específico. 

Tu diagrama de funciones y responsabilidades puede mostrar una jerarquía entre los integrantes de tu equipo, aclarando quién rinde cuentas a quién y cuáles son sus obligaciones. Estos diagramas se asemejan a un árbol o red y pueden incluir nombres, fotografías, puestos y una lista de las responsabilidades de cada función. 

¿Cuándo se usa un marco de funciones y responsabilidades? 

Con este tipo de gráfico, puedes crear un diagrama organizacional a fin de que los empleados recién contratados comprendan el organigrama de tu empresa, y también puedes usarlo dentro de tu departamento de Recursos Humanos para ayudar a identificar deficiencias y desafíos en tu estructura organizacional. 

Ejemplo 

• Ejemplo de marco de funciones y responsabilidades: con este diagrama, puedes visualizar las relaciones entre las distintas funciones y cómo se relacionan sus responsabilidades entre sí.