La gestión de programas es la nueva rama consentida del mundo de la administración de proyectos. Y es un trabajo de gran escala. Aunque gestión de programas puede sonar a sinónimo de gestión de proyectos son dos funciones distintas.

Aprende la función de gestión de programas y por qué es tan importante para el éxito de tu empresa.

Proyecto vs. programa

Antes de poder entender la gestión de programas, debemos distinguir entre proyectos y programas.

Proyecto: es un conjunto de actividades temporales enfocadas en lograr metas específicas a corto plazo (p. ej., crear o actualizar un producto o servicio). Los proyectos tienen limitaciones de tiempo con puntos de inicio y finalización especificados claramente. Las tareas de un proyecto son de carácter funcional y táctico.

Programa: consiste en varios proyectos relacionados que se complementan y desarrollan entre sí a fin de lograr uno o más objetivos o beneficios comerciales de largo plazo.

Los programas gestionan estos proyectos “de manera coordinada a fin de obtener beneficios y control que no se consiguen al gestionarlos individualmente”. Las tareas de un programa son de carácter estratégico.

Las responsabilidades de un administrador de programas incluyen, entre otras cosas:

• Alinear horarios
• Administrar y asignar recursos
• Identificar y mitigar los riesgos
• Establecer y supervisar una oficina de administración de programasEdit Translation

Funciones y responsabilidades de un administrador de programas

Gobernanza del programa

El administrador de programas se encarga de definir la estructura de la gobernanza de un programa. Esta última incluye el marco y los procesos que guiarán el programa, así como la supervisión y el control de su administración.

Se trata de un componente fundamental de las responsabilidades de un administrador de programas ya que sin una clara gobernanza, la complejidad de un programa (y de sus muchas partes móviles) puede arruinarlo todo y causar grandes pérdidas (de tiempo, recursos, costos, etc.).

Liderazgo de los programas

Un administrador de programas es básicamente un líder de nivel sénior. En esa capacidad, es responsable de diversas tareas de liderazgo, tales como:

• Dirigir las reuniones de planificación
• Guiar a los administradores de proyectos
• Revisar y aprobar los planes de proyectos
• Garantizar la comunicación entre equipos y canales

Un administrador de programas funge como responsable y enlace de las iniciativas de los programas. Como tal, se encarga de la comunicación con las partes interesadas de proyectos y programas, así como de ponerlas en contacto con las personas y los recursos adecuados.

Parte de su estrategia de comunicación puede incluir un análisis de las partes interesadas. Este útil documento sirve para llevar un control de todos las partes interesadas relevantes (tanto internas como externas) y ayuda al administrador de programas a garantizar que todas las partes reciban la información necesaria en el momento que la requieran.

Gestión de programas: definición

Analicemos qué es la gestión de programas y por qué es necesaria.

En su definición más básica, la administración de programas es la aplicación de las competencias, herramientas, técnicas y conocimientos necesarios para lograr los objetivos y requisitos de un programa.

Pero esa definición es bastante vaga.

Recuerda que un programa consta de un conjunto de proyectos interrelacionados. Si bien el administrador de programas es responsable de la finalización satisfactoria de cada proyecto dentro de un programa, su función es más amplia. La gestión de programas tiene que ver con la coordinación de iniciativas y esfuerzos más pequeños para conseguir los objetivos de largo plazo de un programa.

El gestor de programas supervisa, guía y promueve la coordinación entre los administradores de proyectos, es decir, gestiona las interdependencias entre los proyectos dentro de su programa y se hace cargo de problemas mayores que están fuera del alcance de los administradores de proyectos.

La gestión de programas tiene que ver con el panorama general. El administrador de programas se centra en coordinar equipos, implementar estrategias, medir el ROI y encargarse de las restricciones financieras y de gobernanza.

Las responsabilidades de un administrador de programas incluyen, entre otras cosas:

• Alinear horarios
• Administrar y asignar recursos
• Identificar y mitigar los riesgos
• Establecer y supervisar una oficina de gestión de programas

La gestión de programas es donde convergen la gestión de operaciones y de proyectos.

La importancia de la agestión de programas

Bien, ¿por qué necesitamos administrar los programas? En breve: porque la escala y la complejidad de un programa requieren un administrador especializado de alto nivel que supervise sus diversas partes móviles y coordine estratégicamente dichas iniciativas individuales.

Como sucede con cualquier proyecto grande y complejo, si no existe un plan estratégico y una meticulosa gestión de los recursos, el talento humano, las restricciones y los riesgos, el proyecto se vendrá abajo y los objetivos serán inalcanzables.

Administración financiera

Con tantos proyectos, hay numerosos costos y asuntos financieros que se deben administrar y coordinar. El gerente de un programa debe colaborar con líderes de nivel sénior, incluido el director de finanzas, para cerciorarse de que el programa se mantenga por el buen camino en términos de las finanzas. Esta función puede implicar la elaboración y coordinación de presupuestos de varios proyectos, administrar los riesgos y hacer análisis de costos.

Planificación de programas

Un elemento básico del trabajo del administrador de un programa es planear el programa mismo. El plan de un programa es un manual de estrategias integral para todo el programa. El plan debe describir los objetivos y caso de negocio del programa, todos los proyectos dentro del programa, a las partes interesadas responsables de cada elemento (p. ej., horarios, entregables, plazos, etc.) y las dependencias.

El plan del programa normalmente es un documento iterativo que el administrador del programa puede modificar y actualizar según sea necesario en el transcurso del programa.

Ejecución del programa

La ejecución del programa es la culminación e implementación continua de las responsabilidades del administrador del programa.

Además de crear e implementar la gobernanza, las comunicaciones y los planes de un programa, el gerente también debe supervisar la gestión de riesgos, el abastecimiento, el control del proyecto, la gestión de los cursos de capacitación, la administración financiera, así como la dirección y la estrategia continuas del programa.

Dentro de estas áreas de enfoque, los programas exitosos normalmente contienen los siguiente elementos y herramientas que el administrador del programa debe iniciar y gestionar.

• Estatutos de la PMO (oficina de administración de programas)
• Plan de gobernanza del programa
• Plan de comunicaciones del programa
• Análisis de partes interesadas
• Plan del programa
• Registro de problemas

Una oficina de gerencia de programas (PMO) consiste en un equipo de soporte que ayuda al gerente de programas a ejecutar las estrategias e iniciativas de los programas. El documento de estatutos de la PMO establece el alcance, el presupuesto y los objetivos de la PMO y define los puntos de referencia del programa contra los que el equipo puede medir su avance.

Un registro de seguimiento de problemas es una herramienta valiosa en la caja de herramientas de los administradores de programas. Normalmente se trata de un archivo compartido donde las partes interesadas pueden registrar sus problemas y obstáculos, actualizar el estado de problemas anteriores y comunicar los avances de los proyectos. Mantener un registro de problemas claro y actualizado ayuda al administrador de programas a mantener su programa funcionando sin problemas.

Funciones y responsabilidades del gestor de programas

La labor del gestor de programas es muy importante. Como líder de alto nivel, es responsable de las siguientes áreas:

Gobernanza del programa

El gestor de programas se encarga de definir la estructura de la gobernanza de un programa. Esta última incluye el marco y los procesos que guiarán el programa, así como la supervisión y el control de su administración.

Se trata de un componente fundamental de las responsabilidades de un administrador de programas ya que, sin una clara gobernanza, la complejidad de un programa (y de sus muchas partes móviles) puede arruinarlo todo y causar grandes pérdidas (de tiempo, recursos, costos, etc.).

Liderazgo de los programas

Un gestor de programas es básicamente un líder de nivel sénior. En esa capacidad, es responsable de diversas tareas de liderazgo, tales como:

• Dirigir las reuniones de planificación
• Guiar a los administradores de proyectos
• Revisar y aprobar los planes de proyectos
• Garantizar la comunicación entre equipos y canales

Un administrador de programas funge como responsable y enlace de las iniciativas de los programas. Como tal, se encarga de la comunicación con las partes interesadas de proyectos y programas, así como de ponerlas en contacto con las personas y los recursos adecuados.

Parte de su estrategia de comunicación puede incluir un análisis de las partes interesadas. Este útil documento sirve para llevar un control de todas las partes interesadas relevantes (tanto internas como externas) y ayuda al administrador de programas a garantizar que todas las partes reciban la información necesaria en el momento que la requieran.

Administración financiera

Con tantos proyectos, hay diversos costos y asuntos financieros que se deben administrar y coordinar. El administrador de un programa debe colaborar con líderes de nivel sénior, incluido el director de finanzas, para cerciorarse de que el programa se mantenga por buen camino financiero. Esta función puede implicar la elaboración y coordinación de presupuestos de varios proyectos, administrar los riesgos y realizar análisis de costos.   

Planificación de programas

Un elemento básico del trabajo del administrador de un programa es planear el programa mismo. El plan de un programa es un manual de estrategias integral para todo el programa. El plan debe describir los objetivos y caso de negocio del programa, todos los proyectos dentro del programa, a las partes interesadas responsables de cada elemento (p. ej., horarios, entregables, plazos, etc.) y las dependencias.

El plan del programa normalmente es un documento iterativo que el administrador del programa puede modificar y actualizar según sea necesario en el transcurso del programa.

Ejecución del programa

La ejecución del programa es la culminación e implementación continua de las responsabilidades del administrador del programa.

Además de crear e implementar la gobernanza, las comunicaciones y los planes de un programa, el administrador también debe supervisar la gestión de riesgos, el abastecimiento, el control del proyecto, la gestión de los cursos de capacitación, la administración financiera, así como la dirección y estrategia continuas del programa.

Dentro de estas áreas de enfoque, los programas exitosos normalmente contienen los siguiente elementos y herramientas que el administrador del programa debe iniciar y gestionar.

• Estatutos de la PMO (oficina de gestión de programas)
• Plan de gobernanza del programa
• Plan de comunicaciones del programa
• Análisis de partes interesadas
• Plan del programa
• Registro de problemas

Una oficina de gestión de programas (PMO) consiste en un equipo de soporte que ayuda al administrador de programas a ejecutar las estrategias e iniciativas de los programas. El documento de estatutos de la PMO establece el alcance, el presupuesto y los objetivos de la PMO y define los puntos de referencia del programa con los que el equipo puede medir su avance.

Un registro de seguimiento de problemas es una herramienta valiosa en la caja de herramientas de los administradores de programas. Normalmente se trata de un archivo compartido donde las partes interesadas pueden registrar sus problemas y obstáculos, actualizar el estado de problemas anteriores y comunicar los avances de los proyectos. Mantener un registro de problemas claro y actualizado ayuda al administrador de programas a mantener su programa funcionando sin problemas.

Cómo usar Lucidchart para gestionar programas satisfactoriamente

Administrar un programa es una tarea enorme y compleja. Un administrador de programas no solo debe ser hábil para liderar y comunicarse, sino también competente en las metodologías de la gestión de proyectos, la administración financiera, la planeación estratégica y el análisis.

En otras palabras, debe compaginar muchas cosas.

Llevar un control en todas estas partes móviles y procesos es todo un reto. Por suerte, Lucidchart puede ayudar. Lucidchart es un espacio de trabajo visual que ayuda a los administradores de programas a documentar y llevar un control de procesos, planes, problemas y partes interesadas en un lugar práctico.

Usar Lucidchart para una gestión eficaz de programas

Administrar un programa es una tarea enorme y compleja. Un administrador de programas no solo debe ser hábil para liderar y comunicarse, sino también competente en las metodologías de la administración de proyectos, la administración financiera, la planeación estratégica y el análisis.

En otras palabras, debe compaginar muchas cosas.

Llevar un control en todas estas partes móviles y procesos es todo un reto. Por suerte, Lucidchart puede ayudar. Lucidchart es un espacio de trabajo visual que ayuda a los gerentes de programas a documentar y llevar un control de procesos, planes, problemas y partes interesadas en un lugar práctico.

Los gerentes pueden crear paneles de proyectos personalizados para llevar un control de cada proyecto. La vinculación de datos facilita la creación de paneles dinámicos que dan seguimiento a las métricas de desempeño, los problemas y el avance para que puedas obtener información resumida sobre el estado de cada proyecto.

Además, las plantillas de Lucidchart hacen el trabajo pesado para los atareados administradores que necesitan un flujo de procesos o mapa de ruta rápido. Rellena los planes de tu proyecto y describe los procesos con el clic de un botón. El formato condicional y diversas opciones de diseño brindan a los administradores la flexibilidad que necesitan para crear planes personalizados que funcionen para ellos.

Por supuesto, al final del día, la característica más importante de un administrador de programas es la buena comunicación. Con Luchidchart, puedes comunicarte y colaborar en cualquier momento y en cualquier lugar. Los documentos se actualizan en tiempo real para que todos los integrantes del equipo y las partes interesadas puedan ver información actualizada y precisa. No volverás a preocuparte de que las modificaciones y actualizaciones se traspapelen.