Propósitos de Año Nuevo para mejorar procesos

En esta época del año es cuando las personas toman decisiones, como ser más saludables, felices y productivas. Pero los propósitos no son solo a nivel personal. Si quieres que los equipos de tu organización sean más fuertes, ¿por qué no te propones realizar mejoras en los procesos que mantengan la competitividad de tu empresa?

Cada organización sigue procesos, ya sean grandes o pequeños, pero pocas se toman el tiempo para ponerlos por escrito. De hecho, según una encuesta realizada en 2016 por BP Trends Report, solo 4% de las empresas afirma que siempre documenta sus procesos, mientras que 53% nunca lo hace o solo ocasionalmente. Y eso es un problema. Porque las organizaciones que no conocen sus procesos no pueden determinar si son exitosos o cambiarlos si no lo son.

Los procesos inadecuados pueden generar ineficiencias, agotamiento en los empleados e insatisfacción a los clientes. Pero si son adecuados pueden mejorar la productividad, lograr la participación del equipo y crear productos que aseguren la lealtad de los clientes y el éxito comercial. Invertir en los procesos de tu empresa puede parecer una gran tarea, pero rinde frutos. 

A continuación, te presentamos algunos propósitos de Año Nuevo que puedes escribir para garantizar mejoras en los procesos y comenzar el año con fuerza.

Propósitos del equipo 

La calidad de una empresa depende de sus equipos, y los procesos solo pueden funcionar correctamente cuando las personas los comprenden y aceptan, y se sienten motivadas por estos. Te presentamos algunas formas clave de garantizar que los procesos ayuden a los miembros de tu equipo a hacer su trabajo de manera productiva y con un propósito.

Incorporación rápida de nuevos miembros del equipo 

Nada mejor que incorporar a un nuevo integrante para mostrar las fortalezas y debilidades en tus procesos de trabajo. El proceso de incorporación revela aspectos críticos del proceso de la empresa, desde quién tiene conocimiento hasta cómo se almacena y comparte ese conocimiento.

La mayoría de las empresas adoptan procesos para un uso específico a lo largo del tiempo, y no establecen claramente quién está a cargo de qué partes del proceso ni documentan cómo se comunican los procesos de la organización. Estas empresas no mantienen un banco de información centralizado con toda la información que un nuevo empleado necesita para conectarse y hacer su trabajo. En vez de esto, dependen de los empleados actuales para explicar los procesos a los recién contratados. Este proceso puede generar ineficiencias y falta de claridad para los nuevos empleados, y es especialmente complicado cuando algunos trabajan de forma remota. En última instancia, es arriesgado e ineficaz que todo el conocimiento de los procesos de una empresa estén solo en la memoria de ciertos empleados porque, cuando esos empleados se vayan, el conocimiento también.

En lugar de un proceso de incorporación ad hoc que depende de que ciertos empleados comuniquen procesos y expectativas informales, es recomendable que elabores un registro centralizado y documentado de los roles, procesos y expectativas de la empresa que los nuevos empleados puedan consultar al iniciar sus funciones. Esto permitirá que los nuevos miembros del equipo se pongan en marcha, y se sientan comprometidos y productivos desde el principio.   

Cómo dar a todos la oportunidad de que se escuchen sus comentarios 

Incluso los planes y procesos mejor elaborados no funcionarán si tu equipo se niega a ponerlos en práctica. Para obtener la aceptación de los nuevos procesos, es fundamental solicitar a las personas que los utilizarán que proporcionen sus comentarios. 

Puedes comenzar por solicitarles comentarios sobre los procesos actuales. Intenta partir de un pequeño proceso diario que todos usen y prosigue hasta los más grandes. Obtén comentarios sobre el proceso de tantas personas como puedas, desde los miembros del equipo hasta los gerentes. Cuantas más personas respondan a los procesos, mayor será la perspectiva que tendrás sobre lo que funciona y lo que no. Además, los integrantes se sentirán valorados y sabrán que sus opiniones importan, lo que aumentará la probabilidad de que pongan en práctica los nuevos procesos en el futuro.    

Más alineación del equipo 

Una vez que hayas hecho el propósito de mejorar los procesos de tu equipo, haz otro propósito para que también se alinee con la manera en que utilizarán estos procesos para hacer el trabajo más eficiente y significativo para alcanzar los objetivos del equipo. 

Involucra a tu equipo en todo el rediseño de tus procesos. Inclúyelos cuando traces cómo funcionan los procesos actuales, qué podría mejorarse o eliminarse y qué procesos funcionarían mejor. Una vez que hayas creado tus nuevos procesos, asegúrate de comunicarte con cada integrante del equipo para que conozca las nuevas expectativas y cómo los nuevos procesos tendrán un impacto en sus funciones. 

Utiliza la tecnología para documentar visualmente flujos de trabajo, roles y expectativas. Puedes usar funciones, como los cronogramas de administración de proyectos y las pizarras virtuales, para describir los procesos de tu equipo. También puedes usar mapas de comunicación para elaborar diagramas de los deberes de cada quién y quiénes deben comunicarse entre sí para obtener orientación.

No olvides programar reuniones individuales con frecuencia para obtener comentarios continuos de los empleados que utilizan el nuevo sistema. Esto ayudará especialmente a quienes trabajan en entornos híbridos, y garantizará que todos se sientan escuchados y estén en sintonía.

Propósitos de eficiencia 

Ahora que tu equipo tiene claros los roles y está alineado con los objetivos, es hora de crear procesos que hagan que el trabajo sea ágil y eficiente.

Eliminar cuellos de botella 

Para saber qué tan bien funcionan tus procesos actuales, intenta crear un mapa de procesos. Este captura visualmente cómo funcionan, con lo cual tendrás una vista panorámica de quién hace cada tarea, así como cuándo y cómo.

Una vez que el mapa de procesos está completo, tu equipo puede revisarlo y evaluar qué tan bien están funcionando al identificar qué está causando redundancias y cuellos de botella, y qué está fluyendo bien. También ayuda a determinar cuánto tiempo lleva actualmente cada tarea y qué podría hacerse para mejorar la eficiencia. 

Después de que hayas creado y evaluado el mapa de procesos, puedes establecer nuevos objetivos y elaborar nuevos flujos de trabajo para optimizar los procesos y crear una mayor eficiencia.  

Aumentar el ROI de un proceso 

Todos los integrantes de tu equipo quieren obtener un buen rendimiento del trabajo que realizan cada día.  Incluso los mejores procesos no te ayudarán si no sabes cuáles son tus objetivos. Así que, para sacar el máximo partido a tu dinero, asegúrate de que el equipo tenga claro cuáles son sus objetivos y por qué. ¿Quieres aumentar las ventas? ¿Crear un nuevo producto? ¿Superar los ingresos del último trimestre? 

Después de establecer tus objetivos, decide cómo medirás el éxito y luego cómo lo medirás continuamente. Al probar y evaluar tus procesos, obtendrás información real sobre si estás alcanzando tus objetivos. Si no es así, es hora de volver al tablero de dibujo para hacer cambios y mejoras a tu proceso, desde reasignar roles hasta invertir en capacitación o nueva tecnología. 

Elimina el trabajo pesado al automatizar partes del proceso 

Los integrantes de tu equipo aportan habilidades valiosas a sus trabajos. No les hagas gastar sus limitados recursos en tareas que podría hacer una máquina. De acuerdo con un informe de McKinsey, aproximadamente 60% de todas las ocupaciones tienen al menos 30% de actividades que podrían automatizarse. En vez de eso, los empleados están realizando esas tareas, lo que genera agotamiento, reduce la productividad y disminuye su compromiso. 

Dale la vuelta a esas ineficiencias mediante la tecnología para evitar el desperdicio de tiempo en tareas repetitivas al agilizar los procesos y permitir a tus empleados que hagan lo que mejor saben.

Propósitos de documentación 

Una vez que hayas establecido tus propósitos de Año Nuevo para realizar mejoras en los procesos, es fundamental documentar esos objetivos para que tu equipo realmente los alcance. Aquí te damos algunas recomendaciones sencillas para que todo tu trabajo no se pierda en el limbo.

Crea una biblioteca compartida de documentación del proceso 

Has identificado formas de mejorar tus procesos y hacer un mejor trabajo más rápido. Ahora es el momento de capturar esos objetivos y documentar nuevos procesos para que todos trabajen juntos hacia un objetivo común y claro.

Una de las mejores maneras de asegurarte de que todos estén en el mismo canal es ponerlo todo en un solo lugar, en una biblioteca compartida donde todos puedan acceder a los planes, pasos y procesos que usarán en su trabajo de ahora en adelante. Esto ayudará a los empleados actuales a saber cuáles son las expectativas del equipo y a quién contactar para obtener ayuda, mientras que a los nuevos empleados les permite incorporarse más rápido y tener una idea clara de lo que deben hacer y cómo. Y también ayuda a los miembros del equipo en entornos híbridos al garantizar todos tengan la misma información, ya sea que estén en el sitio o no.

Documenta procesos visualmente en Lucidchart 

La lluvia de ideas, la documentación y la implementación de nuevos procesos no tienen por qué ser algo complicado. Incluso, puede ser agradable reunir a tu equipo para encontrar las mejores soluciones para todo, desde cuellos de botella hasta fallas en la comunicación. 

Para ayudar a tu equipo a intercambiar ideas y crear nuevos procesos, usa Lucidspark, una pizarra virtual, y captura las ideas de todos de una manera clara y visualmente convincente. Una vez que hayas seleccionado las mejores ideas y procesos de tu sesión de lluvia de ideas, usa Lucidchart para crear flujos de trabajo, mapas de procesos y planes de comunicación para documentar el proceso visualmente.