Con cualquier nuevo proyecto, surgen nuevos riesgos que acechan. Si bien tu organización no puede evitar los riesgos por completo, puedes prevenirlos y mitigarlos al establecer un proceso de gestión de riesgos. Sigue estos pasos de gestión de riesgos para optimizar el éxito de tu equipo al hacerlo más ágil y receptivo cuando surjan riesgos.

Pasos del proceso de gestión de riesgos

1. Identificar los riesgos
2. Analizar los riesgos
3. Priorizar los riesgos
4. Abordar los riesgos
5. Monitorear los riesgos

¿Qué es el proceso de gestión de riesgos?

Es simplemente eso: un proceso continuo para identificar, abordar y gestionar los riesgos. Tomarse el tiempo para establecer e implementar un proceso de gestión de riesgos es como instalar una alarma contra incendios: esperas que nunca suene, pero estás dispuesto a lidiar con los pequeños inconvenientes por adelantado a cambio de tener protección en el futuro. 

Identificar y dar seguimiento a los riesgos que puedan surgir en un proyecto ofrece beneficios importantes, que incluyen:

• Planificar recursos de manera más eficiente al hacer visibles los costos que antes eran imprevistos.
• Hacer un mejor seguimiento de los costos del proyecto y estimaciones más precisas del rendimiento de la inversión.
• Tener una mayor conciencia sobre los requisitos legales.
• Prevenir mejor las lesiones y enfermedades físicas.
• Adoptar una postura flexible, en lugar de entrar en pánico, cuando surgen cambios o desafíos.

Sigue los 5 pasos para mejorar la gestión de riesgos de proyectos

Sigue estos pasos para mejorar tu proceso de gestión de riesgos.

1. Identifica las posibles dificultades de los riesgos

Anticipar posibles riesgos en un proyecto no tiene por qué ser algo negativo y pesimista para tu organización, sino todo lo contrario. Identificar riesgos es una experiencia positiva en la que todo tu equipo puede participar y aprender.

Aprovecha el conocimiento colectivo y la experiencia de todo tu equipo. Pídeles a todos que identifiquen los riesgos que han experimentado antes o de los que tengan información adicional. Este proceso fomenta la comunicación y el aprendizaje multifuncional.

Utiliza una estructura de análisis desglosado de riesgos para enumerar los posibles riesgos en un proyecto y organízalos según el nivel de detalle. Los riesgos de nivel más alto deben estar en la parte superior y los riesgos más granulares, en la parte inferior. Esta imagen te ayudará a ti y a tu equipo a anticipar dónde pueden surgir riesgos al crear tareas para un proyecto.

Una vez que tú y tu equipo hayan recopilado los posibles problemas, crea un registro de riesgos del proyecto para darles seguimiento y monitorearlos de manera clara y concisa a lo largo del proyecto.

Una bitácora de riesgos del proyecto, también conocida como registro de riesgos del proyecto, es una parte fundamental de cualquier proceso de gestión de riesgos eficaz. Al ser una base de datos continua de los posibles riesgos de cada proyecto, no solo te ayuda a administrar los riesgos actuales, sino que también sirve como punto de referencia sobre proyectos anteriores. Al definir tu registro de riesgos con los puntos de datos adecuados, tú y tu equipo pueden identificar y evaluar rápida y correctamente las posibles amenazas para cualquier proyecto.

2. Analiza los posibles problemas de los riesgos

Una vez que tu equipo identifique posibles riesgos, es momento de profundizar un poco más. ¿Qué tan probable es que ocurran estos riesgos? Y si ocurren, ¿cuáles serán las ramificaciones?

Durante este paso, tu equipo calculará la probabilidad y las consecuencias de cada riesgo para decidir en qué se enfocará primero. Factores como una posible pérdida financiera para la organización, la pérdida de tiempo y la gravedad del impacto juegan un papel importante en el análisis preciso de cada riesgo. Al analizar detalladamente cada riesgo, también detectarás cualquier problema común en un proyecto y perfeccionarás aún más el proceso de gestión de riesgos para futuros proyectos.

3. Prioriza el posible efecto de los riesgos

Ahora comienza la priorización. Clasifica cada riesgo tomando en cuenta tanto la probabilidad de que ocurra como su posible efecto en el proyecto.

Este paso te brinda una visión integral del proyecto en cuestión y señala en qué debe enfocarse el equipo. Y, lo que es más importante, te ayudará a identificar soluciones factibles para cada riesgo. De esta manera, el proyecto en sí no se interrumpe ni se retrasa de manera significativa durante la etapa para abordarlo.

4. Aborda un plan para abordar los riesgos

Una vez que salgan a relucir los peores riesgos, lleva a cabo tu plan para abordarlos. Aunque no puedes anticipar todos los riesgos, los pasos anteriores de tu proceso de gestión de riesgos deberían prepararte para tener éxito. Comienza con el riesgo de mayor prioridad y asigna a tu equipo la tarea de resolverlo, o al menos mitigarlo, para que ya no sea una amenaza para el proyecto.

Abordar y mitigar eficazmente el riesgo también implica usar los recursos de tu equipo de manera eficiente sin alterar el proyecto mientras tanto. A medida que pasa el tiempo y creas una base de datos más grande de proyectos anteriores y sus bitácoras de riesgos, puedes anticipar los posibles riesgos con un enfoque más proactivo que reactivo y abordarlos de manera más eficaz.

5. Monitorea continuamente las posibles amenazas de los riesgos

Una comunicación clara entre tu equipo y las partes interesadas es vital cuando se trata de supervisar continuamente las posibles amenazas. Si bien puede parecer que a veces estás tratando de unificar diferencias, al establecer tu proceso de gestión de riesgos y el registro de riesgos del proyecto correspondiente, vigilar esos objetivos dinámicos será todo menos riesgoso.

Prueba una de los plantillas anteriores para comenzar tu proceso de gestión de riesgos.