¿Alguna vez te preguntaste "por qué es importante la gestión de proyectos"?

Si alguna vez trabajaste con un gerente de proyectos, puede ser tentador ahorrarse el gasto y gestionar el proyecto tú mismo. En definitiva, la gestión de proyectos puede ser una inversión financiera onerosa, entonces, ¿por qué no hacerla tú mismo?

Hacerlo podría ser un error.

Un buen gerente de proyectos es el adhesivo que une al proyecto y garantiza que se logren la calidad y los objetivos dentro del plazo y del presupuesto. Según el Project Management Institute (PMI), las organizaciones que subestiman la gestión de proyectos informan, en promedio, que 50% más de sus proyectos fracasan por completo. El cincuenta por ciento.

Los proyectos fracasados pueden rápidamente hacer descarrilar tus iniciativas y demorar o, incluso, impedir el crecimiento del negocio.

La gestión de proyectos es más que simplemente llevar un control de los plazos y fijar un presupuesto. Un buen gerente de proyectos asume el control del proyecto desde el principio al fin para asegurarse de que las iniciativas y los objetivos estén alineados estratégicamente, de que el proyecto tenga apoyo de los interesados y de que todos estén informados.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Para comprender por qué es importante la gestión de proyectos, primero debemos definir exactamente qué es la gestión de proyectos.

El PMI define la gestión de proyectos como "la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del proyecto". El ciclo de vida básico de la gestión de proyectos abarca cuatro etapas:

• Iniciación
• Planeación
• Ejecución
• Cierre

En otras palabras, el objetivo de la gestión de proyectos es planificar y gestionar un proyecto para lograr con éxito sus objetivos y los entregables planteados. Implica identificar y gestionar los riesgos, una gestión cuidadosa de los recursos, la presupuestación inteligente y comunicaciones claras entre los distintos equipos e interesados.

¿Cuál es la importancia de la gestión de proyectos?

Debido a que los proyectos suelen ser complejos e involucrar la participación de varios interesados, tener un gerente de proyectos que lidere la iniciativa y mantenga a todos informados es crítico para el éxito del proyecto.

En efecto, el PMI observó que las organizaciones que usan cualquier tipo de metodología para la gestión de proyectos se desempeñan mejor para cumplir el presupuesto, mantenerse dentro del cronograma y respetar el alcance, las normas de calidad y los beneficios previstos.

¿Todavía no te convences?

Estos son seis motivos por los que deberías usar la gestión de proyectos.

1. Planificación realista del proyecto

No es posible exagerar la importancia de la planificación del proyecto. Muy a menudo, las organizaciones sobrestiman la velocidad con la que pueden lograr los entregables, subestiman los costos, o ambos... en una receta para el fracaso.

Un buen gerente de proyecto considera el panorama general y fija objetivos, presupuestos y cronogramas realistas y posibles de lograr. Sin una gestión atenta, un proyecto puede descarrilar rápidamente, incluso antes de empezar.

Para fijar objetivos, presupuestos y cronogramas realistas, el gerente de proyecto se comunica con distintos interesados para comprender las prioridades estratégicas y los objetivos de la iniciativa para el negocio. Según su investigación, el gerente de proyecto luego elabora un plan del proyecto que equilibra esas prioridades dentro de los límites de tiempo y presupuesto. Este proceso implica estimar los costos, gestionar los recursos y evaluar los riesgos.

2. Foco y objetivos claros

La falta de objetivos claros fue el motivo más común para el fracaso de proyectos en 2017. Los gerentes de proyecto ayudan a que las organizaciones profundicen en sus prioridades y definan los objetivos de su proyecto.

Cuando la gestión de proyectos se deja en manos del equipo, es fácil que el alcance y los objetivos resulten confusos. Un foco poco claro puede generar desvíos en el alcance, plazos perdidos y gastos excesivos.

Además, sin un gerente de proyecto que supervise los planes del proyecto y el desglose de tareas, muchos equipos tal vez no noten los posibles factores de riesgo a medida que estos surgen. Si no resuelve los riesgos emergentes del proyecto, el equipo podría terminar priorizando las tareas incorrectas.

Un buen gerente de proyecto vigila todos estos factores para que el equipo pueda concentrarse en las tareas correctas en el momento adecuado, y adaptarse según sea necesario.

3. Alineación estratégica

Unos de los motivos más importantes para usar la gestión de proyectos es alinear los proyectos con la estrategia del negocio. Mark Langley, presidente y CEO del PMI, advierte: "Si tu organización no es buena en la gestión de proyectos, estás arriesgando mucho en términos de poder cumplir la estrategia".

En otras palabras, la gestión de proyectos impulsa la estrategia de la organización. Entonces, si no la aplicas a tus iniciativas, te estás perdiendo una oportunidad crucial para crecer.

Cuando los gerentes de proyecto supervisan la planificación y la ejecución de un proyecto, ayudan a garantizar los objetivos generales del proyecto y que sus tareas e hitos subsiguientes se alineen con la estrategia de la organización. La alineación estratégica en todos los niveles del proyecto mantiene a cada interesado informado y asegura que tus iniciativas hagan avanzar a la organización.s

4. Proceso administrado

La gestión de proyectos es un proceso proactivo que busca ayudar a que las personas correctas hagan las tareas correctas en el momento correcto. Sin un método de gestión de proyectos fijo, muchos equipos tienden a trabajar por reacción y atacar los problemas a medida que surgen, en lugar de planificar de manera proactiva según los riesgos conocidos y de fijar las metas y los parámetros del proyecto desde el inicio.

Los gerentes de proyecto ayudan a que los equipos dividan el proyecto en partes más manejables. Mediante la división de proyecto en un proceso claro de tareas, hitos y plazos asignados, los gerentes de proyecto pueden dirigir a sus equipos con más eficiencia y reaccionar ante los problemas con más agilidad.

5. Control de calidad

El control de calidad es una parte esencial de la gestión de proyectos. Tu proyecto puede cumplir todos los parámetros de tiempo y presupuesto pero, si no se cumplen las normas de calidad, el proyecto se considerará un fracaso.

Lamentablemente, esta es una trampa en la que es muy fácil caer. Los equipos están sometidos a mucha presión para terminar los proyectos dentro del plazo y del presupuesto. Y esto puede dar lugar a trabajos apurados y a una ejecución de mala calidad.

Es en estos aspectos en los que los gerentes de proyecto pueden ayudar. No solo gestionan los plazos y los objetivos, sino que también vigilan la calidad con la que se llevan a cabo las tareas del proyecto. Los gerentes de proyecto ayudan a definir los entregables y determinan sus estándares de calidad para que todos sepan exactamente cuál es su objetivo.    

6. Costos reducidos

Según el PMI, en 2019, 9.9% de cada dólar invertido se desperdició por un mal desempeño de los proyectos. Esto equivale a $99 millones por cada $1000 millones invertidos.

La gestión de proyectos reduce los costos del proyecto porque aumenta la eficiencia, mitiga los riesgos y optimiza los recursos. Incluso con el costo añadido de invertir en un gerente de proyecto, las organizaciones ganan mucho más.

Mantente al día con Lucidchart

Las herramientas adecuadas pueden marcar una gran diferencia en el éxito del proyecto. Lucidchart es una solución de diagramación basada en la nube que ayuda a que los gerentes de proyectos y sus equipos planifiquen, lleven un control y ejecuten para lograr los entregables de su proyecto.

Puedes usar Lucidchart para crear una variedad de plantillas de gestión de proyectos para cada fase de tu proyecto, incluidas:

• Listas de control del proyecto
• Cronogramas del proyecto
• Diagramas de Gantt
• Diagramas de flujo de procesos
• Cronogramas de sprint
• Paneles de comando del proyecto

Las plantillas prearmadas y una extensa biblioteca de figuras te permiten rápidamente personalizar tus propios paneles y diagramas. Aplica el formato condicional y vincula los datos directamente con tu documento para que puedas llevar un control del avance del proyecto en tiempo real.

Con la gestión de proyectos correcta y los recursos adecuados, puedes encaminar tus proyectos hacia el éxito en todas las oportunidades.

Regístrate en Lucidchart