¡Termínalo! Cómo gestionar correctamente el cierre de un proyecto

Cuando se trata de gestión de proyectos, cerrar un proyecto no es solo una cuestión de terminar con los entregables. Aunque pueda parecer tediosa o demasiado administrativa, una fase de cierre formal garantiza que todos los cabos sueltos estén atados, que la documentación esté firmada y aprobada, que se pague a los contratistas y que todos estén en la misma página. 

La fase de cierre también te ofrece la oportunidad de revisar y evaluar el éxito (o fracaso) del proyecto, lo que es crucial para planificar y ejecutar proyectos exitosos en el futuro. 

A continuación, te mostramos cómo atravesar el proceso de gestión del cierre de un proyecto.

¿Qué es el cierre de un proyecto?

El ciclo de vida del proyecto consta de cinco grupos:  

• Grupo de procesos de iniciación
• Grupo de procesos de planificación
• Grupo de procesos de ejecución
• Grupo de procesos de supervisión y control
• Grupo de procesos de cierre

La fase de gestión del cierre del proyecto es la etapa final del ciclo de vida del proyecto. En esta, todos los entregables se finalizan y se transfieren formalmente, y toda la documentación se firma, se aprueba y se archiva.

El proceso de cierre del proyecto asegura que suceda lo siguiente: 

• Todo el trabajo se haya completado de acuerdo con el plan y el alcance del proyecto.
• Se hayan ejecutado todos los procesos de gestión del proyecto.
• Hayas recibido la aprobación final de todas las partes.

El proceso de gestión de cierre del proyecto también le da al equipo la oportunidad de revisar y evaluar el rendimiento para asegurar el éxito de proyectos futuros. 

La importancia de cerrar un proyecto

A primera vista, podría parecer que completar las primeras cuatro fases del ciclo de vida es todo lo que necesitas hacer para cerrar tu proyecto y darlo por terminado. 

Sin embargo, sin un proceso de cierre formal, te arriesgas a que detalles cruciales se pasen por alto, lo que puede provocar confusión, un proyecto que nunca termina, clientes insatisfechos e, incluso, problemas legales. 

El cierre del proyecto ayuda a evitar lo siguiente: 

• Repetir errores en futuros proyectos y objetivos.
• Tener productos finales o entregables sin soporte y recursos dedicados.
• No identificar al equipo o a las personas que serán responsables de la solución después de la entrega final.
• Crear problemas legales debido a pagos, contratos o entregables incompletos.

Seguir un plan claro de cierre del proyecto te ayuda a hacer la transición adecuada de tu solución al cliente o usuario final. Este proceso garantiza que las partes interesadas finales tengan la información, los recursos y la capacitación que necesitan para administrar y usar correctamente el producto final.

El proceso de cierre también garantiza que el proyecto se complete formalmente y deje de considerarse un proyecto, lo que te permite pasarle las riendas al equipo adecuado encargado de gestionar y mantener el producto obtenido. 

Al cerrar oficialmente un proyecto, minimizas los riesgos, aumentas la satisfacción del cliente y te aseguras de que todas las partes estén alineadas. En otras palabras, el cierre del proyecto es un proceso que no puedes darte el lujo de omitir.  

Siete pasos para cerrar un proyecto

La fase de gestión de cierre de un proyecto implica varios pasos. Revisa la siguiente lista de verificación para asegurarte de que tu proyecto se complete con éxito. 

1. Transfiere formalmente todos los entregables

El primer paso para cerrar tu proyecto es finalizar y transferir los entregables del proyecto al cliente. Revisa tu plan del proyecto para identificar todos los entregables y asegurarte de que se hayan completado y entregado por completo. 

2. Confirma la finalización del proyecto

A continuación, confirma que el proyecto esté completo. No basta con declarar que el proyecto está terminado. Todas las personas involucradas deben estar de acuerdo con la finalización antes de poder cerrarlo formalmente y seguir adelante. 

Si omites este paso, podrías seguir recibiendo (y teniendo que pagar) solicitudes de cambio del cliente.  

Para confirmar la finalización del proyecto, obtén las aprobaciones de los entregables (es decir, todas las partes interesadas deben estar de acuerdo en que cumpliste con todas las partes del plan del proyecto) con las firmas oficiales de las partes interesadas. 

Asegúrate de documentar este paso para tener pruebas de que el cierre del proyecto fue firmado formalmente. 

3. Revisa todos los contratos y la documentación

Una vez que hayas completado la entrega del proyecto y recibido las aprobaciones de los clientes, puedes comenzar a cerrar tus contratos. 

Revisa toda la documentación del proyecto para asegurarte de que se les haya pagado a todas las partes por el trabajo y que no haya facturas pendientes. 

4. Libera a los recursos

Libera formalmente a los recursos del proyecto, incluidos proveedores, contratistas, miembros del equipo y cualquier otro socio. Notifícales del final del proyecto, confirma los pagos u obligaciones finales y libéralos de forma oficial para que puedan trabajar en otra cosa. 

5. Realiza un análisis de resultados

Un análisis de resultados o revisión del proyecto es uno de los pasos más valiosos del cierre. Este es un momento para revisar los éxitos, fracasos y desafíos del proyecto e identificar oportunidades de mejora para el futuro. 

Al iniciar tu análisis de resultados, haz una evaluación del rendimiento. En otras palabras, calcula el rendimiento del proyecto en términos de costos, cronograma y calidad. 

Considera estas preguntas: 

• ¿Te mantuviste dentro del presupuesto? 
• ¿Los miembros del equipo involucrados administraron su tiempo sabiamente?
• ¿Hubo problemas con la calidad o los compromisos en el camino? 
• ¿Qué tan bien satisfizo el proyecto las necesidades del cliente?

Luego, realiza una encuesta o lleva a cabo una reunión con el equipo de gestión del proyecto para obtener comentarios sobre cómo fue el proyecto. Estas respuestas individuales ayudarán a formar una imagen más completa del rendimiento. (Si sigues la metodología de scrum, tu equipo debería realizar una retrospectiva de sprint para reunir esta información).

Haz que tu equipo considere las siguientes preguntas: 

• ¿Qué salió bien?
• ¿Cuáles fueron los desafíos o fracasos?
• ¿Qué tan bien se comunicó el equipo?
• ¿El equipo siguió los procesos y el plan descritos?
• ¿El cliente estuvo satisfecho con los resultados?
• ¿Qué cambiarías o mejorarías para futuros proyectos?

Con el rendimiento del proyecto y los comentarios en mente, puedes identificar las lecciones aprendidas y las oportunidades para el futuro. 

Consejo pro: Los elementos visuales pueden ayudarte a analizar mejor el rendimiento del equipo y cualquier obstáculo en el camino para que puedas ejecutar proyectos de manera más eficiente y rápida en el futuro. 

Ten en cuenta que el objetivo de un análisis de resultados no es culpar a nadie por los errores. En cambio, es una oportunidad de aprendizaje para que todos mejoren en futuros proyectos. Documenta la revisión de tu proyecto con la medición del rendimiento, los comentarios y el plan de mejora. 

6. Archiva la documentación

Una vez que hayas completado el análisis de resultados, puedes finalizar toda la documentación (contratos, planes de proyecto, esquema de alcance, costos, cronograma, etc.) e indexarla en los archivos de la empresa para poder consultarla más adelante. 

Asegúrate de mantener notas claras sobre el rendimiento del proyecto y las oportunidades de mejora para poder consultarlas e implementarlas fácilmente en proyectos similares en el futuro. La documentación no solo es importante como recurso para futuras referencias, sino que también proporciona un rastro claro de los procesos, las decisiones y las acciones tomadas, que pueden ser requeridas por el departamento legal, por Recursos Humanos o por la futura dirección.

7. Celebra

Finalmente, ¡no te olvides de celebrar! El final de un proyecto es un gran logro y representa la culminación de muchas horas de arduo trabajo y dedicación de un equipo de colaboradores. 

Una fiesta de fin de proyecto es una excelente manera de reconocer el gran trabajo de tu equipo y levantar el ánimo. Además, si el equipo está feliz es más probable que trabaje contigo en el futuro, lo que te permitirá aprovechar tus éxitos pasados y convertirte en una unidad más efectiva. 

Una vez que el papeleo esté archivado y las revisiones hayan terminado, relájate y tómate un tiempo para celebrar en equipo el cierre exitoso. ¡Te lo mereces!