Cada día, los gerentes se enfrentan a una serie de decisiones, grandes y pequeñas. La rapidez con la que se toman esas decisiones puede tener un impacto significativo. Sin una toma de decisiones rápida, se pierden oportunidades, se desperdicia el tiempo y aumentan los costos, y las empresas se vuelven más vulnerables ante la competencia.

Dentro de una cultura de trabajo transparente, en la que las personas tienen acceso a la información, el conocimiento y los recursos que necesitan, la posibilidad de una toma de decisiones coherente y rápida aumenta considerablemente. Y aunque se necesita un esfuerzo para mantener un entorno abierto y honesto en el que la toma de decisiones rápida sea la norma, vale la pena hacerlo. La toma de decisiones rápida puede ayudar a transformar tu empresa. 

Por qué es importante tomar decisiones de forma rápida y coherente

Ser capaz de tomar decisiones acertadas sin dudar, vacilar o procrastinar es casi como un superpoder. Mientras que la mayoría de la gente da vueltas considerando sus opciones, los que se sienten más cómodos tomando decisiones rápidas cumplen los plazos, obtienen resultados y se destacan. 

A pesar de sus muchos beneficios, la toma de decisiones rápida no es natural para la mayoría de nosotros. Un reciente informe de McKinsey sobre más de 1200 gerentes indica que el proceso de toma de decisiones rápidas no es algo que fluya. Consideremos esto: 

• Solo el 20 % de los encuestados dice que sus organizaciones son buenas en la toma de decisiones.
• Menos de la mitad de los encuestados afirma que las decisiones se toman de manera oportuna.
• El 61 % afirma que al menos la mitad del tiempo dedicado a tomar decisiones es ineficaz. 

Los costos de oportunidad asociados a no tomar decisiones rápidas de manera coherente son asombrosos. Según ese mismo informe, para una empresa típica de la lista Fortune 500, se desperdician unos 530 000 días del tiempo de los gerentes al año, lo que equivale aproximadamente a $250 millones en costos laborales.

La investigación también sugiere que la toma de decisiones rápidas y de buena calidad está estrechamente relacionada con el rendimiento general de la empresa. Esto va en contra de la idea de que la toma de decisiones coherente implica una deliberación constante. Los encuestados también revelaron que las organizaciones conocidas por tomar decisiones rápidas tienen el doble de probabilidades de tomar buenas decisiones que las que actúan con lentitud.

Las ventajas de tomar una decisión rápida son obvias, pero cómo aprender a mejorar rápidamente la toma de decisiones rápidas no lo es. A menos, claro está, que se utilicen los métodos adecuados.

Cuatro claves para una toma de decisiones rápida

No es sorprendente que la toma de decisiones coherente no sea fácil o natural para la mayoría de las personas. Y cuando se trata de una toma de decisiones rápida, obtener esa habilidad puede parecer aún más difícil de lograr. Pero, al igual que cualquier habilidad, es algo que todos pueden aprender con estas estrategias clave.    

1. Consulta la opinión de los involucrados 

Muchas veces, las personas equiparan la toma de decisiones buenas y coherentes con la necesidad de una aprobación o consenso generalizado por parte de su equipo. Sin embargo, a pesar de lo agradable que pueda parecer el acuerdo mutuo en el momento, el nivel de compromiso, esfuerzo y limitación que eso requiere tiene un costo. A menudo, lleva a tomar una decisión con la que todos están de acuerdo pero de la que nadie está realmente seguro.

Llegar a una decisión de negocios unánime dentro de cualquier organización también suele ser lento y tedioso. Si tu objetivo es tomar decisiones rápidamente, centra tu atención en las personas que en verdad están involucradas en la elección que estás tomando o que están en condiciones de opinar de manera significativa.

2. Asegúrate de que las reuniones sean productivas 

Buscar y reunir a las personas adecuadas para una sesión de toma de decisiones rápida es solo el comienzo. Si esperas un proceso de toma de decisiones rápido y coherente, ayuda a mantener las cosas enfocadas y encaminadas preparando una agenda. 

Hay estudios que demuestran que el 63 % de las reuniones se llevan a cabo sin una agenda previamente planificada. Sin ella, las reuniones carecen de un punto focal para establecer el cronograma y la planificación del debate, definir objetivos e identificar prioridades, o enumerar a los asistentes y asignar temas.

Cuando se trata de mejorar la toma de decisiones rápida, una agenda efectiva para las reuniones puede:

• Reducir el tiempo dedicado a la reunión.
• Preparar a los participantes para analizar los puntos a tratar.
• Fomentar la participación reflexiva. 
• Dar prioridad a los temas más importantes.
• Registrar los próximos pasos para tomar medidas. 

Cuando el debate se desvía hacia asuntos no relacionados o conversaciones aleatorias, la agenda puede reencaminar la conversación al tema tratado.

3. Documentar los procesos para que todos puedan acceder a ellos

Cada organización tiene su propio sistema de reglas, requisitos o procedimientos sobre cómo se deben hacer las cosas, junto con recursos y datos para que todos puedan consultarlos para facilitar el trabajo.

Pero si la documentación del proceso no está en un lugar centralizado y de fácil acceso, a menudo se pasan por alto, se subutilizan o se descartan. Eso puede causar conflictos, confusión y errores, así como la imposibilidad de tomar decisiones de forma rápida y coherente. 

Establecer una única fuente de información para tu organización ayuda a mejorar los procesos del equipo y su capacidad para tomar decisiones rápidas. No solo saber dónde encontrar los archivos, sino también saber que estén actualizados, inspira confianza y reduce la pérdida de tiempo. 

Con una solución basada en la nube como Lucidchart, ya no tienes que preocuparte por las versiones perdidas o en conflicto de los documentos. Los colaboradores pueden opinar usando los comentarios directamente en el documento. 

Para asegurarte de que los miembros del equipo puedan estar al tanto, ponerse de acuerdo y actuar sobre la toma de decisiones rápida que ocurre en el proyecto, puedes colocar una @mention en el comentario para solicitar una notificación por correo electrónico. En Lucidchart, se puede acceder al Historial de revisiones para ver qué cambios se realizaron y cuándo.

Con la función Estado del documento, a cada documento de tu biblioteca se le asigna un estado, como borrador, pendiente de aprobación o aprobado, que se puede actualizar según sea necesario. Cualquiera que tenga acceso puede ver el estado de un documento, pero solo aquellos con privilegios de edición pueden cambiarlo para mantener las decisiones a salvo.

4. Poner al corriente a los nuevos miembros del equipo 

Crear y mantener un entorno de trabajo próspero donde la toma de decisiones rápida y coherente sea posible se reduce a proporcionarle a tu equipo un diagrama dinámico de tu negocio. Tu única fuente de información crea un marco para las necesidades, los objetivos y el plan estratégico de la empresa.

Pero mantener todo en marcha también depende de qué tan bien los nuevos empleados absorban la información y se adapten a la forma de hacer las cosas de tu organización. El proceso de incorporación de empleados debe preparar a todos y equiparlos con el conocimiento y los recursos para tomar decisiones rápidas.

En medio de los desafíos virtuales de trabajar a distancia, es importante capacitar a los miembros de tu equipo para que funcionen de forma independiente y colaboren con libertad. La autonomía ayuda a inspirar una toma de decisiones rápida. 

Fomenta la transparencia en tu equipo para lograr coherencia y un aprendizaje más rápido. Hacer comentarios inmediatos ayuda a que haya un ambiente para tomar decisiones rápidas en vez de indecisión. Con la capacidad de identificar sistemáticamente cuellos de botella o necesidades de ajuste, es más probable que se tome una decisión rápida.

Dominar el arte de la toma de decisiones rápida tomará tiempo, compromiso y práctica. Más que nada, comienza por tomar una decisión rápida ahora para priorizar la práctica para tu organización.