Cómo crear diagramas de flujo multifuncionales

Un diagrama de flujo multifuncional es una forma popular de representar procesos, crear un mapa de procesos o desglosar una decisión en varios pasos. Gracias a las diferentes opciones que existen para representar información compleja, los diagramas de flujo multifuncionales permiten crear diagramas para diferentes campos y casos de uso de manera flexible y creativa. 

¿Qué es un diagrama de flujo multifuncional?

Lejos de ser simples diagramas de flujo, los diagramas de flujo multifuncionales permiten alcanzar un mayor grado de complejidad. Son una solución flexible para visualizar información compleja, presentar información en varias categorías e incluir diferentes pasos o unidades funcionales. Con cada carril individual, los diagramas de flujo pueden dividirse para destacar aspectos distintivos importantes. Por ejemplo, puedes mostrar flujos de procesos en orden secuencial (uno después del otro) para documentar un proceso de fabricación. 

Casos de uso para un diagrama de flujo multifuncional

Los diagramas de flujo multifuncionales pueden utilizarse para una variedad de fines, entre los que se incluyen los siguientes: 

• Representar relaciones: puedes mostrar cómo los diferentes miembros de equipo, partes interesadas u objetos se relacionan entre sí. Los distintos carriles definen un cronograma, una fase u otro aspecto distintivo importante. 
• Describir funciones: las distintas áreas funcionales pueden separarse dentro de un mismo diagrama de flujo multifuncional. 
• Conectar departamentos: en tu diagrama de flujo, puedes representar las conexiones entre fases a cargo de los diferentes departamentos de tu organización. 
• Explicar un proceso: si desglosas un proceso en fases o pasos discretos, tu diagrama de flujo puede ayudarte a organizar tareas complejas en un formato visual. 
• Identificar oportunidades: estos diagramas de flujo pueden utilizarse para separar tareas que aportan valor agregado de pasos que no lo hacen o que significan un desperdicio de recursos. Puedes dividir los pasos de un proceso en estas dos categorías con dos columnas o carriles. Este proceso puede ayudarte a detectar oportunidades para mejorar el trabajo que haces para cumplir con tu objetivo empresarial. 

Cómo realizar un diagrama de flujo multifuncional

Para crear un diagrama de flujo multifuncional, hay que comenzar por la toma de notas acerca del proceso o la información con el objetivo de identificar pasos, aspectos distintivos y secciones para el diagrama. Deberás pensar detenidamente en cuáles son tus objetivos con respecto al diagrama de flujo y qué pretendes representar. 

1. Crear un diagrama mediante el uso de software

Sin importar cómo decidas crear tu diagrama de flujo, necesitarás comenzar con un diagrama básico que puedas editar. Puedes crear un diagrama de flujo mediante el uso de un software de diagramación inteligente como Lucidchart. Con el tiempo, esta versión preliminar en la que trabajas tomará forma a medida que agregues detalles y comiences a nombrar cada segmento y objeto. 

2. Elegir un diagrama horizontal o vertical 

La mejor forma de orientar tu diagrama puede depender de tus objetivos y los tipos de información que visualices. Por ejemplo, podrías aplicar una orientación horizontal para mostrar una línea de tiempo dividida en fases. Por otra parte, en los diagramas verticales, puedes mostrar el flujo de un proyecto a través de distintos departamentos funcionales. 

Con un poco de creatividad, tanto los diagramas de flujo horizontales como los verticales resultan útiles para satisfacer una amplia variedad de necesidades. Agregar más columnas o filas puede ser útil para mostrar detalles y aspectos más profundos. 

3. Confeccionar una lista de los pasos o los carriles

Cuando comiences, prepara una lista minuciosa de los pasos o los carriles que formarán parte de tu diagrama. Si quieres representar el paso del tiempo, puedes utilizar carriles para indicar fases con líneas de vectores y figuras. La belleza de los diagramas de flujo multifuncionales es que puedes colocar más de un paso por vez en cada fase, si es necesario. 

Con esta lista, puedes comenzar a nombrar tu diagrama de flujo multifuncional. 

4. Agregar figuras para representar objetos, personas y departamentos 

Los actores son responsables de partes de tu proceso: las personas, los departamentos, los sistemas y otros aspectos suelen estar representados por figuras o nombres. Los procesos pueden componerse de una sola fase con más de un actor responsable.

Consideraciones importantes para la realización de diagramas de flujo multifuncionales 

A medida que trabajes en tu diagrama de flujo, ten en cuenta estas prácticas recomendadas que pueden ayudarte a crear mejores elementos visuales. 

• Inclínate por figuras o patrones prediseñados: usar figuras predefinidas no tiene nada de malo y, a su vez, reinventar la rueda de tu diagrama de flujo no te dará grandes beneficios. Con las plantillas y los diseños integrados, el proceso se simplifica y resulta más sencillo planificarlo. 
• Conoce a tus actores: cualquier persona, grupo u objeto que tenga un rol activo en el proceso se considera un actor. Identifica quiénes son estos actores y observa dónde se ubican dentro de tu diagrama. Es probable que algunos actores aparezcan en más de un carril y formen parte de varios segmentos de tu proceso. 
• Colabora con tu equipo: recibir opiniones de todos los miembros puede ser valioso a medida que diseñas el diagrama de flujo. Como los procesos multifuncionales suelen involucrar más de un departamento, podría ser conveniente que cuentes con varias personas diferentes que revisen tu diagrama y hagan comentarios. Un proceso en el que participan partes interesadas externas debería incluir sus opiniones sobre el proyecto. 
• Aprovecha los carriles: mediante la adición de segmentos a tu diagrama de flujo, puedes aumentar la complejidad de los elementos visuales y representar interrelaciones importantes. Sin dudas querrás aprovechar los beneficios de los diagramas de flujo multifuncionales, ya que te permiten mostrar información con más detalle del que obtendrías con un diagrama tradicional. 

Cómo puede ayudarte Lucidchart 

Cualquier persona puede crear una cuenta en Lucidchart y comenzar a crear sus propios diagramas de flujo multifuncionales. Puedes beneficiarte de una biblioteca de figuras y plantillas de diagramas de flujo prediseñadas para crear un diagrama que se ajuste a tu caso de uso. Solo elige la plantilla adecuada y comienza a insertar tu propio contenido. 

Cuando estés listo, puedes compartir tu diagrama de flujo con tus colegas o llevarlo a otras aplicaciones mediante las integraciones de Lucidchart.