Cómo atraer eficientemente a las partes interesadas en tu proyecto de distintos equipos

Si se hace correctamente, reunir a las partes interesadas para un proyecto puede empoderar a tu equipo y también ayudar a que el gerente del proyecto maneje adecuadamente las expectativas. Para ello, necesitas una buena comprensión de la gestión de las partes interesadas. 

¿A quién le corresponde gestionar a las partes interesadas de un proyecto?

Los gerentes de proyecto deben analizar a sus partes interesadas y prepararse para manejar las expectativas y la influencia de estas. En algunos proyectos, podría ser el cliente quien gestione a las partes interesadas. No obstante, en general, debido a que el gerente del proyecto es el encargado último de garantizar el éxito del proyecto, debe contar con estrategias de gestión de partes interesadas. 

Por lo general, los proyectos suelen recibir la influencia de las partes interesadas al principio de la planificación del proyecto y a inicios de la implementación. Antes de que empiece a generarse el impulso del equipo de trabajo, las partes interesadas suelen tener mayor influencia. El gerente del proyecto debe tener en cuenta la influencia de las partes interesadas y prepararse antes de que el proyecto avance demasiado. 

Por qué es importante gestionar a las partes interesadas de un proyecto 

Los proyectos suceden en contextos organizacionales e incluyen distintas metas personales, conflictos interpersonales y relaciones positivas y negativas. La política del lugar de trabajo influye en el resultado de los proyectos y puede poner a los equipos en situaciones difíciles. Una persona que piensa que un proyecto en particular puede afectar su carrera de forma negativa, por ejemplo, podría sentirse amenazada por el avance del proyecto. Si el proyecto requiere su participación, el equipo que trabaja en el proyecto necesitará una estrategia para manejar las expectativas de esa parte interesada y su efecto para el proyecto. 

Sin una gestión proactiva de las partes interesadas, sus intereses y planes pueden contraponerse con las metas del proyecto. 

Cómo gestionar a las partes interesadas en los distintos equipos

Aunque es probable que pertenezcan a distintos equipos, departamentos y áreas, todas las partes interesadas deben colaborar para asegurar el éxito de tu proyecto. Las partes interesadas tienen distintos grados de interés y participación en tu proyecto. Cuando planifiques e implementes tu proyecto, debes entender a las partes interesadas y elaborar una estrategia sobre cómo las gestionarás. La gestión consiste en garantizar que todos tengan la comunicación y el apoyo necesario a lo largo del proyecto. 

Identifica a las partes interesadas del proyecto

Hay partes interesadas en todos los puestos, departamentos, equipos y niveles de la organización. Cualquier persona o grupo que de alguna manera se vea afectado por tu proyecto puede considerarse una parte interesada. Cuando consideres quiénes pueden ser las partes interesadas en tu proyecto, piensa en cómo podrían participar estas personas: 

• Clientes y usuarios finales: el proyecto no existe sin clientes y usuarios finales, así que su opinión es importante. Tu equipo puede darles participación mediante encuestas, paneles de usuarios e invitaciones a colaborar con tu organización durante el proyecto.
• Proveedores de bienes y servicios: los proveedores de bienes y servicios pueden querer que tu equipo trabaje más con ellos o darte su propia opinión sobre cómo desarrollas el proyecto. 
• Contratistas y subcontratistas: si son integrantes del equipo de tu proyecto, pueden tener una influencia e intereses similares a los de los empleados. El trabajo que ellos hacen para otros clientes también puede afectar el tiempo o los recursos que, de otro modo, están reservados para tu proyecto. 
• Consultores: los expertos externos contratados para asesorarte en el proyecto podrían querer guiar a tu equipo según sus planes o ideas. Como contratistas, pueden tener sus propios clientes para considerar y estos proyectos podrían afectar tu proyecto. 
• Empleados: las personas que trabajan en tu organización pueden tener distintos intereses y sentimientos respecto del proyecto. Algunos pueden tener metas propias en la organización y considerar que tu proyecto podría afectarlas. 
• Integrantes del equipo de proyecto: como trabajan en tu proyecto, su trabajo puede verse afectado por las motivaciones y los intereses de tu equipo. Una persona que aspira a un ascenso, por ejemplo, podría esforzarse más para que sus propios aportes brillen más. Mientras tanto, otros integrantes del equipo podrían reaccionar. Los gerentes de proyecto deben considerar cómo su equipo visualiza el proyecto y qué puede pensar que gana o pierde con él. 
• Gerentes de recursos y otros gerentes: otros gerentes pueden considerar que un proyecto es una competencia por los mismos recursos (especialmente si tienen previsto usar el producto final o esperan beneficiarse con este) o como algo que no les compete. 
• Otros departamentos afectados por tu proyecto: vale la pena analizar cómo tu proyecto afecta a otros departamentos. ¿Alguien podría beneficiarse, sentirse amenazado o no afectado en absoluto por tu proyecto? 
• Promotores del proyecto: los líderes que promueven tu proyecto generalmente valoran y comprenden su potencial. Tal vez pidan actualizaciones frecuentes y estén atentos al éxito de tu equipo. 
• Gerentes de proyecto: para las personas que lideran el proyecto, lograr las metas y el éxito del proyecto son, probablemente, su mayor prioridad. Además de liderar el proyecto, los gerentes de proyecto también son responsables de garantizar la comunicación y dotar a todos con los recursos necesarios. 
• Liderazgo sénior: para lograr las metas de tu proyecto, necesitas el respaldo y el apoyo del liderazgo sénior de tu organización. La manera en la que estos líderes ven tu proyecto puede determinar tus resultados. 

Tu proyecto podría tener otras partes interesadas que no figuran en la lista anterior. Cuando documentes las partes interesadas, tal vez notes que tu lista de interesados es bastante larga. Ten presente que las buenas estrategias de gestión de las partes interesadas no requieren que dediques el mismo tiempo y los mismos recursos a cada parte interesada de manera idéntica. La forma en la que manejes las relaciones con las partes interesadas dependerá de la identidad y el interés de cada parte interesada, además de su influencia en el proyecto. 

Revisa las expectativas con las partes interesadas

Las distintas partes interesadas harán distintas suposiciones sobre el proyecto y tendrán sus propias expectativas. Idealmente, el equipo del proyecto debe revisar y fijar expectativas adecuadas con las partes interesadas al inicio del proyecto. A medida que se logran los hitos y avanza el proyecto, puedes adaptar la comunicación a las necesidades de cada parte interesada para reducir la probabilidad de confusión y permitir que todos estén informados. 

Identifica los intereses y la influencia de las partes interesadas 

Averiguar qué quiere cada parte interesada y qué cree sobre el proyecto a medida que avanza es esencial para elaborar y llevar a cabo un plan de gestión de las partes interesadas. 

Elabora una estrategia de comunicación 

Cada parte interesada tiene sus propios intereses y las estrategias de comunicación deben tenerlo en cuenta. Después de analizar a las partes interesadas de tu proyecto y de determinar sus motivaciones y niveles de interés, deberías averiguar más sobre sus preferencias de comunicación. 

Podrías comunicarte más a menudo con las partes interesadas muy involucradas, como los promotores del proyecto, y solo enviarles actualizaciones ocasionales breves a otros departamentos que tengan un interés menor. 

Haz un análisis de impacto de riesgos/cambios 

Las partes interesadas tienen distintos niveles de efecto e influencia. Puede ser necesario el apoyo de un promotor clave del proyecto para obtener los recursos adecuados, por ejemplo. Los usuarios del producto deben apoyar el proyecto por distintos motivos; sin su aprobación, el proyecto no tiene un verdadero propósito. 

Si aparece una posibilidad de conflicto, tal vez debas planificar cómo solucionar las diferencias y los conflictos con las partes interesadas. Los malentendidos pueden aclararse fácilmente proporcionando más detalles u otro tipo de información. 

Para los conflictos serios, evalúa cuidadosamente antes de escalar tu respuesta.

Implementa los planes y evalúa el éxito

Al igual que el plan de tu proyecto, deberás evaluar el éxito de tu gestión con las partes interesadas. Las partes interesadas deben estar lo suficientemente comprometidas con el proyecto, recibir comunicaciones y participar si se modifica o actualiza el plan.  

Cómo involucrar a las partes interesadas

Según tus estrategias de gestión de las partes interesadas y tus preferencias individuales, involucra a las partes interesadas en el proyecto y logra su adhesión.  

Cambia cómo trabajas

Una de las maneras más simples de lograr que se involucren es preguntarles cómo quieren participar. Si no se los involucra lo suficiente o, por el contrario, se los involucra demasiado, intenta lograr un equilibrio que funcione para tu proyecto y para la parte interesada. Ofrecerse a cambiar cómo trabajas con las partes interesadas puede ser beneficioso en la medida en que no te agregue demasiada presión como gerente del proyecto. 

Solicita comentarios 

Cada vez que te resulte práctico, invita a las partes interesadas para que hagan comentarios. Si el proceso de comentar es sencillo para ellos y para ti, es probable que veas buenos resultados a largo plazo. Esto puede implicar organizar reuniones presenciales o virtuales, compartir gráficos, crear un informe breve o, incluso, solo enviarles a las partes interesadas un correo electrónico periódicamente. 

Cómo fomentar la colaboración entre equipos 

Las partes interesadas externas al equipo de tu proyecto pueden ofrecer comentarios valiosos y aportes únicos para tu meta. Si gestionas a las partes interesadas de forma cuidadosa y atenta, les proporcionas la mejor oportunidad de que tengan un efecto positivo en tu proyecto.