Bei jedem neuen Projekt lauern neue Risiken. Ihr Unternehmen kann Risiken zwar nicht gänzlich vermeiden, aber durch einen etablierten Risikomanagementprozess mit definierten Phasen lassen sie sich vorhersehen und mindern. Befolgen Sie diese Schritte für das Risikomanagement, um Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen und es flexibler und reaktionsfähiger zu machen, wenn Risiken auftreten.

Was ist ein Risikomanagementprozess?

Wie aus dem Begriff schon hervorgeht, handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess der Identifizierung, Behandlung und des Managements von Risiken. Sich die Zeit zu nehmen, einen Risikomanagementprozess einzurichten und zu implementieren, ist wie das Anbringen eines Feuermelders – man hofft, dass er nie ausgelöst wird, aber man ist bereit, die kleinen Unannehmlichkeiten im Vorfeld in Kauf zu nehmen, um später geschützt zu sein. 

Die Identifizierung und Verfolgung von Risiken, die bei einem Projekt auftreten können, bietet erhebliche Vorteile, unter anderem:

• Effizientere Ressourcenplanung durch das Sichtbarwerden von bislang unvorhergesehenen Kosten
• Bessere Verfolgung der Projektkosten und genauere Prognosen bezüglich des Return on Investment
• Stärkeres Bewusstsein für rechtliche Anforderungen
• Bessere Vorbeugung gegen körperliche Verletzungen und Krankheiten
• Flexibilität statt Panik bei auftretenden Veränderungen oder Herausforderungen

Risikomanagement-phasen

Befolgen Sie diese Schritte, um Ihren Risikomanagementprozess zu verbessern.

1. Identifizieren Sie das Risiko

Die Antizipation möglicher Schwierigkeiten bei einem Projekt muss für Ihr Unternehmen nicht gleichbedeutend mit einer Weltuntergangsstimmung sein. Ganz im Gegenteil. Das Bestimmen von Risiken ist eine positive Erfahrung, an der Ihr gesamtes Team teilhaben und aus der es lernen kann.

Nutzen Sie das kollektive Wissen und die Erfahrung Ihres gesamten Teams. Bitten Sie alle, Risiken zu benennen, die sie entweder schon einmal erlebt haben oder über die sie zusätzliche Erkenntnisse haben könnten. Diese Vorgehensweise fördert die Kommunikation und begünstigt funktionsübergreifendes Lernen.

Verwenden Sie einen Risikostrukturplan, um die potenziellen Risiken eines Projekts aufzulisten und sie nach Detailgrad zu ordnen, wobei die größten Risiken ganz oben und die kleinsten Risiken ganz unten stehen. Anhand dieser Visualisierung können Sie und Ihr Team besser vorhersehen, wo bei der Erstellung von Aufgaben für ein Projekt Risiken auftreten könnten.

Sobald Sie und Ihr Team mögliche Probleme zusammengetragen haben, erstellen Sie ein Projektrisikoprotokoll, um die Risiken während des gesamten Projekts klar und übersichtlich nachverfolgen und überwachen zu können.

Ein Projektrisikoprotokoll, auch Projektrisikoregister genannt, ist ein wesentlicher Bestandteil jedes effektiven Risikomanagementprozesses. Als fortlaufende Datenbank für die potenziellen Risiken jedes einzelnen Projekts unterstützt sie Sie nicht nur im Umgang mit aktuellen Risiken, sondern dient auch als Referenzpunkt für vergangene Projekte. Indem Sie Ihr Risikoregister mit den entsprechenden Datenpunkten versehen, können Sie und Ihr Team mögliche Bedrohungen für jedes Projekt schnell und präzise bestimmen und bewerten.

2. Riskioanalyse

Nachdem Ihr Team mögliche Probleme identifiziert hat, ist es an der Zeit, ein wenig in die Tiefe zu gehen. Wie wahrscheinlich ist es, dass diese Risiken eintreten? Und was wären die Auswirkungen in diesem Fall?

In dieser Risikomanagementprozess-Phase schätzt Ihr Team die Wahrscheinlichkeit und die Folgen jedes Risikos ab, um zu entscheiden, worauf es sich zuerst konzentrieren soll. Faktoren wie mögliche finanzielle Verluste für das Unternehmen, verlorene Zeit und die Schwere der Auswirkungen spielen bei der genauen Analyse der einzelnen Risiken eine Rolle. Indem Sie jedes einzelne Risiko unter die Lupe nehmen, können Sie auch häufige Probleme in einem Projekt erkennen und den Risikomanagementprozess für zukünftige Projekte weiter verfeinern.

3. Priorisieren Sie das Risiko

Nun beginnt die Priorisierung. Bewerten Sie jedes Risiko unter Berücksichtigung der Eintrittswahrscheinlichkeit und der möglichen Auswirkungen auf das Projekt.

Mit diesem Schritt erhalten Sie eine ganzheitliche Sicht auf das Projekt und können feststellen, wo die Schwerpunkte des Teams liegen sollten. Vor allem aber wird es Ihnen die Ermittlung umsetzbarer Lösungen für jedes Risiko erleichtern. Auf diese Weise wird das Projekt als solches während der Behandlungsphase nicht unterbrochen oder erheblich verzögert.

4. Behandeln Sie das Risiko

Sobald die schlimmsten Risiken zutage treten, sollten Sie Ihren Behandlungsplan auf den Weg bringen. Sie können zwar nicht jedes Risiko vorhersehen, aber mit den vorangegangenen Schritten Ihres Risikomanagementprozesses sollten Sie auf dem richtigen Weg sein. Beginnen Sie mit dem Risiko mit der höchsten Priorität und beauftragen Sie Ihr Team damit, das Risiko entweder zu beseitigen oder zumindest soweit zu mindern, dass es keine Gefahr mehr für das Projekt darstellt.

Effektive Risikobehandlung und -minderung bedeutet auch, die Ressourcen Ihres Teams effizient zu nutzen, ohne dass das Projekt in der Zwischenzeit entgleist. Wenn Sie im Laufe der Zeit eine größere Datenbank mit abgeschlossenen Projekten und deren Risikoprotokollen aufbauen, können Sie mögliche Risiken vorhersehen und so einen proaktiven anstelle eines reaktiven Ansatzes verfolgen, wodurch eine effektivere Behandlung möglich wird.

5. Überwachen Sie das Risiko

Eine klare Kommunikation innerhalb Ihres Teams und mit den Stakeholdern ist für eine fortlaufende Risikokontrolle unerlässlich. Und auch wenn es sich manchmal so anfühlt, als würden Sie einen Sack Flöhe hüten – mit Ihrem Risikomanagementprozess und dem zugehörigen Projektrisikoregister ist es alles andere als heikel, diese beweglichen Ziele im Auge zu behalten.

Probieren Sie eine der obigen Vorlagen aus, um mit Ihrem Risikomanagementprozess zu beginnen.