Wat zijn procesbeschrijvingen?

Het doel van processen in kaart brengen is dat organisaties en bedrijven de efficiëntie verhogen. Procesbeschrijvingen geven inzicht in een proces, helpen teams om te brainstormen over ideeën voor procesverbetering, verbeteren de communicatie en leveren procesdocumentatie op. Door processen in kaart te brengen, worden inefficiënties, herhalingen en vertragingen zichtbaar. Ze helpen om de grenzen, eigendom, verantwoordelijkheid en effectitiviteitsmaatregelen of metriek van een proces te bepalen.

Een van de doelen van processen in kaart brengen is om beter inzicht te krijgen in een proces. Het onderstaande stroomdiagram is een goed voorbeeld van het gebruik van procesbeschrijving om een proces te begrijpen en verbeteren. In dit diagram is het proces het maken van pasta. Hoewel dit een zeer vereenvoudigd voorbeeld van een proceskaart is, gebruiken veel bedrijven vergelijkbare diagrammen om processen te begrijpen en procesefficiëntie te verhogen, bijvoorbeeld bij werkzaamheden, financiën, toeleverketens, verkoop, marketing en accounting.
 

Procesbeschrijvingen lichten verspilling uit, stroomlijnen werkprocessen en bouwen begrip op binnen je bedrijf. Met procesbeschrijvingen kun je de belangrijke details van een proces visueel overbrengen zonder uitgebreide schriftelijke richtlijnen.

Stroomdiagrammen en procesbeschrijvingen worden gebruikt om:

• het begrip van een proces te verbeteren
• te analyseren hoe een proces verbeterd kan worden
• anderen te laten zien hoe een proces verloopt
• de communicatie te verbeteren tussen individuen die betrokken zijn bij hetzelfde proces
• procesdocumentatie te leveren
• projecten te plannen

Procesbeschrijvingen kunnen tijd besparen en projecten vereenvoudigen omdat ze:

• het projectontwerp versnellen
• ideeën, informatie en gegevens effectief communiceren
• helpen bij probleemoplossing en besluitvorming
• problemen en mogelijke oplossingen identificeren
• snel en economisch gebouwd kunnen worden
• processen in stappen opsplitsen en eenvoudig te volgen symbolen gebruiken
• gedetailleerde verbindingen en reeksen laten zien
• een proces helemaal laten zien, van begin tot eind

Procesbeschrijvingen helpen je om de belangrijke kenmerken van een proces te begrijpen zodat je nuttige data kunt produceren om te gebruiken bij probleemoplossing. Procesbeschrijvingen helpen je om strategisch belangrijke vragen te stellen waarmee je elk proces kunt verbeteren.

Procesbeschrijvingen worden gebruikt om je proces naar anderen te communiceren. Je kunt er mee bouwen aan een beter begrip. De meestvoorkomende soorten procesbeschrijvingen zijn:

• Activiteitsproceskaart

  : geeft de activiteiten weer die waarde toevoegen of die geen waarde toevoegen in een proces

• Gedetailleerde proceskaart

  : geeft een meer gedetailleerde kijk op iedere stap in het proces

• Documentkaart

  : documenten zijn de input en output in een proces

• High-level proceskaart

  : de weergave van een proces op hoog niveau, waaronder de interacties tussen Leverancier, Input, Proces, Output, Klant (SIPOC: Supplier, Input, Proces, Output, Customer)

• Weergegeven proceskaart

  : geeft de huidige (current) en/of toekomstige (future) staat van processen weer om plekken voor procesverbetering aan te wijzen

• Zwembaankaart (of functieoverschrijdende kaart)

  : splitst de verantwoordelijkheden voor subprocessen in het proces uit

• Waardetoegevoegd kettingdiagram

  : vakken zonder verbindingen die een vereenvoudige versie van een proces weergeven voor een snel inzicht

• Value Stream Map

  : een techniek voor efficiënt (lean) management waarbij processen geanalyseerd en verbeterd worden om een product te maken of om een service te leveren aan een klant.

• Workflow diagram

  : een werkproces weergegeven in 'stroom'-formaat, zonder UML-symbolen.

In het bedrijfsleven is een proces een groep gerelateerde taken die plaatsvinden als gevolg van een gebeurtenis. Deze taken leveren een gewenst resultaat op voor de klant. Procesbeschrijvingen kunnen op allerlei vlakken van het bedrijf worden ingezet: verbeteren van bedrijfsprocessen, opnieuw ontwerpen van bedrijfsprocessen, re-engineering, training, kwaliteitsverbetering, simulatie, informatietechnologie, werkmeting, documentatie, procesanalyse, operationeel procesontwerp, procesintegratie, acquisities, fusies en verkopen van ondernemingen. Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen kan ook helpen om te voldoen aan eisen op het gebied van fabricage en dienstverlening zoals bijvoorbeeld ISO 9000 (Internationale Organisatie voor Standardisatie) of ISO 9001.

Het in kaart brengen van processen is tegenwoordig gestroomlijnd dankzij software die meer inzicht in de processen geeft. Proceskaarten zijn weergaves voor procesbeschrijvingen en kunnen gecreëerd worden in gewone programma's als Microsoft Word, PowerPoint of Excel, maar er zijn andere programma's die geschikter zijn voor het maken van een proceskaart. Bij proceskaarten draait het erom je proces aan anderen te communiceren om je managementdoelen te halen. Als jij weet hoe je een proces in kaart kunt brengen, bouw je aan een betere communicatie en inzicht binnen je organisatie.

Stap 1: Identificeer het probleem

• Welk proces moet worden gevisualiseerd?
• Plaats de titel bovenaan het document.

Stap 2: Brainstorm over betrokken activiteiten

• Op dit moment is de volgorde van de stappen nog niet belangrijk, maar het kan helpen om te onthouden welke stappen er voor je proces nodig zijn.
• Bepaal hoe gedetailleerd je het proces gaat bekijken.
• Bepaal wie wat doet en wanneer het wordt gedaan.

Stap 3: Bepaal de grenzen

• Waar of wanneer begint het proces?
• Waar of wanneer zal het proces stoppen?

Stap 4: Bepaal de stappen en plaats ze in volgorde

• Het is handig om je beschrijving te beginnen met een werkwoord.
• Je kunt ervoor kiezen de algemene stroom weer te geven of elke gedetailleerde actie of beslissing te laten zien.

Stap 5: Teken de basissymbolen van een stroomdiagram

Elk element in een proceskaart wordt weergegeven door een specifiek stroomdiagram symbool. Vervolgens kun je met Lucidchart in je proceskaart vormen aanmaken en verplaatsen, labels en opmerkingen toevoegen en zelfs kiezen voor een aangepaste stijl.

• Ovalen tonen het begin of het einde van een proces.
• Rechthoeken tonen een bewerking of activiteit die gedaan moet worden.
• Pijlen geven de stroomrichting aan.
• Ruiten tonen een punt waar een beslissing moet worden genomen. Pijlen die vertrekken uit een ruit worden meestal aangeduid met ja of nee. Er vertrekt slechts één pijl uit het activiteitssymbool.  Als er meer pijlen nodig zijn, gebruikt u beter een ruitvorm.
• In een paralellogram wordt invoer of uitvoer getoond.

Stap 6: Voltooi het procesdiagram

• Beoordeel het stroomdiagram samen met andere belanghebbenden (teamleden, werknemers, leidinggevenden, leveranciers, klanten, enz.) en kom tot een consensus.
• Geef je diagram een titel en noteer de datum (en andere belangrijke gegevens) om er gemakkelijk naar te kunnen verwijzen.
• Stel jezelf de volgende vragen:
  • Wordt het proces uitgevoerd zoals het moet?
  • Zullen de teamleden het opgetekende proces volgen?
  • Gaat iedereen akkoord met stroom van de proceskaart?
  • Zijn bepaalde stappen overbodig?
  • Ontbreken er stappen?

Proceskaarten bieden waardevolle inzichten in hoe bedrijven en organisaties hun processen kunnen verbeteren. Wanneer belangrijke informatie visueel wordt gepresenteerd, wordt een project beter begrepen en wordt samenwerken gemakkelijker.