Wat is procesdocumentatie?

Een procesdocument beschrijft de stappen die nodig zijn om een ​​taak of proces te voltooien. Het is een interne, lopende documentatie van het proces, terwijl het zich voordoet—documentatie heeft eerder betrekking op 'hoe' processen worden uitgevoerd dan op 'wat' de resultaten zijn. Een bedrijf is in wezen een groep van onderling gerelateerde processen, en als deze processen niet worden opgetekend, kunnen er storingen optreden. Bedrijven gebruiken herhaalbare processen die van fundamenteel belang zijn voor een succesvolle werking. Procesdocumentatie dient dan ook als een cruciale gids die medewerkers en managers kunnen raadplegen.

​

Procesdocumentatie is een stappenplan voor uw organisatie—het helpt u de huidige toestand van een proces te identificeren en geeft inzicht in hoe u het proces kunt verbeteren. Elke taak die meer dan een keer gedaan wordt of voltooid wordt door meerdere mensen moet worden gedocumenteerd. Dit schept consistentie voor uw organisatie en stelt u in staat om toezicht te houden en processen regelmatig te herzien.

Zelfs hoogopgeleide piloten met duizenden trainings- en vlieguren doorlopen voor elke vlucht hun checklist. Ze vertrouwen niet alleen op hun geheugen en elke stap is een belangrijk element in de schakel.

Via procesdocumentatie kunt u ook nagaan wat medewerkers doen en krijgt u een betere kijk op de interne werking van het bedrijf. Als processen niet worden gedocumenteerd, worden ze elke keer als ze herhaald worden opnieuw ontworpen. Wanneer een werknemer vertrekt, neemt deze alle proceskennis met zich mee als dit niet voldoende opgetekend werd.

Wanneer u nieuwe werknemers aanneemt, kunt u aan de hand van een gedocumenteerd proces hun functies uitleggen en aantonen welke plaats deze innemen binnen het bedrijf. Met gedocumenteerde processen wordt het opleiden van nieuwe medewerkers een stuk gemakkelijker.

Procesdocumentatie is cruciaal voor projecten die sociale verandering teweegbrengen. Het richt zich dan op de percepties en de veranderende percepties van de betrokken partijen.

In de hectische wereld van vandaag willen gebruikers dingen snel kunnen afhandelen. Ze moeten vaak hun aandacht verdelen over verschillende zaken en eisen intuïtieve en taakgebaseerde informatie. Dit is waar procesdocumentatie een cruciale rol kan spelen.

Procesdocumentatie volgt de stappen van een proces tijdens de uitvoering. Het doel is om inzicht te krijgen in de implementatie zodat u de gebruikte strategie en procedure waar nodig kunt aanpassen en verbeteren.

Proactief beheer van processen kan:

• Gebreken elimineren
• De tijd die aan taken wordt besteed, verminderen
• Kosten doen dalen
• Middelen die voor taken worden ingezet, verminderen
• Efficiëntie verhogen
• De algemene kwaliteit verbeteren
• Leiden tot meer tevredenheid bij klanten en medewerkers

Procesdocumentatie helpt iedereen te begrijpen hoe dingen als gedrag en houding moeten veranderen om het gewenste resultaat te bereiken. Het biedt ook een context voor processen, zodat anderen kunnen zien hoe een project in een groter geheel past en wat de totale impact ervan is.

​

Projectteam: Het projectteam is verantwoordelijk voor procesdocumentatie. De documentatie moet deel uitmaken van de teamactiviteiten zodat leren geïntegreerd wordt. Toch kan het nuttig zijn om iemand die niet bij het dagelijkse projectwerk betrokken is aan te duiden als eigenaar van de documentatie, zodat het team zich kan richten op het optekenen van processen, het organiseren en verspreiden van informatie en het stimuleren van reflectie. Deze persoon moet gericht blijven op de doelstellingen van het project om nieuwe denkroutes en aanpassingen mogelijk te maken naarmate het project vordert.

Stakeholders: Alle stakeholders die bij een specifiek project betrokken zijn, moeten toegang krijgen tot de procesdocumentatie zodat ze inzicht krijgen in de meningen en perspectieven van anderen in het proces, en er bovendien zelf over kunnen nadenken en uit kunnen leren.

Buitenstaanders: Buitenstaanders kunnen een nieuw en onpartijdig perspectief bieden op het verbeteren van een proces.

Procesdocumentatie kan tijdrovend zijn, maar het biedt tal van voordelen voor uw organisatie die het de moeite waard maken.

• Maakt continue en tijdige veranderingen in processen mogelijk om de productiviteit te verhogen
• Voorkomt dat procedures niet gebruikt worden omdat ze niet begrepen worden
• Bewaart opgedane kennis ook wanneer medewerkers die bij het proces betrokken zijn het bedrijf verlaten
• Helpt bepalen of processen efficiënt zijn of dat bepaalde stappen moeten worden afgeschaft/herzien
• Helpt alle leden van een organisatie om het proces te begrijpen en identificeert de juiste contactpersoon bij problemen.
• Verbetert de beveiliging
• Maakt het makkelijker om normen en consistentie te handhaven en de externe wet- en regelgeving te volgen.
• Dient als een direct beschikbaar leermiddel voor nieuwe medewerkers
• Biedt context voor individuele projecten
• Stimuleert discussie over de huidige processen
• Maakt outsourcing mogelijk omdat de kennis gemakkelijk kan worden overgedragen

​

• Stakeholders kunnen zich anders gaan gedragen als ze weten dat wat ze zeggen in procesdocumentatie wordt opgenomen.
• De persoon die een proces optekent, begrijpt het misschien zelf niet helemaal.
• Belangengroepen kunnen procesdocumentatie gebruiken om bepaalde problemen en vraagstukken aan te kaarten.
• Procesdocumentatie kan een project vertragen.

• Tools om het proces vast te leggen, zoals interviews, groepsdiscussies, video's, foto's, observaties van de gebruikers, dagboeken, etc. Het kan zeer nuttig zijn om deskundigen in het proces te interviewen om alle informatie te verzamelen.
• Tools voor het organiseren van informatie. U kunt kennis samenvatten in artikels, case studies, videoclips, etc.
• Tools voor het visualiseren van processen, zoals  de procesdocumentatiesoftware van Lucidchart..
• Tools voor het verspreiden van informatie, zoals e-mail, kranten, internet, etc.

Bij het documenteren van processen moet u steeds streven naar kwaliteit. Een slecht geschreven procedure kan een mislukking betekenen. Enkele veelvoorkomende oorzaken van slecht geschreven procedures zijn:

• Het niet uitleggen van het doel of de motivatie van een taak
• Het weglaten van informatie
• Het toevoegen van onnodige en afleidende informatie

Procesdocumenten onthullen veel over uw bedrijfsfilosofie. Slecht geschreven en verouderde documenten kunnen wijzen op een gebrek aan aandacht en interesse. Documenten die up-to-date en met zorg samengesteld zijn, maken teams binnen bedrijven sterker en verbeteren de efficiëntie.

1. Bepaal de omvang van het document en identificeer uw proces. Beschrijft het een enkele taak in een keten van activiteiten of de hele procedure voor een fabriek? Het is aanbevolen dat elk document zich op een zo klein mogelijk proces toelegt.

2. Hou steeds het doelpubliek in gedachten. Wat weten ze al over het onderwerp? Waar en hoe gebruiken ze het product? Hoe is uw doelpubliek samengesteld?

3. Schrijf een titel en een inleiding waarin u beschrijft wat het proces is, waarom of wanneer gebruikers het moeten uitvoeren en hoe het past in het grotere geheel van de organisatie. Licht toe waarom het proces belangrijk is.

4. Beschrijf de personen die bij het proces betrokken zullen zijn en bepaal hun rol. Gebruik functiebenamingen in plaats van namen.

5. Bepaal de grenzen van het proces, of de begin- en eindpunten.

6. Bepaal de output van het proces, of wat er geproduceerd wordt.

7. Bepaal de input van het proces, of de middelen die nodig zijn om het proces uit te voeren.

8. Brainstorm over alle activiteiten die nodig zijn om het proces te voltooien. Deze strategie die het schrijven voorafgaat, noemen we "inventarisering."

9. Organiseer de items uit uw inventarisatie in opeenvolgende stappen. Besteed voldoende aandacht aan het opsplitsen van de stappen. Acties die logisch bij elkaar horen, moeten bij elkaar blijven. Als een stap in het algemeen meer dan één werkwoord of het woord "en" bevat, moet deze waarschijnlijk in twee stappen worden opgesplitst. Beperk het aantal stappen—gebruik onderverdelingen voor langere taken en begin met een nieuwe nummering onder elke onderverdeling. Gebruik lagen—geef gebruikers meer informatie door minder prominente tekst onder de belangrijkste stap te plaatsen. 

10. Breid uw stappen uit om ervoor te zorgen alle noodzakelijke informatie is opgenomen, zoals mogelijke gevaren, advies om problemen op te lossen of voorbeelden.

11. Maak een processtroomdiagram om de stappen visueel weer te geven.

12. Voeg eventueel screenshots of afbeeldingen toe die extra duidelijkheid scheppen.

13. Formatteer uw informatie, zodat het gemakkelijk is om te scannen, te lezen en te begrijpen. Gebruik opsommingstekens, tabellen, koppen, enz. Geef duidelijk weer hoe processen met elkaar verbonden zijn. Leid lezers onderaan het document "De opmaak van de nieuwsbrief" naar het document "Bewerken van de nieuwsbrief".

14. Test het proces. Kijk hoe iemand anders het gebruikt.

15. Vraag collega's om uw document te beoordelen en feedback te geven.

16. Vergeet niet dat uw documentatie een actief document is dat voortdurend moet worden bijgewerkt.

• Maak documenten openbaar en zichtbaar om alle medewerkers en lezers te bereiken.
• Bewaar ze op een centrale locatie—als u de toegang tot documenten beperkt, denken mensen vaak dat ze alleen relevant zijn voor een bepaalde groep.
• Maak ze gemakkelijk bewerkbaar en doorzoekbaar—processen ondergaan voortdurend veranderingen en nieuwe feedback moet altijd worden opgenomen om de effectiviteit te verbeteren. Beoordeel documenten minstens een keer per jaar.
• Wees beknopt—lever alleen wat nodig is.
• Wees flexibel—wees bereid om een ​​proces, waar nodig, tussentijds aan te passen om stappen op een natuurlijke manier te laten ontstaan.
• Vraag feedback van de werknemers—medewerkers die direct bij het proces betrokken zijn, kunnen inzicht bieden in het belang van elke stap, kortere routes, etc.
• Voorzie screenshots voor alles wat moeilijk uit te leggen is.
• Gebruik stroomdiagrammen—een beeld zegt meer dan duizend woorden. Zorg ook voor een checklist om na te gaan of elke stap voltooid is.
• Maak een sjabloon om documenten te helpen standaardiseren en het proces te vergemakkelijken.
• Hou de opmaak simpel.
• Maak een stijlgids.
• Maak afzonderlijke documenten voor de verschillende processen en procedures in plaats van één uitgebreid document.
• Hou bij wanneer het proces voor het laatst is bijgewerkt.
• Bewaar een lokale back-up van de bestanden op uw bureaublad of in een cloudgebaseerd privésysteem.

Kijk bij het controleren van processen vooral naar gebieden waar een kwaliteitscontrole nodig kan zijn om de efficiëntie te verbeteren, zoals wanneer een proces van één persoon of team wordt overgedragen naar een andere persoon of team. Probeer onnodige verschuivingen tussen afdelingen te minimaliseren tijdens een proces. Let vooral op dubbele taken en beslis of het nuttig of inefficiënt is om beide te behouden.

Ondernemers moeten opletten dat ze zich niet blind staren op hun processen. Dit kan remmend werken en de voortgang van procedures tegenhouden. Het is belangrijk dat u aan uw bedrijf werkt en uzelf een beetje ruimte gunt om belangrijke processen te kunnen identificeren en ze te verbeteren.

​

Softwaredocumentatie is een vorm van procesdocumentatie die helpt software efficiënt en passend te gebruiken. Hoewel het oorspronkelijk bedoeld was om ervaren gebruikers te helpen, is het nu aangepast om ook nieuwe gebruikers wegwijs te maken. Deze ontwikkeling resulteerde in taakgerichtheid, waarbij informatie in opeenvolgende stappen wordt uitgelegd, zoals in how-to's of tutorials. Een goed document moet begrijpelijk zijn voor de gebruiker zodat deze het betreffende programma ook effectief op de werkplek zal gebruiken.

De term "procesdocumentatie" werd voor het eerst ontwikkeld door het Filippijnse National Irrigation Agency (Nationale agentschap voor irrigatie) op een conferentie in 1978. Het werd gebruikt om te verwijzen naar een project waarbij sociale wetenschappers in dorpen verbleven om er de processen die landbouwers doorliepen, op te tekenen. De methode werd vervolgens uitgebreid naar andere sectoren en gebieden. Zo documenteerde het Aga Khan Rural Support Programme (AKRSP, een programma voor plattelandssteun) in Qujarat bijvoorbeeld hun projectactiviteiten in de sociale bosbouw en het gezamenlijk bosbeheer. Het researchfonds voor agrarische ontwikkeling, BAIF, deed aan procesdocumentatie in haar communautaire gezondheidsprogramma voor inheemse gezinnen uit Vansda Taluka.