Wat is een procesbeschrijving
Een procesbeschrijving is een tool voor planning en beheer waarmee je de werkstroom visueel beschrijft. Procesbeschrijvingen laten een reeks evenementen zien die tot een eindresultaat leiden. Een procesbeschrijving wordt ook wel een stroomdiagram, processtroomdiagram, procesdiagram, functioneel procesdiagram, functioneel stroomdiagram, procesmodel, werkstroomdiagram, bedrijfsstroomdiagram of processtroomdiagram genoemd. Dit type diagram laat zien wie er betrokken is bij een proces en wat het inhoudt en kan gebruikt worden in ieder bedrijf of organisatie. Het maakt zichtbaar waar een proces verbeterd kan worden.
In minder dan 5 minuten aan de slag met Lucidchart
- Gebruik onze online tool om je eerste online diagram te maken op basis van een sjabloon of leeg canvas of importeer een document.
- Voeg tekst, vormen en lijnen toe om je stroomdiagram aan te passen.
- Meer informatie over het aanpassen van de stijl en opmaak in je stroomdiagram.
- Vind wat je nodig hebt met 'Functie zoeken'.
- Deel je stroomdiagram met je team om samen te werken.
Processen in kaart brengen
Het in kaart brengen van processen is tegenwoordig gestroomlijnd dankzij software die meer inzicht in de processen geeft. Proceskaarten zijn weergaves voor procesbeschrijvingen en kunnen gecreëerd worden in gewone programma's als Microsoft Word, PowerPoint of Excel, maar er zijn andere programma's die geschikter zijn voor het maken van een proceskaart. Bij proceskaarten draait het erom je proces aan anderen te communiceren om je managementdoelen te halen. Als jij weet hoe je een proces in kaart kunt brengen, bouw je aan een betere communicatie en inzicht binnen je organisatie.
Stap 1: Identificeer het probleem
- Welk proces moet worden gevisualiseerd?
- Plaats de titel bovenaan het document.
Stap 2: Brainstorm over betrokken activiteiten
- Op dit moment is de volgorde van de stappen nog niet belangrijk, maar het kan helpen om te onthouden welke stappen er voor je proces nodig zijn.
- Bepaal hoe gedetailleerd je het proces gaat bekijken.
- Bepaal wie wat doet en wanneer het wordt gedaan.
Stap 3: Bepaal de grenzen
- Waar of wanneer begint het proces?
- Waar of wanneer zal het proces stoppen?
Stap 4: Bepaal de stappen en plaats ze in volgorde
- Het is handig om je beschrijving te beginnen met een werkwoord.
- Je kunt ervoor kiezen de algemene stroom weer te geven of elke gedetailleerde actie of beslissing te laten zien.
Stap 5: Teken de basissymbolen van een stroomdiagram
Elk element in een proceskaart wordt weergegeven door een specifiek stroomdiagram symbool. Vervolgens kun je met Lucidchart in je proceskaart vormen aanmaken en verplaatsen, labels en opmerkingen toevoegen en zelfs kiezen voor een aangepaste stijl.
- Ovalen tonen het begin of het einde van een proces.
- Rechthoeken tonen een bewerking of activiteit die gedaan moet worden.
- Pijlen geven de stroomrichting aan.
- Ruiten tonen een punt waar een beslissing moet worden genomen. Pijlen die vertrekken uit een ruit worden meestal aangeduid met ja of nee. Er vertrekt slechts één pijl uit het activiteitssymbool. Als er meer pijlen nodig zijn, gebruikt u beter een ruitvorm.
- In een paralellogram wordt invoer of uitvoer getoond.
Stap 6: Voltooi het procesdiagram
- Beoordeel het stroomdiagram samen met andere belanghebbenden (teamleden, werknemers, leidinggevenden, leveranciers, klanten, enz.) en kom tot een consensus.
- Geef je diagram een titel en noteer de datum (en andere belangrijke gegevens) om er gemakkelijk naar te kunnen verwijzen.
- Stel jezelf de volgende vragen:
- Wordt het proces uitgevoerd zoals het moet?
- Zullen de teamleden het opgetekende proces volgen?
- Gaat iedereen akkoord met stroom van de proceskaart?
- Zijn bepaalde stappen overbodig?
- Ontbreken er stappen?
Proceskaarten bieden waardevolle inzichten in hoe bedrijven en organisaties hun processen kunnen verbeteren. Wanneer belangrijke informatie visueel wordt gepresenteerd, wordt een project beter begrepen en wordt samenwerken gemakkelijker.
Doel van procesbeschrijvingen
Het doel van processen in kaart brengen is dat organisaties en bedrijven de efficiëntie verhogen. Procesbeschrijvingen geven inzicht in een proces, helpen teams om te brainstormen over ideeën voor procesverbetering, verbeteren de communicatie en leveren procesdocumentatie op. Door processen in kaart te brengen, worden inefficiënties, herhalingen en vertragingen zichtbaar. Ze helpen om de grenzen, eigendom, verantwoordelijkheid en effectitiviteitsmaatregelen of metriek van een proces te bepalen.
Begrijpen van processen
Een van de doelen van processen in kaart brengen is om beter inzicht te krijgen in een proces. Het onderstaande stroomdiagram is een goed voorbeeld van het gebruik van procesbeschrijving om een proces te begrijpen en verbeteren. In dit diagram is het proces het maken van pasta. Hoewel dit een zeer vereenvoudigd voorbeeld van een proceskaart is, gebruiken veel bedrijven vergelijkbare diagrammen om processen te begrijpen en procesefficiëntie te verhogen, bijvoorbeeld bij werkzaamheden, financiën, toeleverketens, verkoop, marketing en accounting.
Voordelen van procesbeschrijvingen
Procesbeschrijvingen lichten verspilling uit, stroomlijnen werkprocessen en bouwen begrip op binnen je bedrijf. Met procesbeschrijvingen kun je de belangrijke details van een proces visueel overbrengen zonder uitgebreide schriftelijke richtlijnen.
Stroomdiagrammen en procesbeschrijvingen worden gebruikt om:
- het begrip van een proces te verbeteren
- te analyseren hoe een proces verbeterd kan worden
- anderen te laten zien hoe een proces verloopt
- de communicatie te verbeteren tussen individuen die betrokken zijn bij hetzelfde proces
- procesdocumentatie te leveren
- projecten te plannen
Procesbeschrijvingen kunnen tijd besparen en projecten vereenvoudigen omdat ze:
- het projectontwerp versnellen
- ideeën, informatie en gegevens effectief communiceren
- helpen bij probleemoplossing en besluitvorming
- problemen en mogelijke oplossingen identificeren
- snel en economisch gebouwd kunnen worden
- processen in stappen opsplitsen en eenvoudig te volgen symbolen gebruiken
- gedetailleerde verbindingen en reeksen laten zien
- een proces helemaal laten zien, van begin tot eind
Procesbeschrijvingen helpen je om de belangrijke kenmerken van een proces te begrijpen zodat je nuttige data kunt produceren om te gebruiken bij probleemoplossing. Procesbeschrijvingen helpen je om strategisch belangrijke vragen te stellen waarmee je elk proces kunt verbeteren.
Soorten procesbeschrijvingen
Procesbeschrijvingen worden gebruikt om je proces naar anderen te communiceren. Je kunt er mee bouwen aan een beter begrip. De meestvoorkomende soorten procesbeschrijvingen zijn:
- Activiteitsproceskaart: geeft de activiteiten weer die waarde toevoegen of die geen waarde toevoegen in een proces
- Gedetailleerde proceskaart: geeft een meer gedetailleerde kijk op iedere stap in het proces
- Documentkaart: documenten zijn de input en output in een proces
- High-level proceskaart: de weergave van een proces op hoog niveau, waaronder de interacties tussen Leverancier, Input, Proces, Output, Klant (SIPOC: Supplier, Input, Proces, Output, Customer)
- Weergegeven proceskaart: geeft de huidige (current) en/of toekomstige (future) staat van processen weer om plekken voor procesverbetering aan te wijzen
- Zwembaankaart (of functieoverschrijdende kaart): splitst de verantwoordelijkheden voor subprocessen in het proces uit
- Waardetoegevoegd kettingdiagram: vakken zonder verbindingen die een vereenvoudige versie van een proces weergeven voor een snel inzicht
- Value Stream Map: een techniek voor efficiënt (lean) management waarbij processen geanalyseerd en verbeterd worden om een product te maken of om een service te leveren aan een klant.
- Workflow diagram: een werkproces weergegeven in 'stroom'-formaat, zonder UML-symbolen.
Procesbeschrijvingen voor bedrijven
In het bedrijfsleven is een proces een groep gerelateerde taken die plaatsvinden als gevolg van een gebeurtenis. Deze taken leveren een gewenst resultaat op voor de klant. Procesbeschrijvingen kunnen op allerlei vlakken van het bedrijf worden ingezet: verbeteren van bedrijfsprocessen, opnieuw ontwerpen van bedrijfsprocessen, re-engineering, training, kwaliteitsverbetering, simulatie, informatietechnologie, werkmeting, documentatie, procesanalyse, operationeel procesontwerp, procesintegratie, acquisities, fusies en verkopen van ondernemingen. Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen kan ook helpen om te voldoen aan eisen op het gebied van fabricage en dienstverlening zoals bijvoorbeeld ISO 9000 (Internationale Organisatie voor Standardisatie) of ISO 9001.
Symbolen en notaties voor procesbeschrijvingen
Proces- & operationele symbolen
| Symbool | Naam | Beschrijving |
|---|---|---|
| Proces |
De meestgebruikte stroomdiagramvorm geeft een actie, taak of operatie weer die moet worden uitgevoerd. |
| Subroutine |
Toont een serie acties gerelateerd aan een taak, die zelf onderdeel is van een groter proces. Het kan ook betekenen dat er al een stroomdiagram is voor het grotere proces dat als referentie gebruikt kan worden. |
| Alternatief proces | Een alternatief voor de reguliere processtap. Lijnen verbonden met het alternatieve processymbool zijn meestal onderbroken. |
| Vertraging | Staat voor een wachtperiode of vertraging in het proces. |
| Voorbereiding | Een voorbereidende stap voor een andere stap in het proces. |
| Handmatige lus | Een reeks commando's die continu herhaald wordt tot deze handmatig gestopt wordt. |
| Luslimiet | Het punt waarop een lus stopt. |
Symbolen voor vertakkingen & controle van de stroom
| Symbool | Naam | Beschrijving |
|---|---|---|
| Pijl | De pijlen geven de richting aan waarin het stroomdiagram gelezen moet worden (meestal van boven naar onder en/of van links naar rechts). |
| Terminator | Staat voor de ingangs- en uitgangspunten van uw stroomdiagram. Meestal heeft een stroomdiagram maar één startpunt, maar er kunnen meerdere eindpunten zijn. |
| Besluit | Het punt waarop er een besluit genomen moet worden. De pijlen die van de besluitvorm komen zijn meestal gelabeld met ja, nee, waar of niet waar. |
| Connector | Om een verbinding te maken met een andere pagina of sectie van het diagram, als u geen lijn kunt tekenen. U kunt dan een cirkel met een letter gebruiken. Zet ook een cirkel met dezelfde letter op de plek waar de stroom verdergaat. |
| Verbinding naar andere pagina |
Geeft aan dat het proces op een andere pagina verdergaat. Een letter of paginanummer in de vorm vertelt waar u heen moet. |
| Samenvoegen | Een stap waarin twee of meer subprocessen samengevoegd worden tot één. |
| Splitsing | Laat zien dat een proces gesplitst wordt in verschillende, maar parallelle richtingen. |
| Of | Staat voor de plek waar een proces divergeert, meestal in meer dan twee takken. |
| Verzameling of kruispunt | Waar verschillende subprocessen samengevoegd worden in één proces. |
Input- & output-symbolen
| Symbool | Naam | Beschrijving |
|---|---|---|
| Input/output of gegevens | Staat voor materiaal of informatie die het proces in- of uitgaat. Een rapport ontvangen is input. Een rapport genereren is output. |
| Document | Geeft een processtap aan waarbij een document of rapport gegenereerd wordt. |
| Meerdere documenten | Een processtap waarbij meerdere documenten of rapporten geproduceerd worden. |
| Tonen | Een stap die informatie aan een persoon toont. |
| Handmatige invoer | Staat voor een stap waar een gebruiker handmatig informatie moet invoeren. |
Symbolen voor bestands- & informatieopslag
| Symbool | Naam | Beschrijving |
|---|---|---|
| Symbool voor opgeslagen gegevens | Staat voor een stap in het proces waarbij gegevens worden opgeslagen. |
| Databasesymbool | Een lijst met informatie in een standaardstructuur voor zoeken en ordenen. |
| Symbool voor Direct Access Storage | Staat voor een harde schijf. |
| Symbool voor intern geheugen | Gebruikt bij programmeren om informatie weer te geven die opgeslagen is in een geheugen in plaats van in een bestand. |
Symbolen voor gegevensverwerking
| Symbool | Naam | Beschrijving |
| Symbool voor ordenen | Staat voor een proces dat gegevens of materialen in een standaardformaat organiseert. |
| Symbool voor sorteren | Staat voor het sorteren van gegevens, informatie en materialen in een vooraf vastgestelde volgorde. |
Tip voor symbolen voor procesbeschrijvingen
Veel van deze symbolen voor procesbeschrijvingen kunnen het beste alleen gebruikt worden in zeer specifieke technische situaties waarin alle deelnemers de gebruikte symbolen begrijpen. Voor reguliere procesbeschrijvingen zijn de basisvormen voor stroomdiagrammen, zoals proces- en operationele symbolen, een perfecte keuze. Het is ook een goed idee om legenda bij te voegen en de best practices te volgen bij het maken van een stroomdiagram.
