5W1Hなどのビジネスシーンに欠かせないフレームワークの作成や使い方、作成方法に関するヒントなどは、全てLucidchartで学べます。もちろん、ガイドだけではなく、実際にビジネスフレームワークを実施、作成したい際にも使える業務効率化ツールとしてのご利用も可能です。
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5w1hとは？
「5w1h」とは、ビジネスにおける基本的なコミュニケーションフレームワークであり、いつ（When）、どこで（Where）、誰が（Who）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）という要素を抑えることで、相手に明確に情報を伝えるためのフレームワークです。このフレームワークは、メールやプロジェクト企画書、プレゼンなどを組み立てる際に利用され、相手に理解しやすいコミュニケーションを実現することを目指しています。
ビジネスで5w1hが使われる目的メリット
5w1hがビジネスシーンの中で頻繁に使われている理由は主に、情報の漏れや誤解を防ぐためです。すべての重要な要素をカバーすることで、受け手は状況を正確に把握できるため、無駄な質問や追加の確認作業を減らすことができます。また、5w1hを活用することで、情報の整理や優先順位付けが容易になり、論理的かつ効率的なコミュニケーションを促進します。さらに、明確で一貫性のあるメッセージを伝えることができるため、信頼性やプロフェッショナリズムが向上し、ビジネスの信頼関係構築にも寄与します。
したがって、5w1hは効果的な情報伝達とコミュニケーションの質を高めるために、ビジネスにおいて不可欠なツールと言えるでしょう。
基本要素：5w1hの覚え方と意味
5W1Hは英語での要素 のアルファベットの頭文字 (Wで始まる要素が５つとHで始まる要素が一つ）をとっているので覚えやすいようになっています。
When「いつ」
「When」とは、特定の出来事や行動が「いつ」発生するのか、または「いつ」発生したのかを示す要素です。これにより、タイムラインやスケジュールを明確にし、関連するタスクやデッドラインを正確に把握することができます。例えば、プロジェクトの開始日や終了日、会議の開催日時、報告書の提出期限などが「When」に該当します。「When」を明示することで、関係者全員が時間的な制約や重要な日付を理解し、計画的に行動することができます。
Where 「どこで」
「Where」とは、特定の出来事や行動が「どこで」発生するのか、または「どこで」発生したのかを示す要素です。これにより、物理的な場所や環境を明確にし、関係者が適切な場所に集まることができます。例えば、会議の開催場所、プロジェクトの実施現場、商品の配送先などが「Where」に該当します。「Where」を明示することで、関係者全員が場所に関する情報を正確に把握し、適切な対応や準備を行うことができます。これにより、業務のスムーズな進行が可能となり、時間やリソースの無駄を減らすことができます。
Who「誰が」
「Who」とは、特定の行動や出来事に関与する「誰が」関係しているのかを示す要素です。これにより、責任の所在や役割分担が明確になります。例えば、プロジェクトチームのメンバー、タスクを担当する個人、連絡を取るべき担当者などが「Who」に該当します。これにより、関係者全員が自分の役割や他者の役割を理解し、効率的に協力し合うことができます。
What「何を」
「What」とは、特定の出来事や行動において「何」をするのか、または「何」が関与しているのかを示す要素です。これにより、取り組むべき具体的なタスクや活動内容、達成すべき目標や成果物が明確になります。例えば、新製品の開発、サービスの提供、問題の解決、レポートの作成などが「What」に該当します。
Why 「なぜ」
「Why」とは、特定の行動や決定、出来事が「なぜ」行われるのか、その理由や目的を明らかにする要素です。例えば、新しいプロジェクトを始める理由、特定の戦略を採用する目的、会議を開催する意義などが「Why」に該当します。「Why」を示すことで、関係者全員が目的を共有し、一致団結して行動することができるため、プロジェクトや業務の成功に繋がります。
How「どのように」
「How」とは、特定の行動やプロセスが「どのように」行われるのかを示す要素です。プロジェクトの進行方法、製品の製造工程、問題解決の手順などが「How」に該当します。「How」を明示することで、関係者全員が同じ方法で行動し、一貫性のある結果を出すことができます。 また、具体的な手順や方法が明確になることで、効率性や効果性が向上し、計画的かつ組織的な業務遂行が可能となります。
ヒント： ５w１hの要素は必要や場面に応じて順番を入れ替えても問題なく、その時の重要度に応じて順番を入れ替えて活用するとさらにコミュニケーション力がアップします！
さまざまなビジネス場面で役立つ5w1h
5w1hは、コミュニケーションや情報伝達以外にも、課題の説明を改善するフレームワークとしても役立ちます。5w1hを採りいれることにより、コミュニケーションがより効率的に、わかりやすく相手に伝えることができる効果があります。さまざまなビジネスでの活用法を見てみましょう。
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プロジェクトマネジメント:
プロジェクトの計画段階で、5w1hを使用して目標、スケジュール、関係者、場所、理由、方法を明確にします。これ により、プロジェクトの全体像を把握しやすくなり、関係者間のコミュニケーションが円滑になります。 -
マーケティング:
新しいキャンペーンや製品の導入時に、ターゲット顧客（Who）、提供する製品やサービス（What）、実施する時期（When）、実施する場所（Where）、キャンペーンの目的（Why）、実施方法（How）を整理することで、効果的なマーケティング戦略を立てることができます。 -
問題解決:
問題が発生した際に、原因を特定し、解決策を考えるために5w1hを使用します。例えば、問題が発生したのは誰が関与しているのか（Who）、何が問題なのか（What）、いつ発生したのか（When）、どこで発生したのか（Where）、なぜ発生したのか（Why）、どのようにして発生したのか（How）を整理します。 -
報告書作成:
ビジネスレポートやプレゼンテーションの作成時に、5w1hを活用して情報を体系的に整理し、分かりやすく伝えることができます。これにより、読み手が重要なポイントを簡単に理解できるようになります。 -
リスクマネジメント:
リスクを評価し、管理するために5w1hを使用して、潜在的なリスクの特定、リスク発生の要因、影響、対策を整理します。これにより、リスクに対する準備が整いやすくなります。 -
顧客対応:
顧客からの問い合わせやクレームに対応する際に、5w1hを用いて問題の詳細を把握し、適切な対応策を講じることができます。これにより、迅速かつ効果的な顧客対応が可能となります。 -
戦略立案:
企業の中長期的な 戦略を立てる際に、5w1hを使用してビジョンやミッション、戦略の目的と方法を明確にします。これにより、組織全体が同じ方向性を共有し、一貫した行動を取ることができます。
5w1hは、情報を構造化して整理するための強力なツールであり、コミュニケーション相手の理解だけでなく、個人の思考整理のツールとしても重要な役割を果たします。
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5W1Hを書く例文から学べる5w1hの書き方と使い方
5w1hの要素は前のセクションでも紹介した通り、簡単に活用することができます。以下のガイドでは、5w1hの使い方と書き出し方をサンプルと事例で一緒に学んで行きましょう 。
ステップ１：まずは5w1hの要素を書き出すことを忘れずに
まずは、以下の例をご覧になれば誰でもすぐに5w1hを意識しながら、情報を伝えていくことができます。5w1hの書き出しは簡単に短くまとめることをおすすめします。
いつ When：
２週間前どこで Where：
社内で誰が Who
：マーケティングディレクター何を What：
コンバージョン率についてなぜ？Why：
去年より向上する必要性どのように How
：ウェブデザインの改善
ステップ２：5w1h を意識しながらコミュニケーションを実行する
5w1hの要素を書き出した後には、ビジネス文章を作り上げていきましょう。ここで大切なポイントが、必ず5W1Hの要素を意識しながら余計な文章や長文を避けながら、誰が読んでも理解しやすいように情報を伝えていくことです。
また、上部のヒントで説明したように、内容の要素により5w1h要素順番を変更することも必要ですので、これも押さえておきましょう。例えば、問題を重視してコミュニケーションを行いたい場合には、「何を・What」をスタート要素として5W1Hの順番を変更させます。それに対して、問題を明確に理解してもらいたい際には「なぜ？Why」をスタートポイントとして文章を作り上げていきましょう。
5w1hの例文
相手に文章や情報を明確に、誰にでもわかりやすく理解してもらいたい場合には、以下の5w1hを意識した例文を参考にしてみてください。
「二週間前に社内で会議を行った際に、弊社のディレクターが商品ページのコンバージョン率をページのデザイン変更を通してコンバージョン率を去年より５０％上げる必要性があると決定しました。」
この例は、先ほどの例を参考に作成された例ですが、Howが、Whatの前に変更された文章です。
5w1hの発展形？5w2h・5w3h・7w2h・7w3hとは？5w1hとの違いと使うタイミング
5w2hとは？
5w2hとは、5w2hにさらに「How much（どのくらい）」を加えた情報整理のフレームワークです。
- いつ（When)
- どこで（Where）
- 誰が（Who)
- 何を（What)
- どうして（Why)
- どのように（How）
いくら（How Much/Many)
5w3hとは？
5w3hとは、基本の5w1h（Who, What, When, Where, Why, How）に加えて、さらに2つの「H」を追加したフレームワークです。具体的には、次の要素が含まれます：
- いつ（When)
- どこで（Where）
- 誰が（Who)
- 何を（What)
- なぜ（Why)
- どのように（How）
いくら（How Much/How Many)
どのくらいの頻度で（How Often）
5w3hでは、さらにHow many（どれくらい）を追加し、数量に関する情報も整理します。これは、在庫管理や販売予測、リソース計画などで詳細な情報が必要な場合に有効です。
7w2hとは？
7w2hとは5w2h（Who, What, When, Where, Why, How, How Much）に加えて、さら に2つの「W」を追加したフレームワークです。7w2hは、プロジェクトや計画が複雑であり、関与する要素が多い場合に特に有効です。
- 誰が（Who）
- 何を（What）
- いつ（When）
- どこで（Where）
- なぜ（Why）
誰に（Whom）
どれを（Which）
- どのように（How）
- いくらで（How much）
例えば、大規模なマーケティングキャンペーン、製品開発、リスク管理など、詳細な情報と綿密な計画が必要とされるシナリオで使用することで、全体像を明確にし、関係者全員が同じ理解を持つことができます。
7w3hとは？
7w3hは今まで紹介してきたフレームワークをすべて全て組み合わせたもので詳細な内容と様々な関係者が存在する大規模で複雑なビジネスシーンでお役立ちします。
- 誰が (Who)
- 何を (What)
- いつ (When)
- どこで (Where)
- なぜ (Why)
誰に (Whom)
どれを (Which)
- どのように (How)
いくらで (How much)
どれくらい (How many)
使うタイミングまとめ
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5w2h: コストや予算の詳細が必要な場合や、購買判断やリソース管理において、具体的な金額の情報が重要なときに使用します。
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5w3h: 数量や規模に関する詳細な情報が必要な場合に適しています。在庫管理や生産計画、販売予測などで使用されます。
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7w2h: 関係者や選択肢を特定し、評価する必要がある場合に使用します。プロジェクトの関与者やリソースの選定、オプションの比較などで有効です。
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7w3h: 最も詳細な情報が必要な場合に使用します。複雑なプロジェクトの計画や戦略策定、または深い分析や問題解決において適しています。
Lucidchart で可視化できる5w1h
Lucidchartを活用すれば、を5w1hや5w2hなどの可視化により、普段見えにくい事項に対する理解をより効率させることができます。また、5w1hだけではなく、社会人には欠かせないその他のフレームワークや資料、図の作成を直感的なインターフェースで仕事力を上げ、チームと一緒に最短時間でフレームワークを作り上げ行くことが全てオンライン上で実現します。 まずは、無料であなたのコミュニケーション力と仕事力を上げてみませんか？