Zo maak je een balanced scorecard om strategische doelen te bereiken

De balanced scorecard (BSC) werd in de jaren negentig ontwikkeld en won al snel aan populariteit bij grote en kleine organisaties. Bij de revolutionaire managementtool verschoof de traditionele focus op omzet en financiële gezondheid naar een meer holistisch en uitgebreid begrip van de prestaties van een bedrijf.

Tegenwoordig gebruikt 70% van de bedrijven een balanced scorecard, in ieder geval gedeeltelijk, om hun strategische doelen te beheren. Best indrukwekkend voor een systeem dat nog geen 30 jaar oud is.

Laten we eens kijken hoe een balanced scorecard werkt en hoe je er met Lucidchart zelf een kunt maken.

Wat is een balanced scorecard?

De balanced scorecard is een managementsysteem dat oorspronkelijk is ontwikkeld door Robert Kaplan en David Norton om organisaties te helpen hun bedrijfsdoelstellingen te bereiken en belangrijke strategieën uit te voeren.

In het verleden hadden organisaties de neiging zich voornamelijk te concentreren op financiële statistieken en doelstellingen bij het beheren en ontwikkelen van strategieën voor hun bedrijf. Hoewel financiën en inkomsten een belangrijke rol spelen bij de gezondheid en prestaties van elk bedrijf, geeft deze focus een onvolledig beeld van succes (of falen).

De balanced scorecard streeft ernaar om de strategische doelen en algehele visie van een organisatie in evenwicht te brengen door vier belangrijke zakelijke perspectieven te identificeren, meten en beheren:

• Klant
• Financieel
• Interne bedrijfsprocessen
• Leren en groei

Binnen deze vier pijlers schetsen managers hun strategische doelstellingen voor elk bedrijfsperspectief en koppelen deze prestatiemetingen aan een strategiekaart. De strategiekaart laat zien hoe elke doelstelling zich tot de andere verhoudt, zodat managers in één oogopslag een overzicht op hoog niveau van de strategie van hun organisatie kunnen krijgen.

Houd er rekening mee dat prestatiemeting weliswaar een onderdeel is van de balanced scorecard, maar de BSC in de eerste plaats een managementsysteem is.

Door de vier primaire bedrijfsperspectieven te combineren, helpt de balanced scorecard bedrijven en hun managers beter geïnformeerde beslissingen te nemen en met vertrouwen het bedrijf te leiden.

Balanced Scorecard uitleg: de vier perspectieven

De balanced scorecard evalueert de gezondheid van jouw organisatie door in te gaan op vier belangrijke perspectieven. Elk perspectief is gericht op een ander deel van het bedrijf, zodat managers een uitgebreid en genuanceerd inzicht krijgen in de prestaties van het bedrijf.

Leren en groei

Dit perspectief wordt ook wel ‘organisatievermogen’ genoemd. Het kijkt naar de prestaties van een organisatie door de lens van menselijk kapitaal, cultuur, technologie en infrastructuur.

Gebruiken jouw medewerkers bijvoorbeeld je technologische capaciteit bij het uitvoeren van taken en beheren van processen? Biedt jouw organisatie voldoende training en middelen? Welke stappen neem jij om concurrerend te blijven?

Het leer- en groeiperspectief kijkt naar in welke mate informatie en kennis worden vastgelegd en geïmplementeerd door medewerkers om een concurrentievoordeel te creëren.

Interne bedrijfsprocessen

Het volgende perspectief richt zich op hoe goed je interne processen werken.

Zijn er hiaten, vertragingen of knelpunten in de pijplijn die moeten worden aangepakt? Hoe kun je je processen stroomlijnen om meer efficiëntie en effectiviteit te bereiken? Hoe snel kan jouw organisatie zich aanpassen aan veranderende zakelijke behoeften of omstandigheden?

Klant

Bij het klantperspectief wordt ingegaan op de vraag: “Wat is belangrijk voor onze klanten en stakeholders?” Dit perspectief is gericht op het vinden van nieuwe klanten, het opbouwen van naamsbekendheid en vertrouwen en het verhogen van de klanttevredenheid.

Met andere woorden, hoe goed voldoe jij aan de behoeften van je klanten en de stakeholders waarvoor je organisatie is bedoeld?

Financieel

Het laatste stukje van de puzzel is de financiële toestand van de organisatie. Ja, dit is het perspectief dat in het verleden te vaak werd benadrukt.

Maar hoewel financiën achterblijven bij beslissingen uit het verleden, zijn ze nog steeds een belangrijk onderdeel van de gezondheid van elke organisatie en essentieel voor het inzicht in de algehele prestaties en het creëren van strategieën voor de toekomst.

Voordelen van het gebruik van een balanced scorecard KPI

Zoals de naam al doet vermoeden, is een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van een balanced scorecard het creëren van een evenwichtig inzicht in de prestaties van je organisatie. Maar dat is zeker niet het enige voordeel.

Gebruik een balanced scorecard om van de volgende (concurrentie-)voordelen te profiteren.

Betere strategische planning

De balanced scorecard helpt managers van een bedrijf snel de belangrijkste prioriteiten voor elke arm van hun organisatie te identificeren en deze strategieën op elkaar af te stemmen voor optimale prestaties.

De balanced scorecard is vooral handig voor grote organisaties die snel een of meerdere perspectieven uit het oog kunnen verliezen. Door vier primaire perspectieven samen te brengen, kan het seniormanagement duidelijke strategieën creëren die in de hele organisatie op elkaar zijn afgestemd.

Verbeterde projectafstemming

Een betere strategische planning levert betere resultaten op voor projecten en initiatieven binnen de hele organisatie. Als managers de strategische prioriteiten op elk niveau definiëren, kunnen afdelingen en teams ervoor zorgen dat hun projecten goed aansluiten bij de overkoepelende doelstellingen van het bedrijf.

Wanneer medewerkers bijvoorbeeld weten wat de bredere organisatiedoelstellingen zijn, kunnen ze persoonlijke en teamdoelen effectiever stellen en projecten plannen en prioriteren die aansluiten bij de bedrijfsstrategie.

Effectieve prestatiemeting

Hoewel de balanced scorecard in de eerste plaats een managementsysteem is, is het ook een krachtig hulpmiddel voor het meten van prestaties en het verbeteren van prestatieresultaten.

Een goed gedefinieerde balanced scorecard creëert een gestructureerd kader voor het meten van prestaties en helpt organisaties de prestaties duidelijk te communiceren. Door strategische doelen te combineren met concrete prestatiestatistieken, ondersteunt een BSC organisaties en teams bij het uitvoeren van de tactische inspanningen op laag niveau die nodig zijn om hun doelen op hoog niveau te bereiken.

Je eigen balanced scorecard maken

Er zijn meerdere manieren om jouw eigen balanced scorecard te maken en te visualiseren. Je kunt beginnen met een basissjabloon voor een balanced scorecard of er zelf een maken. Pas dit aan jouw behoeften aan en doe wat het beste voor jou werkt.

Zodra je je balanced scorecard-sjabloon klaar hebt, kun je beginnen met het invullen van de lege plekken.

1. Bepaal je strategische doelstellingen

De eerste stap bij het samenstellen van je balanced scorecard is het bepalen van je strategische doelstellingen voor elk bedrijfsperspectief: leren en groei, interne bedrijfsprocessen, klant en financieel.

Doorgaans heeft elk perspectief meerdere strategische doelen (minstens twee of drie) waarop gefocust wordt. Voorbeelden kunnen zijn:

• Medewerkers multidisciplinair trainen
• Toonaangevend zijn op het gebied van innovatie
• Klanten behouden
• Procesefficiëntie verbeteren
• Omzet verhogen

Vergeet niet om je doelen specifiek te maken, maar wel op hoog niveau te houden. We gaan later dieper in op meer specifieke prestatiemaatregelen voor elk doel.

2. Maak een strategiekaart

Vervolgens maak je een strategiekaart. Een strategiekaart is een diagram dat de verbanden of relaties tussen jouw strategische doelstellingen laat zien.

Dit is een handig hulpmiddel om snel je organisatiestrategie te communiceren en te laten zien op welke manier elke afdeling, elk team of persoon bijdraagt aan de bredere doelstellingen van het bedrijf. Een gemakkelijke manier om deze relaties in je diagram weer te geven, is met richtingspijlen om het strategische pad en de verbinding tussen elk doel te tonen.

3. Schets de maatregelen

De laatste stap is het schetsen van de specifieke statistieken die je gaat gebruiken om het succes voor elk strategisch doel te meten. Als een van de doelen voor je interne bedrijfsprocessen bijvoorbeeld is om toonaangevend te zijn op het gebied van innovatie, kun je het succes afmeten aan het aantal nieuwe producten dat geproduceerd is.

Het belangrijkste is om de maatregelen voor elke doelstelling op te sommen en vervolgens de metriek voor de huidige situatie en het toekomstige doel te schetsen. Als je dus het aantal producten meet dat je produceert, schrijf je het huidige aantal geproduceerde producten op en het beoogde aantal.

Aan de hand van deze geschetste maatregelen kun je snel zien hoe je presteert op een bepaald doel en op welke gebieden mogelijk extra ondersteuning nodig is.

Met Lucidchart je eigen balanced scorecard maken

Lucidchart is een oplossing voor het maken van diagrammen waarmee leidinggevenden, managers en medewerkers krachtige visuals voor hun bedrijf kunnen maken. Gebruik Lucidchart om een op maat gemaakte balanced scorecard te maken, die je strategische doelen duidelijk naar voren laat komen en iedereen op koers houdt om aan de prestatiebenchmarks te voldoen.

Of je nu een kant-en-klaar sjabloon aanpast of je eigen diagram helemaal opnieuw begint, in Lucidchart kun je met één klik op de knop prachtige visualisaties maken.

Met gegevenskoppeling kun je gegevens rechtstreeks in je document importeren, zodat je realtime updates kunt ontvangen en alle informatie in één oogopslag kunt bekijken. Bovendien kun je met conditional formatting visuele aanwijzingen rechtstreeks in het ontwerp inbouwen, zodat je snel inzicht krijgt in de voortgang van bepaalde doelen of kunt vaststellen welke meetwaarden de meeste aandacht nodig hebben.

Het mooie van de balanced scorecard zit hem in zijn eenvoud en flexibiliteit. Met behulp van Lucidchart kun je snel een strategisch managementsysteem structureren dat in de hele organisatie werkt.