5 pasos para un proceso de gestión de lanzamientos exitoso

Tiempo de inactividad. Errores. Usuarios enojados.

¿Te suena conocido? Si es así, tal vez debas darle una mirada seria a tu proceso de gestión de lanzamientos.

En el mundo en constante movimiento y evolución de la TI para empresas, no puedes permitirte hacer lanzamientos a medias. Aún así, un asombroso 75% de los problemas son resultado de cambios en el software o en su entorno.

Para evitar costosas demoras y mantener tu organización en funcionamiento, debes invertir en un proceso sólido de gestión de lanzamientos.

¿Qué es la gestión de lanzamientos?

Si tu compañía alguna vez ha tenido que hacer un cambio importante de software, es muy probable que ya hayas notado la necesidad de contar con un proceso de gestión de lanzamientos confiable.

La gestión de lanzamientos supervisa todas las etapas del lanzamiento de un software, desde el desarrollo hasta las pruebas y la implementación. La gestión de lanzamientos es necesaria cada vez que se solicita un producto nuevo o incluso cuando se piden cambios a un producto existente.

Aunque los procesos de gestión de lanzamientos pueden variar y deben personalizarse para cada organización, hay cinco pasos principales en la estrategia de lanzamientos.

1. Planificar el lanzamiento

La etapa de planificación puede ser la que más tiempo demande porque es aquella en la que se estructura todo el lanzamiento, de principio a fin. Un plan de lanzamiento sólido permitirá que tu equipo mantenga el ritmo y se asegure de que se cumplan las normas y los requisitos.

Hay varias formas de encarar un plan de lanzamiento. Uno de los métodos más usados para la gestión de lanzamientos es el ciclo de vida del desarrollo de sistemas (SDLC, por sus siglas en inglés).

El SDLC ayuda a que los desarrolladores de software planifiquen, desarrollen, mantengan y reemplacen los sistemas de software con un alto grado de eficiencia y calidad. El SDLC puede utilizarse junto con otros procesos de gestión de proyectos o en lugar de esos procesos.

Durante esta etapa, debes crear un flujo de trabajo que puedan consultar tanto tu equipo como los principales interesados a lo largo de todo el lanzamiento.

El flujo de trabajo debe explicar de un vistazo cómo se ha planificado todo el lanzamiento y cómo interviene cada integrante del equipo. El plan del lanzamiento debe incluir lo siguiente:

• Líneas de tiempo
• Fechas de entrega
• Requisitos
• Alcance general del proyecto

Hay varias formas de mapear tu plan y aclarar el proceso. Una opción es una lista de verificación de la gestión del lanzamiento. La lista de verificación debe delinear las funciones y las responsabilidades del proceso en un orden cronológico aproximado.

Cuando tu equipo mire la lista, debería estar en condiciones de determinar rápidamente en qué paso están y cuál es su función o su responsabilidad.

Otra opción es crear un flujo de trabajo para el lanzamiento. Lucidchart es una plataforma de productividad gráfica que permite que los desarrolladores mapeen sus procesos con claridad.

Crea un diagrama de flujo intuitivo de tu proceso de lanzamiento con códigos de color, figuras y carriles para designar los cronogramas, las funciones y las tareas. Lucidchart funciona en la nube, así que tú y tu equipo pueden acceder al plan o la lista de verificación del lanzamiento en cualquier momento, en cualquier lugar y con actualizaciones en tiempo real.

Una vez delineado tu plan, preséntalo a todos los interesados que correspondan (tu equipo, el gerente de producto y los líderes de alto nivel) para que lo revisen. Recibe sus comentarios sobre las deficiencias o problemas que vean en los requisitos o en el alcance.

Una vez aprobado y finalizado el plan, puedes ponerlo en acción.

2. Crear la versión del lanzamiento

Una vez finalizado el plan de lanzamiento, puedes empezar a diseñar y crear el producto para su lanzamiento. Este es el verdadero "desarrollo" del producto según los requisitos delineados en el plan de lanzamiento.

Una vez que se han resuelto todos los problemas que hayan surgido, es momento de someter la versión a una prueba en condiciones reales.

Esto puede requerir varias iteraciones. A medida que el equipo construye el producto, se lo envía (por lo general, automáticamente) a un entorno de prueba para obtener la aceptación de los usuarios. Así, el equipo puede identificar los errores o problemas que podrían surgir en el entorno real.

A medida que se identifican los problemas, la versión se vuelve a enviar para desarrollo en la etapa dos. En otras palabras, dentro del proceso iterativo de gestión de lanzamientos, el trabajo puede pasar de la etapa dos a la etapa tres y luego volver atrás nuevamente hasta que se apruebe el lanzamiento.

3. Prueba de aceptación de los usuarios

La prueba de aceptación de los usuarios, también conocida como UAT, tiene lugar cuando los usuarios finales para los que se creó el producto efectivamente lo usan y hacen sus comentarios. Esto suele hacerse en forma de prueba beta gratuita en línea o que se comparte con un grupo más grande de empleados de la compañía.

La prueba de aceptación del usuario es la etapa más importante de la gestión de lanzamientos por la cantidad de datos recopilados y de reparaciones necesarias para llevar la versión hasta donde debe estar para el lanzamiento oficial.

Como dijimos anteriormente, esto es parte de un proceso iterativo. A medida que se identifican los errores, el equipo regresa al tablero de dibujo para solucionar los problemas y rediseñar la versión para que tenga más integridad. La versión debe pasar la etapa de UAT para que sea considerada para su implementación definitiva y lanzamiento.

4. Preparar el lanzamiento

Esta etapa tiene por objeto agregar los toques finales al producto, tomando en cuenta todo lo que se aprendió durante la UAT. La preparación del lanzamiento también incluye una revisión final de calidad a cargo del equipo de control de calidad (QA).

Durante la revisión, el equipo de control de calidad hará las verificaciones finales para asegurarse de que la versión cumpla las normas mínimas aceptables y los requisitos del negocio especificados en el plan de lanzamiento.

Si bien la UAT y el control de calidad no siempre pueden replicar todos los casos que podrían ocurrir cuando se lance el producto, es de esperar que estos pasos brinden más información sobre los errores más comunes a fin de que tu equipo pueda anticipar y prevenir los problemas que pudieran ocurrir en el lanzamiento.

Una vez completada la revisión, el equipo funcional validará las observaciones y finalizará el lanzamiento para su implementación. Antes de que la versión pueda implementarse en un entorno activo, debe ser aprobada por el propietario del producto.

5. Implementar el lanzamiento

Finalmente ha llegado el gran día y es ahora el momento en que se recompensan todos los esfuerzos del equipo. Es hora de lanzar el producto al mundo del entorno de producción en vivo.

Además de simplemente enviar la versión a producción, la etapa de implementación también incluye el envío de mensajes e información sobre el producto, tanto para el usuario final como para la compañía en general.

Por ejemplo, debe notificarse a los usuarios de los cambios en el lanzamiento y cómo manejarse con las funciones nuevas. Según la magnitud de los cambios, tal vez debas ofrecer una capacitación intensiva y continua para que todos adquieran práctica.

Esto es especialmente importante para los lanzamientos internos en los que los empleados que usan el software deben entenderlo para hacer su trabajo con más eficiencia y productividad.

Por último, en la etapa de implementación, el equipo de desarrollo debe reunirse para evaluar el desempeño del lanzamiento y analizar cómo resultó la implementación. Si hay problemas persistentes, deben identificarse y documentarse para que el equipo los solucione en la próxima iteración.

La gestión de lanzamientos supervisa un proceso en cambio constante. Cada lanzamiento es una oportunidad para refinar todo, desde el flujo de trabajo hasta la lista de verificación, a medida que tu equipo descubre qué hoja de ruta tendrá el mejor resultado para cada tipo de lanzamiento... y cuál no.

Además, con Lucidchart, incluso el proceso más complejo de gestión de lanzamientos puede diseñarse para garantizar un lanzamiento exitoso del que tu equipo se enorgullezca.

La plataforma colaborativa facilita que los integrantes de tu equipo, desde los desarrolladores y propietarios del producto hasta los interesados de nivel ejecutivo, vean el plan general y obtengan datos rápidos sobre su avance para mantener a todos informados.

Además, Lucidchart se integra con herramientas de gestión muy usadas, como Confluence, Google Workspace y Slack, por lo que puedes importar los datos y mantener todos los detalles y los bosquejos del proyecto en un solo lugar.

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