Ein Workflow, laut Definition der englischsprachigen Seite von Wikipedia, besteht aus einem orchestrierten und wiederholbaren Muster von Aktivitäten, die durch die systematische Organisation von Ressourcen in Prozessen ermöglicht werden, in denen Materialien umgewandelt, Services bereitgestellt oder Informationen verarbeitet werden. Einfacher ausgedrückt könnte man sagen: Ein Workflow definiert die Schritte, die bei der Erledigung einer Arbeit anfallen.

Ein Geschäfts-Workflow ist ein wiederholbarer Prozess, der aus einer Reihe von Aufgaben besteht, die in der Regel in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen. Stellen Sie es sich am besten so vor: Die Arbeit fließt von einer Phase in die nächste, bis sie erledigt ist.

Workflows sind nützlich, um sicherzustellen, dass Prozesse jedes Mal richtig ausgeführt werden. Wenn Sie zum Beispiel sichergehen möchten, dass alle neuen Mitarbeitenden die Informationen, Richtlinien und Ressourcen erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen, dann können Sie einen Onboarding-Workflow definieren.

Da wir nun geklärt hätten, was ein Workflow ist, erläutern wir, warum Unternehmen effiziente Workflows brauchen, und zeigen Ihnen einige Workflow-Beispiele, die Ihnen den Einstieg erleichtern. (Sie möchten sich direkt die Workflow-Beispiele ansehen? Hier geht's lang.)

Eine kurzer Blick in die Geschichte von Prozess-Workflows

Das Konzept von Workflows geht zurück auf Frederick Taylor und Henry Gantt, zwei Maschinenbauingenieure aus den 1920er Jahren, deren Ziel es war, die industrielle Effizienz zu steigern. Ihre Arbeit führte zu Zeit- und Bewegungsstudien, bei denen die Zeit gemessen wird, die Mitarbeitende zum Abschließen einer Aufgabe oder einer Reihe von Aufgaben benötigen. Damit sollten Wege gefunden werden, um redundante oder sinnlose Bewegungen zu beseitigen. Daraus ließ sich ein Prozess definieren, dem Mitarbeitende folgen sollten, um ihre Aufgaben so effizient wie möglich auszuführen.

Zudem kreierte Henry Gantt sein sogenanntes Gantt-Diagramm – ein Balkendiagramm zur visuellen Verfolgung von Aufgaben und Meilensteinen in einem Projektzeitplan. Gantt-Diagramme werden seit Jahrzehnten zur Verwaltung von Großprojekten eingesetzt. So kamen Sie zum Beispiel auch beim Bau der Hoover-Talsperre in Nevada und dem US-amerikanischen Highway-System zur Anwendung.

Mit wachsender Industrie und Fertigung nahm auch die Zahl der Arbeitskräfte zu. Das Gantt-Diagramm half Managern und Geschäftsinhabern dabei zu ermitteln, wie ihre Arbeitskräfte ihre Arbeit am methodischsten und rationellsten erledigen konnten. Durch den Einsatz von Gantt-Diagrammen waren sie in der Lage, folgende Aspekte nachzuvollziehen und zu verfolgen:

• Welche Aufgaben erledigt werden müssen
• Wer Verantwortung für welche Aufgaben trägt
• Wie lange es dauert, die einzelnen Aufgaben abzuschließen

Durch die genaue Kenntnis dieser Informationen ließen sich Prozesse optimieren und es konnte sichergestellt werden, dass die richtigen Personen mit den passenden Aufgaben betraut wurden und dass genügend Ressourcen zur Verfügung standen, um die Aufgabe zu erledigen.

Wozu sind Workflows nötig?

Sie haben wahrscheinlich eine ganz gute Vorstellung davon, was Sie tun müssen, um Ihre Arbeit zu erledigen, und vielleicht behagen Ihnen strenge Prozesse ohnehin nicht so sehr. Das ist nachvollziehbar, denn in der Regel mögen wir Menschen Veränderung nicht. Oft sind wir in dem Glauben gefangen, dass das, was wir tun, am besten ist, weil wir es schon immer so gemacht haben.

Bei häufig wiederkehrenden Verfahren ist es allerdings durchaus von Vorteil, einen Workflow zu erstellen, und zwar aus den folgenden Gründen.

Geschäftsabläufe verbessern

Wenn Sie bestimmte Schritte und Abläufe definieren, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind, können Sie Geschäftsabläufe verbessern, indem Sie sicherstellen, dass Aufgaben von den richtigen Personen in der richtigen Reihenfolge und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erledigt werden.

Ein Workflow kann für eine Person oder für eine Gruppe von Personen konzipiert werden, deren Rollen und Aufgaben voneinander abhängen, um ein Projekt durchzuführen. Ein einfacher Workflow könnte zum Beispiel den Prozess zur Genehmigung von Inhalten in einer Software-Installationsanleitung beschreiben:

1. Ein technischer Redakteur dokumentiert die Installationsanweisungen anhand den von Fachkräften gesammelten Informationen.
2. Das Dokument wird den Fachkräften zur Prüfung vorgelegt.
3. Der technische Redakteur arbeitet Änderungen basierend auf den Prüfungsergebnissen ein.
4. Das Dokument wird abschließend geprüft.
5. Das Dokument wird abgenommen oder abgelehnt.
6. (Bei Ablehnung) Der Redakteur überarbeitet den Entwurf und reicht ihn erneut ein.
7. (Bei Abnahme) Das Dokument wird veröffentlicht.

Die einzelnen Schritte einfach aufzuschreiben, ist nicht gerade ein Workflow, aber ein guter Anfang. Wenn Sie sie aber, wie im Beispiel unten dargestellt, formalisieren und visualisieren, wird ein Workflow daraus, und diese Darstellung hilft anderen, die Prozesse zu verstehen, was Ihr Unternehmen effizienter macht. Wir zeigen Ihnen weiter unten, anhand eines Beispiels, wie Sie selbst einen Workflow erstellen und grafisch darstellen können.

Redundante Prozesse und Aktivitäten beseitigen

Start-ups sind in der Regel klein und haben weniger Prozesse und Aktivitäten als ausgereifte Unternehmen. Wenn Sie jedoch von Beginn an Workflow-Diagramme nutzen und diese im Zuge des Firmenwachstums aktualisieren, lassen sich Redundanzen leichter erkennen und unsinnige Abläufe besser beseitigen, als wenn Workflows undokumentiert, also einfach nur im Blick behalten und verfolgt werden.

Wenn Sie das Workflow-Management in Ihre tägliche Arbeit einbinden, können Sie den gesamten Ablauf von Anfang bis Ende verfolgen. Außerdem können Sie Änderungen einfacher vornehmen, wenn Sie den Workflow verbessern und unnötige Schritte, Rollen und Aktivitäten beseitigen möchten.

Betriebskosten senken

Ein Workflow-Diagramm kann Ihnen helfen, bewährte Verfahren zu definieren und Geschäftsabläufe zu optimieren. Dadurch und durch Beschleunigung von Arbeiten stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie weniger Ressourcen benötigen, um die Arbeit zu erledigen. Da Sie also mit weniger Ressourcen die gleichen Ziele erreichen können, können Sie Kosten senken und den Gewinn steigern.

Auf Probleme schnell reagieren

Früher, in den 1980er Jahren beispielsweise, wurden Workflow-Diagramme (oder Flussdiagramme) noch auf Papier gezeichnet, wenn sie überhaupt festgehalten wurden. Es war also ziemlich mühsam, die Diagramme zu aktualisieren, wenn Änderungen an Prozessen eingearbeitet werden mussten. Das war ein Grund, weshalb einige Unternehmen „festgefahren“ und unflexibel waren und nur langsam auf Marktveränderungen und sich wandelnde Kundenanforderungen reagierten.

Mit der zunehmenden Globalisierung der Wirtschaft und der wachsenden Internationalisierung von Unternehmen wurde es immer wichtiger, Geschäftsprozesse und Workflows nachvollziehen zu können, um sich auf den eigenen Märkten zu behaupten. Die Erstellung eines Workflow-Diagramms gestaltete sich allerdings nach wie vor sehr mühsam und erfolgte auf Papier. Das bedeutete, dass Workflows nach ihrer Veröffentlichung und Umsetzung sehr schnell veraltet sein konnten.

In den 1990er Jahren wurde Workflow-Managementsoftware entwickelt. Diese ersetzte nun die Workflow-Diagramme auf Papier durch elektronische Flussdiagramme, die auf dem Computer gespeichert und mit wenigen Klicks aktualisiert werden konnten. Die breite Einführung von BPMN-Tools (Business Process Modeling and Notification) 2005 machte softwarebasierte Workflow-Managementsysteme robuster.

Dadurch, dass sich Workflow- und Geschäftsmodellierungen jetzt softwarebasiert vornehmen ließen, war es viel einfacher, Diagramme zu ändern, da Änderungen sich mit nur wenigen Klicks einarbeiten ließen.

Prozesse automatisieren

Mithilfe von Workflows für Geschäftsprozesse können Sie ermitteln, an welchen Stellen in Ihrem Betrieb Automatisierungen möglich sind. Verfahren im Kundendienst können etwa bestimmte Aktionen wie E-Mails und Sonderangebote auslösen, die Kunden zum erneuten Kauf anregen. Diese Art der Automatisierung kann Mitarbeitenden im Vertrieb die Möglichkeit geben, sich auf die Suche nach Neukunden zu konzentrieren. Mitarbeitende aus dem Kundendienst hingegen können sich mit der Lösung von Problemen der Kundschaft beschäftigen.

 

Ein Workflow kann Ihnen dabei helfen zu erkennen, wo Sie einfache Aufgaben automatisieren können. In einem Prozess, bei dem mehrere Personen Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erledigen müssen, kann das zum Beispiel das Weiterleiten dieser Aufgaben von einer Person zur nächsten sein. Automatisierung erleichtert die Analyse von Geschäftsabläufen, Sie erkennen Trends besser, können sich besser auf Risiken vorbereiten und Geschäftserweiterungen planen.

Workflow-Beispiele

In Prozess-Workflows lassen sich nicht nur bestimme Rollen oder die Organisation in einem Unternehmen darstellen. Workflows können jeder Abteilung dienen, die ihre Arbeit so effizient wie möglich erledigen möchte, ob Engineering, Marketing, Produktion, HR, Sales, IT oder Operations.

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Die Vorlagen weiter unten können Sie als Ausgangspunkt nehmen, um Ihre eigenen Prozesse zu definieren. Melden Sie sich gleich an, um noch weitere Vorlagen zu erhalten.

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