RACI-Matrix im Projektmanagement: Optimieren Sie den Lebenszyklus Ihres Projekts

Sie kennen das folgende Szenario schon. Sie starten mit einem großen Projekt, und alles scheint nach Plan zu verlaufen. Die Roadmap ist detailliert und umfangreich. Sie haben Ihre Meilensteine festgelegt. Ihre Mitarbeitende sind motiviert. Die leitenden Stakeholder sind zufrieden.

Doch dann beginnen die ersten Probleme. Fristen werden nicht eingehalten. Aufgaben werden vergessen. Plötzlich läuft Ihr ganzes Projekt aus dem Ruder.

Was ist schiefgegangen?

Vermutlich haben Sie die Projektrollen und -verantwortlichkeiten in Ihrer Roadmap nicht veranschaulicht. Eine klare Rollen- und Verantwortungsverteilung sind für den Erfolg eines jeden Projekts ganz entscheidend. Ohne sie können Projekte schnell ins Stocken geraten und die Stakeholder müssen zusehen, wie sie die Kohlen aus dem Feuer holen.

Hier kommt die RACI-Matrix ins Spiel. Die RACI-Matrix unterstützt das Projektmanagement bei der Prozessoptimierung, indem sie sicherstellt, dass alle Teammitglieder und Stakeholder ihre spezifische Rolle verstehen. Erfahren Sie, warum die RACI-Matrix im Projektmanagement wichtig ist und wie Sie sie in Ihrem nächsten großen Projekt zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Was eine RACI-Matrix?

Eine RACI-Matrix ist ein Diagramm, das die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in jeder Ihrer Projektphasen definiert und dokumentiert. Innerhalb des RACI-Diagramms werden jede Aufgabe, jeder Meilenstein und jede Entscheidung im Rahmen des Projekts aufgeführt.

Der Begriff RACI ist ein Akronym, das vier zentrale Rollen innerhalb eines Projekts festlegt:

Responsible – zuständig für die Durchführung: Eine oder mehrere Personen, die für die Ausführung der zugewiesenen Aufgabe oder Funktion verantwortlich ist. Sie sind für die Fertigstellung der Arbeit und die Entscheidungsfindung zuständig. Sie sind sozusagen die „Macher“.

Accountable – rechenschaftspflichtig: Die Person, die für den erfolgreichen Abschluss der Arbeit verantwortlich ist (d. h. der „Eigentümer“ der Arbeit). Dieses Person gibt die fertige Arbeit frei. Die verantwortliche Person bzw. das verantwortliche Team berichtet an diese Person. Diese Rolle wird in der Regel vom Projektsponsoring übernommen.

Consulted – konsultiert: Die Personen, die den notwendigen Input und die Informationen zu dem Projekt und den Aufgaben bereitstellen. Sie sind in der Regel Fachkräfte und nehmen eine aktive Rolle im Prozess ein.

Informed – zu informieren: Die Personen oder Stakeholder, die mit Fortschrittsberichten und Updates auf dem Laufenden gehalten werden müssen. Sie tragen nicht direkt zu den Entscheidungen bei, müssen aber über diese informiert sein.

Vorteile des RACI-Modells

Das RACI-Modell ist nützlich, weil es schnell und einfach zu erstellen ist. Außerdem ist es leistungsstarkes Tool, mit dem Erwartungen erfüllt, Rollen organisiert und Prozesse von Anfang bis Ende optimiert werden.

Und das alles in einer übersichtlichen, leicht verständlichen Tabelle.

Das RACI Modell hat mehrere entscheidende Vorteile, die es für das Projektmanagement besonders wertvoll machen. Diese visuelle Darstellung:

• Spezifiziert die Rollen und beseitigt Unklarheiten
• Hält Projekte auf Kurs und sorgt dafür, dass nichts übersehen wird
• Sorgt für reibungslose Übergänge und Übergaben bei Fluktuation von Mitarbeitenden
• Priorisiert die Kommunikation zwischen Teams und Stakeholdern

Neben der klaren Zuweisung von Rollen fördert die RACI-Matrix eine bessere Kommunikation auf allen Ebenen. Indem der Rolle des „zu Informierenden“ die gleiche Bedeutung beigemessen wird, werden Stakeholder, die sonst möglicherweise von der Diskussion ausgeschlossen wären, miteinbezogen.

Während „zu informierende“ Stakeholder in der Regel keine Erkenntnisse oder Anweisungen bieten, können sie effektiver in ihren eigenen Verantwortungsbereichen arbeiten, wenn sie selbst einen Überblick haben. Die RACI-Matrix verbessert die Projekteffizienz und -effektivität rundum.

So erstellen Sie eine RACI-Matrix für Ihr Projekt

Die Schönheit der RACI-Matrix liegt in der Einfachheit ihrer Erstellung. Führen Sie die folgenden vier Schritte aus, um Projektrollen und -aufträge strategisch zuzuweisen.

Schritt 1: Projektaufgaben auflisten

Treffen Sie sich mit den wichtigsten Stakeholdern, um alle Aufgaben, Meilensteine und Entscheidungen im Rahmen des Projekts zu identifizieren. Die Liste sollte sowohl Leistungen (z. B. Produkte) als auch Aktivitäten wie Meetings enthalten.

Führen Sie diese Projektelemente in der Reihenfolge ihrer geplanten Fertigstellung auf der linken Seite der Matrix (der Y-Achse) auf.

Schritt 2: Projektrollen planen

Identifizieren Sie alle Projektrollen – dies sind in der Regel Jobbezeichnungen – entlang der oberen Zeile (auch X-Achse genannt) der Matrix. Die X-Achse könnte beispielsweise Rollen wie Projektmanagement, Unternehmensanalyse, Entwicklung, technische Architekturarbeiten und CTO enthalten.

Möglicherweise entdecken Sie beim Ermitteln aller relevanter Stakeholder weitere Aufgaben, die Sie der Y-Achse hinzufügen können. Ergänzen Sie diese nach Bedarf.

Schritt 3: RACI Verantwortlichkeiten zuweisen

Gehen Sie als Nächstes jede Zelle der Matrix durch und füllen Sie die entsprechende RACI Rolle aus (zuständig für die Durchführung, rechenschaftspflichtig, konsultiert, zu informieren).

Arbeiten Sie sich der Reihe nach durch die Aufgabenliste, bis das gesamte Modell ausgefüllt ist. Bedenken Sie, dass es für Aufgaben mehr als einen verantwortlichen Stakeholder geben kann, aber nur eine rechenschaftspflichtige Person pro Aufgabe.

Schritt 4: Ausarbeiten und freigeben

Sobald Ihr RACI-Diagramm ausgefüllt ist, geben Sie sie für alle Stakeholder des Projekts frei und bitten Sie um Feedback. Beheben Sie jegliche Konflikte oder Probleme bei den Aufgaben und holen Sie dann die endgültige Freigabe für das Modell ein.

Das Modell sollte vor dem Projektbeginn genehmigt werden, damit alle auf demselben Stand sind.

Abwägungen

Einige Punkte müssen berücksichtigt werden, um den größtmöglichen Nutzen aus der RACI-Matrix zu ziehen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass jeder Aufgabe sowohl eine für die Durchführung zuständige als auch eine rechenschaftspflichtige Rolle zugewiesen ist. Achten Sie jedoch auf Aufgaben mit mehreren „rechenschaftspflichtigen“ Stakeholdern. Zu viele rechenschaftspflichtige Personen oder Teams können den Fortschritt eines Projekts behindern. Weisen Sie nur so viele Personen bzw. Teams wie nötig zu, um Ineffizienzen durch „zu viele Köche“ zu vermeiden.

Außerdem sollten Sie bedenken, dass es gelegentlich Rollen gibt, die sich nicht in alle Kategorien einordnen lassen. So wird zwar für jede Aufgabe eine zuständige und eine rechenschaftspflichtige Partei benötigt, aber es ist vielleicht nicht notwendig, jemanden zu informieren oder Beratung zur Arbeit einzuholen. Und das ist auch in Ordnung. Vor allem bei großen Projekten mit vielen Variablen können Effizienz und Klarheit durch das Schaffen von Ordnung verbessert werden.

In diesem Fall könnten Sie auf ein alternatives Modell namens RACIO ausweichen. RACIO umfasst zwei weitere Kennzeichnung: „Omitted“ (ausgelassen) und „Out of the Loop“ (nicht relevant für diesen Schritt) für diejenigen Rollen, die nicht perfekt in das RACI Modell passen.

Wenn also nicht jeder Stakeholder eine aktive Rolle übernehmen muss, können Sie bei den Stakeholdern, die diese Aufgabe ignorieren können, ein „O“ eintragen. So können sich die betreffenden Personen auf die für ihre Rolle wichtigsten Aufgaben konzentrieren. Durch die strategische Rollenzuweisung innerhalb der RACI-Matrix können Sie das Modell optimieren und so die Projekteffizienz verbessern.

Eine RACI-Matrix in Lucidchart erstellen

Lucidchart ist eine cloudbasierte Lösung zur Erstellung von Diagrammen, mit deren Hilfe eingespannte Projektmanager wertvolle Diagramme und Prozessflüsse erstellen können, einschließlich RACI-Matrizes.

Der echte Mehrwert einer RACI-Matrix für das Projektmanagement entsteht durch klare Kommunikation. Wenn die Stakeholder Ihres Projekts jedoch keinen einfachen Zugang zu den RACI-Aufgaben haben, können sie nur schwer einen Überblick behalten.

Lucidchart ermöglicht es Führungskräften, ihre RACI-Diagramme auf Knopfdruck mit ihren Teammitgliedern zu teilen. Da Lucidchart cloudbasiert ist, haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Ressourcen – unabhängig davon, wo oder wann Sie diese benötigen.

Im Idealfall verläuft Ihr Projekt genau nach Plan. Leider ist das nicht immer realistisch. Wenn Änderungen vorgenommen werden müssen, ist ein flexibles RACI Diagramm ein Muss. Lucidchart gibt Ihnen die benötigte Flexibilität zur Anpassung von Rollen und Aufgaben, ohne neu anfangen zu müssen. Zudem können Benutzer Änderungen und Updates sofort sehen und verpassen so nichts.

Mit Lucidchart können Sie leicht verständliche RACI-Modelle erstellen und so stets den Überblick über Ihre Projekte behalten.

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