6 essentiële stappen van het inkoopproces

Voor wie van winkelen houdt, lijkt het inkoopproces wel een droom: het is alsof je winkelt met het geld van iemand anders. Hoewel dat in essentie waar is, is inkoop veel complexer dan dat. Zo complex zelfs dat het inkoopproces gestroomlijnd moet worden binnen een zogenoemde process flow.

Een visuele weergave van je inkoopproces helpt alle stakeholders om zich bewust te zijn van de belangrijke stappen op weg naar een aankoop en helpt bovendien potentiële problemen en obstakels in kaart te brengen.

Het hele systeem voor inkoopbeheer kan best een uitdaging zijn, maar we zijn er om je te helpen. We leggen je graag uit wat het inkoopproces precies inhoudt en helpen je om je eigen process flow voor inkoop uit te werken, zodat iedereen binnen je organisatie zicht heeft op het overeengekomen proces. Een visuele weergave kan een ingewikkeld systeem efficiënt en moeiteloos laten verlopen.

Wat is een inkoopproces?

Een goede inkoopprocedure telt zes belangrijke stappen.

Inkoopproces stappen: 6 stappen voor inkoop

1. Identificatie van de behoefte

De eerste stap in het inkoopproces is een verzoek dat wordt ingediend bij de inkoopafdeling. Het kan om relatief eenvoudige verzoeken gaan (zoals een nieuwe softwarelicentie voor de marketingafdeling) of om complexe uitdagingen (zoals de opening van een nieuw kantoor in Guatemala). In ieder geval moet elk verzoek schriftelijk worden ingediend en een gedetailleerde omschrijving bevatten.

2. Selectie van leveranciers

Vervolgens moet de inkoopafdeling leveranciers natrekken, offertes opvragen voor het benodigde item en uiteindelijk een leverancier selecteren. Dit is een belangrijke stap in het proces, aangezien reputatie, kosten, snelle dienstverlening en betrouwbaarheid allemaal overwogen moeten worden alvorens er een definitieve beslissing kan worden genomen. De vuistregel is om ten minste drie offertes te vergelijken, al is het aan je organisatie om die best practice vast te leggen.

Meer informatie over het RFP-proces (offerteaanvraag).

3. Een inkoopaanvraag indienen

Nu is het tijd om goedkeuring te krijgen voor de aankoop. Nadat je de meest geschikte leverancier hebt geïdentificeerd en een akkoord hebt bereikt over de details, heb je een schriftelijke goedkeuring nodig van de afdeling die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van aankopen. Zorg ervoor dat de aankoopafdeling over de volgende informatie beschikt:

• De aanvrager van het item of de dienst
• Het aantal en de beschrijving van het item of de dienst
• Alle nuttige informatie over de leverancier
• Prijs

4. Aankooporder aanmaken

Zodra het aankoopverzoek is goedgekeurd, verstrekt de financiële afdeling een aankooporder aan de leverancier. Die aankooporder geeft de leverancier het signaal dat het aankoopverzoek is goedgekeurd en dat hij het verzoek kan uitvoeren.

Als je bedrijf van plan is om op lange termijn bij deze leverancier te bestellen (of als je bedrijf in het algemeen afhankelijk is van veel externe leveranciers), kan het nuttig zijn om een onboardingproces voor leveranciers te ontwikkelen, zodat beide partijen begrijpen wat er van hen wordt verwacht.

5. Factuur en bestelling

De leverancier stuurt vervolgens een factuur naar de koper. De factuur is een betalingsverzoek en geeft een gedetailleerd overzicht van de kosten. De factuur bevat ook een betalingstermijn. Elke betaling moet dus binnen deze termijn gebeuren, anders kan er een boete worden opgelegd (die meestal ook op de factuur wordt vermeld).

De leverancier zal ook een order uitsturen, dat is een andere gedetailleerde beschrijving van de gevraagde goederen of diensten. Dit is de laatste kans voor je organisatie om de aanvraag te wijzigen. Het is dus belangrijk dat je zowel de factuur als de bestelling grondig controleert: kloppen de items, diensten en prijzen?

6. Betaling

Nadat de goederen zijn ontvangen of de dienst is verleend, is het tijd om je leverancier te betalen. De financiële afdeling stuurt de betaling naar de leverancier volgens de gewenste betalingsmethode.

Houd alles bij voor je administratie.

Alle bovenstaande stappen moeten worden bijgehouden voor interne en externe audits, dus je hebt een centrale plaats nodig om facturen, bestellingen en andere begeleidende documentatie op te slaan. Zorg ervoor dat je hier redundantie hebt ingebouwd. Je zult waarschijnlijk een digitale aankoopmethode gebruiken, dus het kan nuttig zijn om papieren versies van documentatie af te drukken en ze op een veilige plaats te bewaren in geval van een totale digitale ramp.

Inkoopproces beschrijving: 3 onderdelen

Je inkoopproces bestaat uit drie hoofdcomponenten.

1. Mensen

Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar vergeet niet om bij het creëren van je inkoopproces ook rekening te houden met de drukke agenda's en de complexiteit van de betrokken personen. Als een van de belangrijkste besluitvormers je CFO is, en hij of zij de komende twee weken in Hawaï vertoeft, moet je daar rekening mee houden in je inkoopcyclus.

Je mag ook niet vergeten dat de kosten en het risico van de aankoop zullen bepalen hoeveel mensen er waarschijnlijk bij betrokken zullen zijn. Als je een handgeblazen glazen kroonluchter van 750.000 dollar koopt, heb je meer goedkeuring nodig dan voor de aankoop van zeven nieuwe Photoshop-licenties. Besluitvormers zijn bijvoorbeeld:

• Manager van de verzoekende afdeling
• HR
• Inkoop
• Financiën
• Juridische afdeling
• Operations

2. Proces

Het proces van je organisatie moet worden gevolgd om de inkoop te voltooien. Zo niet, dan is het mogelijk dat leveranciers niet op tijd worden betaald, dat aankopen vertraging oplopen en dat je omzet in het gedrang komt. Het proces goed opvolgen is essentieel voor het succes van de inkoop.

3. Papierwerk

Dit is een beetje een misleidende benaming, omdat er tegenwoordig vaak maar heel weinig papier wordt gebruikt. We hebben het hier over de software die wordt gebruikt bij het inkoopproces. Alles moet gedocumenteerd worden.  

Inkoop versus aankoop

De zeven bovenstaande stappen zijn veel ingewikkelder dan online winkelen en een nieuwe legging kopen met je creditcard. Aankoop is een onderdeel van inkoop, maar het is slechts één van de zeven stappen. Wanneer je nadenkt over de aankoop, denk er dan aan in de context van je organisatie en in het inkoopproces. Houd rekening met alles, van leveranciers tot stakeholders en kosten. Inkoop is ingewikkelder dan alleen maar je creditcard gebruiken.

Procesbeschrijving inkoop visualiseren

Als de bovenstaande stappen je enigszins afschrikken, maak je dan vooral geen zorgen: visualisatie is de oplossing. Inkoopcycli zijn gemakkelijker te begrijpen dankzij visuals. Met een van onze Lucidchart-sjablonen kun je je eigen aangepaste stroomdiagram voor het inkoopproces maken.

In onze visuele werkruimte kun je het proces in real time bijsturen voor meer efficiëntie. Maar het gaat veel verder dan alleen maar het proces aanpassen. Je kunt ook:

• Verwijzen naar goedgekeurde leveranciers: als je een goede relatie hebt met een bepaalde leverancier, bewaar die informatie dan voor de toekomst in het stroomdiagram.
• Verwijzen naar interne formulieren: aankooporders, offerteaanvragen en formulieren voor aankoopaanvragen zijn allemaal essentieel voor de inkoop. Bewaar de meest recente versies van de formulieren in je stroomdiagram voor gemakkelijke toegang.
• Een lijst maken van stakeholders: het is handig om de e-mailadressen van stakeholders goed bij te houden bij de juiste stappen. Als Janet van de financiële afdeling bijvoorbeeld een aankoopverzoek moet beoordelen voordat een aankooporder kan worden aangemaakt, zet haar contactgegevens dan in de stap 'Beoordeeld door inkoop-/financieel team'.

Als je organisatie nog steeds met papier en spreadsheets werkt, is het tijd om over te stappen naar een digitale oplossing. Inkoopsoftware helpt het hele proces te automatiseren, zodat je organisatie snel aankopen kan afronden en toegang krijgt tot kortingen, terwijl je er tegelijkertijd zeker van bent dat de aankoop die wordt gedaan, overeenstemt met de aankoopverzoek. Software elimineert veel van de menselijke fouten die problemen in het inkoopproces kunnen veroorzaken. Met software is het makkelijk te achterhalen wat er fout ging, zodat dezelfde fout in de toekomst niet meer wordt gemaakt.

Als het niet goed wordt aangepakt, kan het inkoopproces uitlopen op een nachtmerrie, met torenhoge kosten en een enorme inefficiëntie. Maar dankzij een visuele weergave beschik je over een gestroomlijnd proces dat leidt tot lagere kosten, betere relaties met leveranciers en tevreden interne stakeholders.