Il fut un temps où les employeurs étaient loyaux envers les employés et vice versa. Après 40 ans ou plus passés dans la même entreprise, un employé prenait sa retraite avec un régime de pension généreux. Même si le poste de l’employé changeait à la suite d’une promotion ou d’une évolution de carrière, à long terme, il restait dans la même entreprise.

Mais dans les années 1980, quelque chose a changé. Les entreprises prospères, même celles qui affichaient des bénéfices records, ont commencé à licencier des employés principalement pour satisfaire leurs actionnaires. De nombreuses entreprises ont cessé d’offrir un régime de retraite et ont essayé de trouver des moyens créatifs de se débarrasser des salariés avant qu’ils ne remplissent les conditions requises pour percevoir leur pension.

En conséquence, au cours des 30 dernières années, la loyauté entre employeur et employé n’a cessé de diminuer. En 2018, le Bureau of Labor Statistics a signalé qu’en moyenne, les hommes changent d’emploi tous les 4,3 ans et les femmes tous les 4 ans. Ces chiffres sont généralement plus faibles pour les jeunes employés et beaucoup plus élevés pour les employés plus âgés (2,8 ans pour les employés âgés de 25 à 34 ans et 10,1 ans pour ceux âgés de 55 à 64 ans).

Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez être confronté à des démissions d’employés toutes les semaines, voire plus souvent. Dans cet article, vous découvrirez comment élaborer une procédure de départ cohérente pour que les employés, les directeurs, les RH et les responsables informatiques connaissent les mesures à prendre pour assurer une transition réussie.

Un employé démissionne : nos conseils

Les employés démissionnent pour différentes raisons, telles qu’une offre d’emploi dans une autre entreprise pour un meilleur salaire ou de meilleurs avantages, un déménagement dans une autre région ou pays, un départ à la retraite ou encore pour réaliser le rêve de toute leur vie et devenir marionnettiste (moins probable).

En tant que responsable ou faisant partie des ressources humaines, vous pouvez demander respectueusement à l’employé pourquoi il envisage de partir, car sa réponse pourrait révéler certains dysfonctionnements au sein de l’entreprise. Cependant, avant toute chose, votre travail consiste à être courtois et professionnel lorsqu’un employé démissionne. 

Ne faites pas de blagues du genre « Génial, je n’aurai pas besoin de vous congédier » ou « Enfin ! On va revivre ». N’essayez pas de culpabiliser les employés pour qu’ils changent d’avis. Il peut être opportun d’exprimer votre tristesse ou votre déception à l’égard du départ de l’employé, mais il est préférable de le remercier pour ses services, de le féliciter pour sa nouvelle opportunité et de lui souhaiter bonne chance pour ses projets futurs.

Si l’employé est apprécié et utile à votre organisation, vous pouvez lui offrir un salaire plus élevé ou des avantages pour l’inciter à rester. Gardez simplement à l’esprit que vos actions et paroles représentent votre entreprise et que vous pouvez être accusé de discrimination. Si l’employé ne répond pas aux attentes de son poste, une démission peut être bénéfique pour vous, car elle vous évite d’entamer une procédure de mise à pied ou de licenciement. Vous devez toujours les traiter avec courtoisie et respect.

Les étapes de votre procédure de démission doivent être facilement compréhensibles afin que tout le monde puisse les suivre, et prévoir que tous les employés soient traités de la même manière afin d’éviter toute accusation de discrimination.

Veillez à ce que la rupture se fasse à l’amiable et que chacune des parties reste en bons termes avec l’autre.

Procédure de démission : les différentes étapes

Une fois qu’un employé a démissionné (et supposant que vous avez réagi de manière appropriée), vous devez suivre les procédures de démission standard de votre entreprise. Pour la plupart des organisations, le processus de départ des employés doit comprendre les étapes suivantes :

1. Demander une lettre de démission

Vous avez besoin d’une démission écrite pour pouvoir l’ajouter au dossier personnel de l’employé. Une lettre de démission indique que l’employé est à l’origine du licenciement et que celui-ci n’est pas dû à une quelconque mesure disciplinaire. En général, ce document mentionne l'intention de l'employé de partir, donne un préavis (la durée du préavis diffère en fonction de la fonction, du type de contrat et de l'ancienneté de l'employé) et précise son dernier jour de travail.

2. Collaborer avec le responsable de l’employé pour pourvoir le poste

La démission d’un employé peut entraîner une perturbation du flux de travail habituel du service. Communiquez avec les responsables pour déterminer le degré d’impact que le départ aura sur l’équipe. L’employé devra-t-il être remplacé immédiatement ? Le travail peut-il être réparti entre les employés restants ? Votre équipe peut-elle travailler efficacement sans remplacer l’employé ? Devez-vous prévoir le recrutement d’un nouvel employé sans attendre ?

Déterminez également si l’employé qui démissionne doit respecter son préavis. Si sa présence a un impact négatif sur le moral du personnel, vous pouvez lui suggérer de partir plus tôt, en lui garantissant qu’il sera toujours payé pour les semaines restantes. Si, de par son rôle, il est le seul à posséder certaines connaissances, il vous faudra probablement le garder le plus longtemps possible afin qu’il puisse transmettre ces connaissances, fournir des documents sur les procédures et former ses collaborateurs à l’exécution des tâches dont il a la charge.

Les politiques de votre entreprise peuvent exiger que l’employé quitte son poste immédiatement après l’annonce de sa démission. Même si l’employé vous est utile, qu’il est très apprécié et qu’il serait un atout important pendant la période de transition, vous devrez respecter la procédure de l’entreprise pour éviter toute accusation de discrimination.

3. Travailler avec le service informatique

Les informaticiens de votre organisation ont la tâche importante d’assurer la sécurité de l’entreprise. Lorsqu’un employé démissionne, vous devez communiquer avec le service informatique afin qu’il puisse planifier le moment opportun pour désactiver les mots de passe, supprimer les comptes, récupérer les biens de l’entreprise (ordinateurs portables, téléphones, clés USB...) et équiper le collaborateur qui le remplacera.

Créer une liste de contrôle pour votre processus de démission

Si vous n’avez pas établi de procédure de démission standard, commencez par définir les responsabilités de toutes les personnes concernées par la transition. 

L’agent RH n’est pas la seule personne qui interagira avec l’employé. Votre liste doit inclure les responsabilités de l’employé sur le départ, de son responsable, des informaticiens et de toute autre personne susceptible d’être impliquée dans le processus de démission.

Utilisez ces informations pour avoir une vue d’ensemble des tâches à accomplir. À partir de là, vous pouvez créer des flux de travail plus détaillés pour toutes les parties concernées.

Par exemple, votre répartition générale peut inclure les éléments suivants :

• Tâches pour l’employé
  • Présenter une lettre de démission.
  • Transférer ses connaissances aux autres membres de l’équipe.
  • Terminer ses projets en cours.
  • Débarrasser l’espace de travail de ses objets personnels.
• Tâches pour le responsable de l’employé
  • Informer les RH que l’employé démissionne.
  • Aider l’employé à finaliser ses projets et/ou à en assurer le transfert.
  • Distribuer le travail et les responsabilités de l’employé aux autres collaborateurs jusqu’à ce qu’un remplaçant soit trouvé.
  • Demander à ce qu’un poste vacant soit ouvert pour remplacer l’employé qui part. 
• Tâches du responsable RH
  • Communiquer et régler les derniers détails.
  • Collaborer avec le responsable de service pour déterminer si l’employé sera remplacé et à quel moment il le sera.
  • Planifier et réaliser un entretien de sortie.  
• Tâches de l’informaticien
  • Désactiver les mots de passe.
  • Supprimer les comptes.
  • Récupérer les biens appartenant à l’entreprise.
  • Réinitialiser les ordinateurs et tout autre appareil pour être prêt à accueillir le nouvel employé.

Après avoir créé une vue d’ensemble de la procédure ou un schéma de la répartition des tâches, fournissez tous les détails nécessaires afin que toutes les personnes impliquées dans le processus de départ des employés sachent ce qu’elles doivent faire et à quel moment. Vous pouvez illustrer ces étapes à l’aide d’un logigramme.

Lucidchart dispose d’une immense bibliothèque de modèles que vous pouvez utiliser pour créer des logigrammes détaillés. Rapprochez-vous de vos collègues pour vous assurer que chacun connaît ses responsabilités et qu’il n’y a pas de discordances dans l’équipe. Collaborer en temps réel sur des documents partagés dans le cloud permet à chacun d’avoir une vision claire de la situation et de vous assurer qu’aucune étape n’est oubliée.