O que é e como fazer gráfico de Gantt

Quando apenas listados, requisitos de projetos podem ser difíceis de entender, principalmente se você estiver gerenciando projetos grandes com muitas tarefas simultâneas. O gráfico de Gantt é uma ferramenta de gestão de projetos usada para visualizar todas as suas tarefas, do início à conclusão de um projeto. 

Com estrutura semelhante a uma linha do tempo, o gráfico de Gantt estabelece tarefas individuais e suas dependências, propriedades das tarefas, duração das tarefas e a duração esperada do projeto como um todo. Com cada tarefa mapeada e atribuída com clareza, você e toda a sua equipe podem acompanhar os prazos e certificar-se de que todos se responsabilizam pelo projeto.

Gráficos de Gantt também podem ser chamados de diagramas de Gantt ou cronogramas de Gantt. Os diagramas de Gantt oferecem muitas vantagens. No entanto, eles não devem ser usados em todo tipo de projeto nem para todos os estilos de gestão de projetos. Conheça as vantagens e desvantagens dos gráficos de Gantt antes de decidir usá-lo.

Vantagens:

• Gráficos de Gantt fornecem uma visão geral e também detalhada dos requisitos de um projeto.

• Eles podem ser usados para manter as partes interessadas e os clientes informados dos prazos e progresso conforme o andamento do projeto.

• Os cronogramas de Gantt são ótimos para definir prazos para toda sua equipe e identificar soluções alternativas para os obstáculos.

• O gráfico de Gantt fornece uma referência visual detalhada para gerentes de projetos e membros das equipes, atribuindo a responsabilidade de conclusão de tarefas aos indivíduos e equipes. 

• Um gráfico organizado pode ajudar gerentes de projetos a visualizar dependências de tarefas e criar um planejamento mais eficaz.

Desvantagens:

• Os gráficos de Gantt podem ser ferramentas visuais complexas, principalmente ao trabalhar com projetos complicados e com um grande número de tarefas.

• Eles exigem atualizações constantes conforme as tarefas individuais vão sendo concluídas, o que pode ser exaustivo.

• A menos que você esteja usando um software de gráfico de Gantt profissional, ele pode se tornar uma ferramenta visualmente sobrecarregada e difícil de ler.

O cronograma de Gantt contém diversas partes, cada uma relacionada a um aspecto diferente do seu projeto. Seu gráfico de Gantt pode ter variações, dependendo da complexidade e dos detalhes que você quer incluir no projeto, mas ele deverá conter os seguintes elementos:

1. Gráfico de barras de linha do tempo: um gráfico de barras de linha do tempo é o alicerce de um gráfico de Gantt. Ele inclui barras de Gantt e outros símbolos usados para mostrar tarefas, agendamento e relacionamentos. 

2. Barra de Gantt: uma barra de Gantt é uma representação visual de uma tarefa. Ela mostra a duração e o tipo de uma tarefa, por exemplo, se é um marco ou uma tarefa crítica. A barra também pode exibir a porcentagem de conclusão de uma tarefa, folgas de tempo e datas planejadas x datas reais de início e término.

3. Nomes de tarefas: uma descrição da tarefa.

4. Escala de tempo: a escala de tempo controla os intervalos de tempo exibidos no seu gráfico. Pode representar horas, dias, semanas etc.

5. Marcos: marcos são datas de metas ou pontos de verificação importantes de um projeto, geralmente relacionados à conclusão de uma tarefa. 

6. Dependências: as dependências mostram os relacionamentos entre as tarefas, indicando quando as tarefas devem começar ou terminar em relação a outra tarefa (ou várias tarefas).

7. Datas: datas específicas, normalmente localizadas na parte superior do seu gráfico, marcam as datas de início e término esperadas das tarefas individuais e do seu projeto como um todo. 

Embora os gráficos de Gantt sejam usados mais por gerentes de projetos que trabalham em iniciativas de longo alcance ou em cascata, softwares de diagramação tornaram os gráficos de Gantt mais acessíveis para cumprir outras funções. Hoje em dia, qualquer pessoa com uma lista de tarefas e datas de início e término pode inserir informações em um gerador de diagramas de Gantt e criar um projeto organizado instantaneamente. 

Gráficos de Gantt podem ser usados para as seguintes funções:

1. Gerentes de projetos: use os gráficos de Gantt para criar uma referência detalhada do cronograma esperado, a propriedade de tarefas e mais de um projeto.

2. Diretores: use gráficos de Gantt para monitorar o andamento de projetos em toda a organização.

3. Gerentes de marketing: crie um gráfico de Gantt para planejar e acompanhar campanhas de marketing.

4. Gerentes de operações: podem usar gráficos de Gantt para melhorar a eficiência operacional.

5. Gerentes de programação: use gráficos de Gantt detalhados para planejar agendas para funcionários ou equipes.

6. Líderes de equipes: certifique-se de que todos os membros da equipe estejam cumprindo suas tarefas e usando recursos efetivamente.

7. Consultores: usem gráficos de Gantt para dividir e rastrear tarefas entre sua equipe, a equipe do seu cliente e subprestadores. 

É necessário um esforço considerável para criar um gráfico de Gantt. No entanto, se ele for feito corretamente, pode ser um recurso muito importante para planejar e concluir seu projeto. Siga os passos abaixo para fazer um gráfico de Gantt organizado e preciso, contendo todas as informações necessárias para guiar seu projeto do início ao fim:

1. Identifique tarefas individuais

Talvez o passo mais difícil e demorado é o que você precisará identificar as tarefas e subtarefas necessárias para concluir seu projeto. Você pode usar uma estrutura de detalhamento do trabalho ou envolver diferentes membros da sua equipe para determinar com mais precisão quais atividades são essenciais para seu projeto.

2. Determine os relacionamentos entre as tarefas

Depois de juntar uma lista completa de tarefas, você precisará determinar a relação entre cada tarefa e subtarefa. Ao entender quais tarefas dependem da outra, você poderá identificar quais atividades podem ser concluídas ao mesmo tempo e quais devem ser concluídas uma depois da outra. 

3. Crie uma linha do tempo de atividades

Defina prazos realistas para o seu projeto. Considere a quantidade de tempo necessária para criar tarefas individuais e tempo de atraso antes de criar seu prazo, pois prazos pouco realistas podem criar estresse desnecessário. Organize suas tarefas na ordem correta para representar as dependências, criando o plano de ação mais eficaz para seu projeto. 

4. Insira as informações no gráfico

Com um software ou modelo de gráficos de Gantt, insira as informações do seu projeto no gráfico. Certifique-se de que seu gráfico contenha todas as tarefas e dependências, e considere adicionar uma legenda no gráfico para indicar o significado das diferentes formas, setas e cores. 

5. Atribua tarefas e recursos aos indivíduos ou equipes

Atribua cada tarefa a uma equipe ou indivíduo, para que todos entendam claramente seu papel no projeto e estejam atentos aos prazos mais importantes. 

6. Atualize o diagrama conforme o andamento da equipe

Mantenha um alto grau de flexibilidade no digrama de Gantt atualizando-o para exibir tarefas concluídas, prazos revisados ou a propriedade da tarefa. Um diagrama de Gantt atualizado ajudará sua equipe a se adaptar e ter agilidade conforme o andamento do projeto. 

Veja os exemplos de gráficos de Gantt prontos abaixo para saber qual tipo de gráfico é o mais adequado para o seu projeto.

Gráfico de Gantt simples

Esta versão simplificada do gráfico de Gantt inclui um layout básico com tarefas e duração de tarefas mapeadas de acordo com a linha do tempo do projeto.

Gráfico de Gantt com marcos

Este gráfico de Gantt oferece muito mais informações do que um gráfico de Gantt básico, com destaques visuais e de texto. Com os dois formatos prontamente disponíveis para fins de referência, os participantes do projeto podem conferir as datas de início e término da tarefa, dependências de tarefas e outras informações importantes.

Gráfico de Gantt com modelo de barra de progresso

Este modelo inclui informações básicas do projeto e uma barra de progresso para indicar o grau de conclusão da tarefa de forma mais clara.