Een procesbeschrijving maken

Het creëren van een procesbeschrijving helpt bij het organiseren van processen en maakt informatie voor iedereen zichtbaar. Met een proceskaart of stroomdiagram maak je een visueel voorbeeld van je proces om het beter te begrijpen en inzicht te krijgen in wat beter kan. Het gebruik van stroomdiagrammen om een ​​proces te verbeteren, werd voor het eerst geïntroduceerd in 1921 door Frank Gilbreth aan de American Society of Mechanical Engineers (ASME).

Het is belangrijk om iedereen te betrekken die deel uitmaakt van het proces: werknemers, leveranciers, klanten en toezichthouders. Alle betrokkenen moeten duidelijk begrijpen wat de doelstellingen van het proces zijn, het eens zijn met de deadlines en een basiskennis hebben over procesbeschrijvingen. Je kunt je stroomdiagram manueel maken, of in een softwareprogramma zoals Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio of Microsoft PowerPoint. Er zijn echter ook andere softwareprogramma's die speciaal ontworpen zijn voor het maken van een proces stroomdiagram. Met behulp van speciale software voor het maken van procesbeschrijvingen, in het bijzonder cloud gebaseerde software zoals Lucidchart, kun jij je werk gemakkelijk creëren, opslaan en delen. Volg deze basisstappen om gemakkelijker proceskaarten te maken en ze beter te begrijpen.

• Stap 1: Identificeer het probleem:

  • Welk proces moet worden gevisualiseerd? Plaats de titel bovenaan het document.

• Stap 2: Brainstorm over alle betrokken activiteiten:

  • Op dit moment is de volgorde van de stappen nog niet belangrijk, maar het kan helpen om te onthouden welke stappen er voor uw proces nodig zijn. Bepaal hoe gedetailleerd u het proces gaat bekijken. Bepaal wie wat doet en wanneer het wordt gedaan.

• Stap 3: Bepaal de grenzen:

  • Waar of wanneer begint het proces?
  • Waar of wanneer zal het proces stoppen?

• Stap 4: Bepaal de stappen en plaats ze in volgorde:

  • Het is handig om je beschrijving te beginnen met een werkwoord. Je kunt ervoor kiezen de algemene stroom weer te geven of elke gedetailleerde actie of beslissing te laten zien.

• Stap 5: Teken de basissymbolen van een stroomdiagram:

  • Elk element in een proceskaart wordt weergegeven door een specifiek stroomdiagramsymbool; samen worden ze procesbeschrijvingsymbolen genoemd:  

    • Ovalen

      tonen het begin of het einde van een proces.

    • Rechthoeken

      tonen een bewerking of activiteit die gedaan moet worden.

    • Pijlen

      geven de stroomrichting aan.

    • Ruiten

      tonen een punt waar een beslissing moet worden genomen. Pijlen die vertrekken uit een ruit worden meestal aangeduid met ja of nee. Er vertrekt slechts één pijl uit het activiteitssymbool.  Als er meer pijlen nodig zijn, gebruikt u beter een ruitvorm.

    • Parallellogrammen

      tonen de input of output.

• Stap 6: Voltooi het procesdiagram

  • Bekijk het stroomdiagram met andere stakeholders (teamleden, werknemers, toezichthouders, leveranciers, klanten, enz.) om ervoor te zorgen dat iedereen ermee instemt.
  • Geef je diagram een titel en noteer de datum (en andere belangrijke gegevens) om er gemakkelijk naar te kunnen verwijzen.
  • Stel jezelf de volgende vragen:
    • Wordt het proces uitgevoerd zoals het moet?
    • Zullen de teamleden het opgetekende proces volgen?
    • Gaat iedereen akkoord met stroom van de proceskaart?
    • Zijn bepaalde stappen overbodig?
    • Ontbreken er stappen?

Voor een betere organisatie van procesbeschrijvingen kun je met nummering werken. Hieronder vind je een voorbeeld van een nummeringssysteem:

• Proces 1

  • Subproces 1.1
    • Subproces 1.1.1
    • Subproces 1.1.2
    • Subproces 1.1.3
  • Subproces 1.2
    • Subproces 1.2.1
    • Subproces 1.2.2

• Proces 2

  • Subproces 2.1
    • Subproces 2.1.1
    • Subproces 2.1.2

• Proces 3

  • Subproces 3.1
    • Subproces 3.1.1
    • Subproces 3.1.2
  • Subproces 3.2
    • Subproces 3.2.1

Procesbeschrijvingen bieden waardevolle inzichten in hoe bedrijven en organisaties hun processen kunnen verbeteren. Wanneer belangrijke informatie visueel wordt gepresenteerd, wordt een project beter begrepen en wordt samenwerken gemakkelijker.