エクセルで組織図を作る方法

エクセルは、データの整理や統合を行う上で非常に優れたツールであり、初歩的な作図機能も備えています。Excel スプレッドシートに組織図を加えることで、スプレッドシートの視覚的な魅力と有用性が高まります。

1. SmartArt を挿入

まず、Excel スプレッドシートで [挿入] タブ > [SmartArt] の順に移動します。組織図のテンプレートを検索するには、左側の [階層構造] グループをクリックし、使用したいテンプレートを選択します。

2. テキストを入力

組織図テンプレートを選択すると、SmartArt の任意の図形をクリックし、テキストを入力することができるようになります。どの図形も組織内の構成員を表すものですが、まず、組織のメンバー全員が図に表示されているかどうかを確認することをおすすめします。残念ながら、Excel には、氏名以外の情報を簡単に入力する方法がありません。より高度な組織図の作成を希望される場合には、以下の手順をスキップして Lucidchart について詳しく見てみましょう。

3. 階層をカスタマイズ

組織構造の変化に応じて、SmartArt ツールの [デザイン] タブに表示される [レベル上げ] [レベル下げ] ボタンを使い、人物を平行方向に移動させます。同様に、[上へ移動] [下へ移動] ボタンを使うと組織内で人物を垂直方向に移動させることができます。

例えば、マーケティング担当副社長の報告先がセールス担当副社長に変更されたとします。この変更を反映するには、マーケティング担当副社長をセールス担当副社長の隣に移動し、その後マーケティング担当副社長の図形をクリックした状態で [レベル下げ] をクリックします。

4. 図形を追加または削除

SmartArt ツールの [デザイン] タブの [図形の追加] をクリックし、Excel の組織図に図形を追加します。上述の手順に従って、新しく追加した図形にテキストを入力し、組織図内での位置を調整します。

例えば、会社の規模が拡大傾向にあり、2人の人材を新規採用したとしましょう。1人目の直属の上司はマーケティング担当副社長で、2人目の直属の上司は製造担当副社長となります。マーケティング担当副社長に新しい部下を追加するには、既存のマーケティング担当副社長の図形をクリックし、[図形の追加] ボタンを選択します。製造担当副社長の部下となる新入社員についても同様です。

5. 組織図の書式設定

SmartArt ツールの [デザイン] と [書式] タブを使い、色、フォント、図形のサイズを変更して Excel で図をカスタマイズします。

作図のために特別に設計されたツール、Lucidchart を導入することで、Excel に付きものの制限や問題にとらわれず、見事な図を作成することが可能となります。Lucidchart を使って組織図を簡単に作成し、MS Excel アドインを使用して完成した図を Excel スプレッドシートへシームレスに挿入することができます。

Lucidchart の利用開始

まず、無料の Lucidchart アカウントに登録します。登録が完了したら、Lucidchart の新規文書を開き、画面左側の [+図形] ボタンをクリックし、[組織図] 図形ライブラリにチェックが入っていることを確かめ、組織図図形ライブラリを有効化します。

組織図の図形を追加

画面左側から組織図の図形をドラッグ・アンド・ドロップし、組織図の作成を始めます。キャンバスに図形をドロップした後は、図形の横の歯車アイコンをクリックして必要な情報を入力することができます。

図形にマウスポインターを合わせると表示される赤い点を外側へドラッグすると、組織図の図形を接続することができます。

組織図データのインポート

作図プロセスを効率化するため、Lucidchart では、すべての有料ユーザーに対して、手持ちの組織データをインポートして組織図を自動作成する機能を提供しています。Lucidchart に正確なデータを提供するだけでOK。後はすべて Lucidchart におまかせです! まず、スプレッドシート内のデータの整理から始めます。以下のようなフィールドを含めることができます。

• 氏名

• 従業員 ID

• 部署

• 職位

• 電話番号

• メール

• 報告先

注意: スプレッドシートは必ず CSV 形式で保存してください。

データの整理が完了したら、Lucidchart で組織図の図形の下の [データをインポート] ボタンをクリックし、ポップアップの指示に従います。

Lucidchart へ直接データをインポートします。 Excel の SmartArt には真似のできないすばらしい機能です!

図形の書式設定

任意の図形の横の歯車アイコンをクリックすれば、Lucidchart で組織図を簡単に編集することができます。このメニューでは、希望に応じて図形を書式設定し、フィールドを簡単に追加したり、非表示にしたり、図形のレイアウトを編集することが可能です。

組織図の構造を編集します。左上の [高度な図形] メニューでメンバーの名前をクリックし、[Tab] または [Shift] + [Tab] を押して階層を変更します。組織図の編集が完了した時点では、組織図がいくらか乱雑に見えることもあるでしょう。同じメニューから [レイアウトのクリーンアップ] ボタンを押すと、あらゆるレイアウトの問題を解決することができます。

Lucidchart で組織図を作成した後は、MS Office Excel アドインを使って Excel スプレッドシートへ図を簡単に挿入することができます。手順は以下の通りです。

• [アドイン] タブで Lucidchart にアクセスし、作成済みの組織図を挿入するか、図を新規作成します。